Quel est le modèle de formulaire coordonnées ?
Vous n’avez pas toujours besoin d’un long processus de collecte : parfois, il vous suffit d’obtenir le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et l’adresse actuels d’une personne, confirmés par ses propres soins. Un modèle de formulaire de coordonnées vous offre exactement cela : une page courte et claire, qui se remplit en une minute, plutôt que de devoir rechercher des informations par e-mail ou déchiffrer une écriture manuscrite sur une feuille d’inscription papier.
Recueillir les coordonnées en ligne permet également de limiter les erreurs. Les personnes saisissent elles-mêmes leur adresse e-mail et leur numéro de téléphone, au lieu de demander à quelqu’un de les retranscrire. De plus, une préférence de contact obligatoire vous permet de savoir immédiatement s’il faut appeler, envoyer un e-mail ou un SMS, plutôt que de deviner et de vous tromper.
Intégré à FileIt, ce modèle transforme chaque réponse en PDF, enregistré directement dans votre coffre-fort, dans le dossier de votre choix. Que vous mettiez à jour le dossier d’un seul client ou constituiez un répertoire pour tout un groupe, chaque réponse devient un dossier propre et daté.
- Idéal pour
- Les entreprises, clubs, écoles et associations qui recueillent ou actualisent des coordonnées de base
- Rempli par
- La personne dont les coordonnées sont recueillies ou mises à jour
- Temps nécessaire
- Environ 2 minutes
- Contenu
- Question conditionnelle, déclaration de consentement au respect de la vie privée, une page ciblée
Qui utilise un formulaire coordonnées ?
- Une petite entreprise demandant à ses nouveaux clients de confirmer leur nom, leur adresse e-mail et leur numéro de téléphone avant le premier rendez-vous
- Un club, une classe ou une association constituant ou actualisant un répertoire des coordonnées de ses membres
- Un propriétaire ou un gestionnaire immobilier recueillant les coordonnées à jour de ses locataires
- Une école ou un organisateur d’activités demandant à un parent de confirmer son moyen de contact préféré
- Une entreprise mettant à jour le dossier d’un client existant après un déménagement ou un changement de numéro de téléphone
- Tout organisateur souhaitant envoyer un seul lien plutôt que demander aux personnes de répondre à un e-mail avec leurs coordonnées
Questions de ce formulaire coordonnées
8 questions · inclut questions conditionnelles, case de consentement.
1 Vos coordonnées
- Nom complet*
- Adresse e-mail*
- Numéro de téléphone
- Adresse postale
- Comment devons-nous vous contacter ?* E-mail · Appel téléphonique · SMS
- Moment idéal pour vous appeler affichée uniquement si applicable Matin (9–12) · Après-midi (12–5) · Soir (5–8)
- Y a-t-il autre chose que nous devrions savoir ?
- Confidentialité*
Le formulaire coordonnées, page par page
1 Vos coordonnées
Comme il s’agit d’une page unique et ciblée, les questions se répartissent naturellement en quelques groupes. Le formulaire commence par les informations essentielles : Nom complet et Adresse e-mail, tous deux obligatoires, ainsi qu’un Numéro de téléphone facultatif et un champ Adresse postale facultatif pour toute personne souhaitant enregistrer une adresse postale.
Vient ensuite la question « Comment devons-nous vous contacter ? », avec un choix obligatoire entre E-mail, Appel téléphonique ou SMS. Si vous sélectionnez Appel téléphonique, une liste déroulante « Meilleur moment pour vous appeler » apparaît : Matin (9-12), Après-midi (12-5) ou Soir (5-8). Ainsi, la personne qui rappelle n’interrompt pas son interlocuteur à un mauvais moment, sans alourdir le formulaire avec une question de planification pour ceux qui préfèrent recevoir un e-mail ou un SMS.
