Quel est le modèle de formulaire vérification d’entreprise (KYB) ?
Les contrôles de connaissance de l’entreprise (KYB) nécessitent beaucoup d’informations, et les demander une par une par e-mail prend du temps. Ce formulaire de vérification d’entreprise demande tout dès le départ : l’identité de l’entreprise, son lieu d’immatriculation, les personnes qui la détiennent et la contrôlent, son activité et les documents justificatifs.
L’entreprise indique sa dénomination sociale, sa forme juridique, son numéro et sa date d’immatriculation, ses adresses officielle et commerciale, ainsi qu’un contact. Les questions sur la détention portent sur les cotations en bourse et les détenteurs personnes morales. Un organigramme de la structure est requis si une autre entité intervient, ainsi qu’une liste des dirigeants. Jusqu’à trois bénéficiaires effectifs peuvent être renseignés en détail, avec un dépôt possible pour les autres, puis viennent l’activité de l’entreprise, son chiffre d’affaires, ses pays d’activité et les secteurs présentant un risque élevé.
La dernière page recueille les documents de l’entreprise, les justificatifs d’adresse et les pièces d’identité des bénéficiaires effectifs et des dirigeants, ainsi qu’une déclaration et une signature. Le tout est enregistré au format PDF dans votre coffre pour vérification.
- Idéal pour
- Les établissements de paiement, prêteurs, sociétés de services professionnels et plateformes B2B
- Rempli par
- Un dirigeant ou une personne autorisée de l’entreprise cliente
- Temps nécessaire
- Environ 20 à 30 minutes avec les documents à portée de main
- Comprend
- Sections sur les bénéficiaires effectifs, organigramme de structure, contrôle de l’activité à risque élevé, dépôts de documents
Qui utilise un formulaire vérification d’entreprise (KYB) ?
- Une société de paiement intègre un nouveau commerçant
- Un cabinet comptable vérifie un nouveau client constitué en société à responsabilité limitée
- Un prêteur vérifie une entreprise avant de poursuivre une demande de prêt
- Une place de marché vérifie ses vendeurs professionnels avant de les autoriser à vendre
- Un fournisseur en gros vérifie un nouveau client professionnel pour lui accorder un crédit
- Une entreprise actualise les informations de clients professionnels existants
Questions de ce formulaire vérification d’entreprise (KYB)
50 questions sur 5 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 L'entreprise
- Dénomination sociale enregistrée*
- Nom commercial, s'il est différent
- Forme juridique* Société à responsabilité limitée / LLC · Société par actions · Société de personnes ou LLP · Entreprise individuelle / entrepreneur individuel · Fiducie · Organisme caritatif ou à but non lucratif · Autre
- Numéro d'immatriculation*
- Pays de constitution*
- Date de constitution*
- Numéro fiscal ou de TVA
- Site web
- Adresse du siège social*
- L'adresse commerciale principale est-elle la même ?*
- Adresse commerciale principale* affichée uniquement si applicable
- Votre nom*
- Votre fonction*
- Adresse e-mail*
2 Propriété et contrôle
- L'entreprise ou sa société mère est-elle cotée en bourse ?*
- Bourse et code mnémonique* affichée uniquement si applicable
- L'entreprise est-elle détenue en tout ou partie par une autre société, société de personnes ou fiducie ?*
- Organigramme de la structure de propriété* affichée uniquement si applicable
- Administrateurs et cadres dirigeants*
3 Bénéficiaires effectifs
- Nom complet*
- Date de naissance*
- Nationalité*
- Participation (%)*
- Personne politiquement exposée ?*
- Y a-t-il un autre bénéficiaire effectif ?*
- Nom complet* affichée uniquement si applicable
- Date de naissance* affichée uniquement si applicable
- Nationalité* affichée uniquement si applicable
- Participation (%)* affichée uniquement si applicable
- Personne politiquement exposée ?* affichée uniquement si applicable
- Y a-t-il un autre bénéficiaire effectif ?* affichée uniquement si applicable
- Nom complet* affichée uniquement si applicable
- Date de naissance* affichée uniquement si applicable
- Nationalité* affichée uniquement si applicable
- Participation (%)* affichée uniquement si applicable
- Personne politiquement exposée ?* affichée uniquement si applicable
- Informations sur les autres propriétaires affichée uniquement si applicable
4 Activité
- Secteur d'activité*
- Chiffre d'affaires annuel (équivalent en USD)* Moins de 250,000 · 250,000 – 1 million · 1 – 10 millions · 10 – 50 millions · Plus de 50 millions
- Quelle est l'activité de l'entreprise ?*
- Pays dans lesquels vous exercez vos activités ou avec lesquels vous commercez*
- À quelles fins utiliserez-vous nos services ?*
- L'entreprise exerce-t-elle des activités dans l'un des domaines suivants ?* Volumes importants d'espèces · Actifs cryptographiques · Jeux d'argent · Métaux ou pierres précieuses · Armes ou défense · Transferts ou change de fonds · Aucun de ces domaines
5 Documents et déclaration
- Documents de l'entreprise*
- Justificatif de l'adresse commerciale*
- Pièce d'identité de chaque bénéficiaire effectif et administrateur*
- Déclaration*
- Contrôles de vérification*
- Nom et fonction du signataire*
- Signature*
Le formulaire vérification d’entreprise (KYB), page par page
1 L’entreprise
Dénomination sociale et nom commercial, forme juridique, numéro d’immatriculation, pays et date de constitution, numéro fiscal ou de TVA et site web, adresse du siège social et, si elle est différente, adresse commerciale principale. La personne qui remplit le formulaire indique son nom, sa fonction et son adresse e-mail.
