Quel est le modèle de formulaire diligence client (customer due diligence) — particulier ?
Les entreprises réglementées, comme les cabinets comptables, les avocats, les agents immobiliers, les conseillers financiers et les établissements de paiement, doivent savoir qui sont leurs clients. Recueillir ces informations par e-mail signifie retrouver des passeports dans les boîtes de réception et des réponses dispersées dans plusieurs messages. Ce formulaire de diligence client (customer due diligence) rassemble au même endroit les informations personnelles, les documents et les questions relatives aux risques.
Le client indique son nom légal, sa date de naissance, sa nationalité, son pays de résidence et son adresse, ainsi qu’une adresse précédente s’il a déménagé récemment. Il télécharge une pièce d’identité avec photo et un justificatif de domicile, puis décrit sa profession, ses revenus, l’activité prévue, l’origine de ses fonds et de son patrimoine, ainsi que l’usage qu’il compte faire de vos services. Une page explique ce qu’est une personne politiquement exposée (politically exposed person) et pose des questions sur le statut de PPE, les sanctions et le fait d’agir pour le compte de quelqu’un d’autre.
Chaque envoi est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort, avec les documents joints. Vos propres contrôles, vérifications et évaluations des risques suivent ensuite les procédures de votre cabinet.
- Idéal pour
- Les entreprises soumises à des obligations de lutte contre le blanchiment de capitaux (anti-money laundering) qui intègrent des particuliers
- Rempli par
- Les nouveaux clients particuliers
- Durée de remplissage
- Environ 10 à 15 minutes avec les documents à portée de main
- Comprend
- Téléchargement de pièces d’identité et de justificatifs de domicile, origine des fonds, questions sur les PPE et les sanctions, signature
Qui utilise un formulaire diligence client (customer due diligence) — particulier ?
- Un cabinet comptable intègre un nouveau client entrepreneur individuel
- Un cabinet d’avocats recueille la pièce d’identité d’un client avant un achat immobilier
- Un agent immobilier vérifie un acheteur avant l’acceptation d’une offre
- Un conseiller financier recueille des informations sur l’origine des fonds avant un investissement
- Une entreprise de paiement ou de cryptomonnaies intègre un client particulier
- Une entreprise actualise les vérifications de diligence client de ses clients existants
Questions de ce formulaire diligence client (customer due diligence) — particulier
37 questions sur 5 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Nom légal complet*
- Noms précédents ou autres noms
- Date de naissance*
- Nationalité*
- Toute autre nationalité
- Pays de résidence*
- Adresse e-mail*
- Téléphone*
- Adresse personnelle*
- Depuis combien de temps y vivez-vous ?* Moins de 3 ans · 3 ans ou plus
- Adresse précédente* affichée uniquement si applicable
- Numéro d’identification fiscale
2 Pièces d’identité et justificatifs de domicile
- Pièce d’identité avec photo* Passeport · Carte nationale d’identité · Permis de conduire · Titre de séjour
- Numéro du document*
- Pays de délivrance*
- Date d’expiration*
- Copie de votre pièce d’identité*
- Justificatif de domicile* Facture de services publics · Relevé bancaire ou de carte de crédit · Courrier fiscal ou administratif · Avis de taxe d’habitation ou de taxe foncière · Contrat de location ou relevé de prêt immobilier
- Copie de votre justificatif de domicile*
3 Profession et origine des fonds
- Situation professionnelle* Salarié(e) · Indépendant(e) · Dirigeant(e) ou propriétaire d’une entreprise · Retraité(e) · Étudiant(e) · Sans activité professionnelle
- Profession et employeur ou entreprise*
- Revenu annuel (équivalent en USD)* Moins de 25,000 · 25,000 – 50,000 · 50,000 – 100,000 · 100,000 – 250,000 · Plus de 250,000
- Valeur annuelle prévue de vos opérations avec nous* Moins de 10,000 · 10,000 – 50,000 · 50,000 – 250,000 · 250,000 – 1 million · Plus de 1 million
- D’où proviendront les fonds ?* Salaire ou revenus professionnels · Revenus d’entreprise · Épargne · Investissements · Vente d’un bien immobilier · Héritage · Don · Pension · Prêt
- Veuillez nous en dire plus sur l’origine des fonds*
- Comment avez-vous constitué votre patrimoine global ?
- À quelles fins utiliserez-vous nos services ?*
- Justificatifs de l’origine des fonds
4 PPE et sanctions
- Êtes-vous une PPE ?* Non · Oui — je le suis ou l’ai été · Oui — un membre de ma famille ou un proche associé l’est
- Fonction, pays, dates et lien avec cette personne* affichée uniquement si applicable
- Faites-vous, ou une personne pour le compte de laquelle vous agissez, l’objet de sanctions ?*
- Veuillez expliquer* affichée uniquement si applicable
- Agissez-vous pour le compte d’une autre personne ?*
- De qui s’agit-il et quel est votre lien avec cette personne ?* affichée uniquement si applicable
5 Déclaration
- Déclaration*
- Vérifications d’identité*
- Signature*
Le formulaire diligence client (customer due diligence) — particulier, page par page
1 À propos de vous
Nom légal complet tel qu’il figure sur la pièce d’identité, autres noms ou noms précédents, date de naissance, nationalité et éventuelle seconde nationalité, pays de résidence, adresse e-mail, téléphone et adresse personnelle. Si vous résidez depuis moins de trois ans à cette adresse, l’ancienne adresse est demandée. Le numéro d’identification fiscale est facultatif.