Un champ de réponse longue facultatif « Autre chose à nous signaler ? » permet d’ajouter une courte note — un prénom d’usage, une contrainte d’emploi du temps ou tout autre élément qui ne trouve pas sa place dans les champs ci-dessus. Le formulaire se termine par une déclaration obligatoire de consentement au respect de la vie privée, confirmant que les coordonnées sont stockées et utilisées uniquement pour contacter la personne qui les a fournies.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez des champs pour le nom de l’entreprise, le poste ou le service si vous recueillez des coordonnées dans un contexte professionnel ou fournisseur
- Rendez le Numéro de téléphone obligatoire si vous prévoyez d’appeler les personnes plutôt que de leur envoyer un e-mail
- Ajoutez une liste déroulante permettant d’indiquer l’équipe, la classe ou le lieu auquel la personne est rattachée, si vous en gérez plusieurs
- Définissez le dossier du coffre-fort afin que chaque réponse soit automatiquement classée sous le bon membre de la famille, client ou entité
- Modifiez le titre du document dans les paramètres afin de retrouver facilement chaque PDF plus tard, en le nommant par exemple d’après la personne et la date
- Autorisez plusieurs réponses si une même personne peut mettre à jour ses coordonnées plusieurs fois, ou désactivez cette option si vous ne souhaitez qu’une seule réponse par personne
- Envoyez une notification par e-mail à une boîte de réception d’équipe spécifique afin que les coordonnées nouvelles ou mises à jour parviennent immédiatement à la bonne personne
Conseils pour un meilleur formulaire coordonnées
- Demandez uniquement les informations dont vous vous servirez réellement : un formulaire court est rempli plus rapidement et abandonné moins souvent
- Rendez la question sur le moyen de contact obligatoire afin de ne jamais avoir à deviner comment une personne souhaite être contactée
- Demandez régulièrement à vos contacts existants de remplir à nouveau le formulaire afin que vos dossiers restent à jour lorsque les personnes changent de numéro ou déménagent
- Rédigez une déclaration claire et précise sur l’utilisation qui sera faite des coordonnées
- Si vous créez un répertoire, décidez à l’avance si les coordonnées seront partagées avec d’autres personnes et indiquez-le clairement avant l’envoi
- Consultez rapidement les nouvelles réponses si le formulaire doit déclencher un appel ou un e-mail de suivi
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Dès qu’une personne envoie ses coordonnées, FileIt convertit la réponse en PDF et la classe dans votre coffre-fort, dans le dossier que vous avez configuré à cet effet. Vous recevez une notification par e-mail dès son arrivée et, si vous avez activé la copie facultative, la personne qui a rempli le formulaire reçoit son propre PDF confirmant les informations transmises.
À partir de là, la plupart des utilisateurs se servent du nouveau dossier pour contacter directement la personne ou le classent avec le dossier existant d’un client ou d’un membre afin de pouvoir le consulter ultérieurement. Le tableau des réponses répertorie chaque envoi et propose des filtres : vous pouvez rechercher une personne précise, vérifier la date de dernière mise à jour de ses coordonnées ou exporter toute la liste au format CSV pour créer une liste d’envoi ou de numéros de téléphone.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Coordonnées : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de coordonnées est-il gratuit ?
Oui. Ce modèle et l’application Forms sont inclus dans tous les comptes FileIt, y compris l’offre gratuite, sans rien de supplémentaire à débloquer.
Faut-il disposer d’un compte FileIt pour remplir le formulaire ?
Non. Vous envoyez un lien public ou une invitation personnelle par e-mail, et la personne qui remplit le formulaire n’a pas besoin de posséder son propre compte.
Comment obtenir les coordonnées envoyées au format PDF ?
Chaque réponse est automatiquement convertie en PDF et enregistrée dans votre coffre-fort FileIt, dans le dossier que vous avez choisi pour le formulaire.
Comment créer un formulaire de coordonnées en ligne ?
Commencez par utiliser ce modèle dans l’application Forms de FileIt, adaptez les champs nécessaires dans l’éditeur glisser-déposer, puis partagez le formulaire par lien ou par e-mail.
Puis-je utiliser ce formulaire pour mettre à jour les coordonnées existantes d’une personne plutôt que les recueillir pour la première fois ?
Oui : de nombreuses personnes réutilisent régulièrement le même lien de formulaire. Chaque nouvelle réponse est enregistrée dans un PDF daté distinct, ce qui vous permet de voir à quelle date les coordonnées ont été modifiées pour la dernière fois.
Puis-je rendre le numéro de téléphone obligatoire au lieu de le laisser facultatif ?
Oui, chaque champ de l’éditeur peut être défini comme obligatoire ou facultatif. Vous pouvez donc adapter le Numéro de téléphone, l’Adresse postale ou tout autre champ à vos besoins.
Ce formulaire ajoutera-t-il automatiquement une personne à une liste d’envoi ?
Non : FileIt ne gère pas les listes d’envoi et n’envoie pas d’e-mails marketing. Ce formulaire recueille uniquement les coordonnées et les enregistre au format PDF dans votre coffre-fort ; vous êtes ensuite libre d’en faire l’usage que vous souhaitez.
Puis-je limiter le nombre de fois qu’une personne peut envoyer le formulaire ?
Oui, les paramètres du formulaire vous permettent d’autoriser ou d’empêcher les réponses multiples et de définir, si nécessaire, un nombre maximal de réponses ou une date de clôture.