2 Détention et contrôle
Le formulaire demande si l’entreprise ou sa société mère est cotée (et où), si une autre société, une société de personnes ou une fiducie en détient une partie — ce qui nécessite un organigramme de structure couvrant tous les niveaux — ainsi qu’une liste des dirigeants et cadres supérieurs.
3 Bénéficiaires effectifs
Une note explique qui est considéré comme un bénéficiaire effectif. Pour chaque personne, jusqu’à trois : nom complet, date de naissance, nationalité, pourcentage de détention et statut de personne politiquement exposée (PPE). Une question oui/non permet d’indiquer la présence d’autres bénéficiaires et, au-delà de trois, un dépôt permet de fournir les informations sur les autres.
4 Activité
Secteur d’activité, tranche de chiffre d’affaires, activité de l’entreprise et bénéficiaires de ses services, pays dans lesquels elle exerce, usage prévu de vos services et éventuelle activité dans des domaines à risque élevé tels que les espèces, les cryptoactifs, les jeux d’argent, les métaux précieux, les armes ou les transferts d’argent.
5 Documents et déclaration
Documents de l’entreprise (certificat de constitution, statuts, registre des associés), justificatif de l’adresse commerciale et pièce d’identité de chaque bénéficiaire effectif et dirigeant. Le signataire confirme que les informations sont complètes, reconnaît les contrôles du registre et les vérifications, indique son nom et son titre, puis signe.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la note sur la détention effective si un autre seuil s’applique à votre situation
- Adaptez la liste des activités à risque élevé à votre propre appétence au risque
- Ajoutez des sections pour d’autres bénéficiaires si vos clients en ont souvent plus de trois
- Définissez les tranches de chiffre d’affaires dans votre devise
- Envoyez des invitations personnelles à chaque demandeur plutôt qu’un lien public
- Classez les réponses dans un dossier de conformité à accès restreint
Conseils pour un meilleur formulaire vérification d’entreprise (KYB)
- Vérifiez les informations d’immatriculation dans le registre officiel des entreprises
- Suivez l’organigramme de détention jusqu’aux personnes physiques, et pas seulement jusqu’au premier niveau de sociétés
- Demandez des documents certifiés ou originaux lorsque vos procédures l’exigent
- Notez toute modification de la structure de détention que le client vous communiquera ultérieurement
- Ne demandez que les informations nécessaires à vos procédures
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
La réponse est convertie en PDF avec tous les documents déposés, puis classée dans le dossier du coffre que vous avez choisi. Votre équipe est avertie immédiatement par e-mail et le signataire reçoit une copie.
Votre équipe de conformité vérifie ensuite le registre, effectue les contrôles sur l’entreprise et les personnes nommées, puis consigne l’évaluation des risques dans votre propre système. Le tableau des réponses affiche, pour chaque entreprise, les réponses relatives aux activités à risque élevé et les signalements de personnes politiquement exposées (PPE).
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Vérification d’entreprise (KYB) : questions fréquentes
Ce modèle de vérification d’entreprise (KYB) est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit de l’un des modèles prêts à l’emploi de l’application Forms, disponible dans tous les comptes FileIt, y compris l’offre gratuite. Utilisez-le tel quel ou modifiez n’importe quelle question dans le concepteur.
FileIt vérifie-t-il les registres des entreprises ou contrôle-t-il les bénéficiaires ?
Non. Le formulaire recueille les informations et les documents. Les vérifications du registre, les contrôles des sanctions et des personnes politiquement exposées (PPE), ainsi que la décision relative au risque, sont effectués par votre équipe ou par les prestataires que vous utilisez.
Que faire si l’entreprise compte plus de trois bénéficiaires effectifs ?
Après le troisième bénéficiaire, le formulaire demande s’il y en a d’autres et, le cas échéant, affiche un dépôt permettant de fournir une liste contenant les mêmes informations pour chacun.
Le seuil de détention de 25 % s’applique-t-il toujours ?
Non. Le formulaire indique que 25 % est un seuil courant et que vous informerez le client si un seuil inférieur s’applique. Modifiez la note pour l’adapter aux règles que vous suivez.
Les clients professionnels doivent-ils avoir un compte FileIt pour effectuer la vérification ?
Non. Partagez le formulaire via un lien public ou envoyez des invitations personnelles par e-mail : chacun peut le remplir et le soumettre sans créer de compte.
Existe-t-il une version pour les particuliers ?
Oui. Le modèle de connaissance du client (particulier) couvre l’identité, l’adresse, l’origine des fonds et le statut de personne politiquement exposée (PPE).