2 Pièces d’identité et justificatifs de domicile
Type de pièce d’identité avec photo (passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire ou titre de séjour), numéro, pays émetteur et date d’expiration, ainsi qu’une copie recto verso. Puis type de justificatif de domicile et copie de celui-ci.
3 Profession et origine des fonds
Statut professionnel, profession et employeur, tranche de revenus et valeur annuelle prévue de la relation. Le client indique l’origine des fonds, fournit davantage de précisions, peut résumer la manière dont il a constitué son patrimoine et précise l’usage qu’il compte faire de vos services. Des justificatifs peuvent être téléchargés.
4 PPE et sanctions
Une note explique ce qu’est une personne politiquement exposée (politically exposed person). Le client indique s’il est lui-même une PPE, ou si un membre de sa famille ou une personne qui lui est étroitement associée l’est, et fournit des précisions le cas échéant. Il lui est demandé si lui-même, ou toute personne pour laquelle il agit, fait l’objet de sanctions, et s’il agit pour le compte de quelqu’un d’autre.
5 Déclaration
Le client confirme que les informations sont exactes et qu’il signalera tout changement, reconnaît que vous pouvez vérifier son identité et effectuer des contrôles à l’aide de services tiers, puis signe.
Personnalisez le modèle
- Modifiez les types de pièces d’identité et de justificatifs de domicile acceptés pour qu’ils correspondent à vos procédures
- Définissez les tranches de revenus et de valeur dans votre propre devise
- Rendez les justificatifs de l’origine des fonds obligatoires pour les services présentant un risque plus élevé
- Modifiez la déclaration relative aux contrôles d’identité pour mentionner les services que vous utilisez et votre notice de confidentialité
- Classez les réponses dans un dossier de coffre-fort à accès restreint
- Envoyez des invitations personnelles afin que le lien de chaque client lui soit réservé
Conseils pour un meilleur formulaire diligence client (customer due diligence) — particulier
- Déterminez les documents que vous acceptez avant d’envoyer le formulaire, afin de ne pas les demander deux fois aux clients
- Vérifiez les dates d’expiration des pièces d’identité lors de votre contrôle ; le formulaire les enregistre
- Posez des questions complémentaires lorsque les réponses sur l’origine des fonds sont vagues
- Conservez les dossiers aussi longtemps que l’exigent vos réglementations
- Ne recueillez que les informations réellement nécessaires à vos procédures
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
L’envoi devient un PDF contenant les pièces d’identité et les justificatifs de domicile, classé dans le dossier de coffre-fort que vous choisissez. Le contact chargé de la conformité reçoit immédiatement un e-mail. Le client reçoit une copie de ses réponses.
Votre équipe vérifie ensuite les documents, effectue les contrôles et consigne l’évaluation des risques conformément à vos procédures. Le tableau des réponses affiche en un coup d’œil les réponses de chaque client concernant les PPE et les sanctions.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Diligence client (customer due diligence) — particulier : questions fréquentes
Ce modèle de diligence client est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit de l’un des modèles prêts à l’emploi de l’application Forms, disponible sur chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite. Utilisez-le tel quel ou modifiez n’importe quelle question dans le concepteur.
FileIt vérifie-t-il la pièce d’identité ou contrôle-t-il le client ?
Non. Le formulaire recueille les informations et les documents. La vérification de l’identité, les contrôles des sanctions et des PPE, ainsi que votre évaluation des risques, sont réalisés par votre équipe ou par les services que vous utilisez.
Ce formulaire répond-il aux exigences de notre organisme de réglementation ?
Il constitue un point de départ couvrant les informations courantes de diligence client (customer due diligence). Les exigences varient selon le pays et le secteur ; vérifiez-le donc par rapport à vos propres politiques et adaptez les questions.
Les clients peuvent-ils télécharger des photos prises avec leur téléphone ?
Oui. Les téléchargements de pièces d’identité et de justificatifs de domicile acceptent les formats JPG, PNG, HEIC et PDF, avec jusqu’à deux fichiers pour chacun.
Les clients doivent-ils avoir un compte FileIt pour effectuer la diligence client ?
Non. Partagez le formulaire par lien public ou envoyez des invitations personnelles par e-mail : chacun peut le remplir et l’envoyer sans créer de compte.
Existe-t-il une version pour les entreprises ?
Oui. Le modèle de vérification d’entreprise (KYB) couvre les informations d’enregistrement, la structure de propriété, les dirigeants et les bénéficiaires effectifs.
Comment les données sont-elles protégées ?
Les réponses et les fichiers téléchargés sont chiffrés au repos dans FileIt. Limitez les personnes autorisées à ouvrir le dossier de coffre-fort où ces réponses sont classées.