Quel est le modèle de formulaire demande de journée de bénévolat en entreprise ?
Les entreprises demandent souvent aux associations d’accueillir une équipe de vingt personnes pendant une journée, parfois avec seulement quinze jours de préavis et une idée assez vague de ce qu’elles aimeraient faire. Une bonne journée nécessite une véritable mission, suffisamment d’encadrants, le matériel adapté et, souvent, un don pour couvrir les frais d’accueil. Ce formulaire de demande de journée de bénévolat en entreprise recueille ces informations en amont, afin que vous puissiez accepter les demandes pertinentes et vous organiser correctement.
La première page demande qui est l’entreprise et comment la journée est organisée — journées de bénévolat rémunérées, journée de cohésion d’équipe ou salariés donnant leur temps personnel. Une question posée avec tact demande si l’entreprise pourrait faire un don pour contribuer à l’accueil, avec un texte d’aide expliquant pourquoi. La deuxième page indique la taille de l’équipe, une demi-journée ou une journée complète, les dates souhaitées et une autre date possible, ainsi que le type d’activité, du travail en extérieur au soutien fondé sur les compétences. Pour les missions fondées sur les compétences, l’équipe indique ce qu’elle peut proposer.
La dernière page couvre les aspects pratiques : accessibilité, personnes de moins de 18 ans, déjeuner, transport, autorisation de partager des photos et définition de la réussite. Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt.
- Idéal pour
- Les associations, banques alimentaires, groupes de protection de la nature, jardins communautaires et projets confessionnels
- Rempli par
- La personne chargée de l’organisation dans l’entreprise, généralement des RH, de la RSE ou de l’équipe elle-même
- Temps nécessaire
- Environ 5 minutes
- Comprend
- Taille de l’équipe et dates, choix d’activités, questions complémentaires sur les compétences, vérification des moins de 18 ans, autorisation de photographier, consentement à la réservation
Qui utilise un formulaire demande de journée de bénévolat en entreprise ?
- Une banque alimentaire qui accueille des équipes pour trier des dons avant les fêtes
- Une association de protection de la nature qui organise des journées de travail en extérieur pour des entreprises locales
- Une association qui met en relation des professionnels de la finance ou du marketing avec des projets fondés sur les compétences
- Un centre communautaire confessionnel qui accueille des équipes de salariés pour repeindre ses locaux et entretenir ses espaces verts
- Conserver un historique des partenaires entreprises et des dons qu’ils ont proposés
Questions de ce formulaire demande de journée de bénévolat en entreprise
23 questions sur 3 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Votre entreprise
- Nom de l’entreprise*
- Personne à contacter*
- Fonction
- E-mail*
- Téléphone*
- Comment la journée est-elle organisée ?* Dans le cadre de nos journées de bénévolat rémunérées · Dans le cadre d’une journée de cohésion d’équipe · Les collaborateurs donnent de leur temps personnel
- Votre entreprise pourrait-elle faire un don pour contribuer à l’organisation de la journée ?
2 Votre équipe et les dates
- Nombre de bénévoles*
- Quelle durée ?* Demi-journée (matin) · Demi-journée (après-midi) · Journée complète
- Date souhaitée*
- Autre date
- Quel type d’activité vous intéresse ?* Travail pratique en extérieur (jardinage, débroussaillage, peinture) · Tri de dons ou préparation de colis alimentaires · Mise à contribution de compétences (marketing, finance, informatique, mentorat) · Aide lors d’un événement · Défi de collecte de fonds · Tout ce qui serait le plus utile
- Quelles compétences l’équipe pourrait-elle mettre à disposition ?* affichée uniquement si applicable
- Où ? Sur votre site · Dans nos locaux · L’un ou l’autre
3 Aspects pratiques
- Besoins en matière d’accessibilité ou limitations physiques au sein de l’équipe
- Une personne de moins de 18 ans participera-t-elle ?*
- Combien ?* affichée uniquement si applicable
- Leur âge* affichée uniquement si applicable
- Déjeuner Nous apporterons notre propre repas · Merci d’organiser le déjeuner (coût refacturé) · Pas nécessaire
- Transport Voitures — stationnement nécessaire · Minibus ou autocar · Transports en commun
- Pouvons-nous publier des photos de la journée sur notre site web et nos réseaux sociaux ?
- Qu’est-ce qui ferait de cette journée une réussite pour votre équipe ?
- Réservation*
Le formulaire demande de journée de bénévolat en entreprise, page par page
1 Votre entreprise
La personne chargée de l’organisation indique le « Nom de l’entreprise », son nom, son intitulé de poste, son adresse e-mail et son numéro de téléphone. La question « Comment la journée est-elle organisée ? » propose une journée de bénévolat rémunérée, une journée de cohésion d’équipe ou des salariés donnant leur temps personnel. La question « Votre entreprise pourrait-elle faire un don pour contribuer à l’accueil de la journée ? » est accompagnée d’un texte d’aide expliquant que l’accueil nécessite du temps de travail, du matériel et de l’encadrement.
2 Votre équipe et vos dates
La personne chargée de l’organisation saisit le « Nombre de bénévoles » et répond à « Quelle durée ? » : une matinée, un après-midi ou une journée complète. Elle indique une date souhaitée et une autre date possible. La question « Quel type d’activité vous intéresse ? » couvre le travail manuel en extérieur, le tri de dons ou la préparation de colis alimentaires, le soutien fondé sur les compétences, l’aide lors d’un événement, un défi de collecte de fonds ou toute autre activité la plus utile. Le choix du soutien fondé sur les compétences pose la question « Quelles compétences l’équipe pourrait-elle proposer ? ». La question « Où ? » propose votre site, leurs bureaux ou l’un ou l’autre.
3 Aspects pratiques
La personne chargée de l’organisation indique les besoins d’accessibilité ou les limitations physiques de l’équipe et répond à la question « Une personne de moins de 18 ans participera-t-elle ? ». Si la réponse est oui, elle indique leur nombre et leur âge. Le déjeuner peut être apporté, organisé avec refacturation du coût ou ne pas être nécessaire. La question « Comment venir ? » couvre les voitures, le minibus ou l’autocar, ainsi que les transports en commun. La personne précise si vous pouvez partager des photos de la journée et ce qui en ferait une réussite. Le consentement à la réservation confirme que la journée n’est définitive qu’après l’envoi de votre confirmation de réservation et que l’équipe suivra vos consignes de sécurité et les instructions de votre encadrant.
Personnalisez le modèle
- Modifiez les activités pour qu’elles correspondent au bénévolat que vous pouvez réellement accueillir
- Définissez une taille minimale ou maximale d’équipe que vos encadrants peuvent gérer
- Indiquez dans le texte d’aide le montant du don suggéré pour l’accueil, si vous en avez fixé un
- Supprimez la question sur les moins de 18 ans si vous n’accueillez jamais de jeunes bénévoles
- Ajoutez la personne responsable des partenariats avec les entreprises aux e-mails de notification
Conseils pour un meilleur formulaire demande de journée de bénévolat en entreprise
- Proposez uniquement des tâches qui doivent réellement être réalisées — les bénévoles s’en rendent compte
- Prévoyez un encadrant pour huit à dix bénévoles lors des journées de travail manuel
- Convenez du don pour l’accueil avant de confirmer la date
- Envoyez une semaine à l’avance un court briefing indiquant quoi porter et où se retrouver
- Après la journée, envoyez des photos, si cela est autorisé, ainsi qu’un bilan de son impact
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande devient un PDF dans votre coffre-fort et votre équipe de bénévolat reçoit une notification par e-mail. La personne chargée de l’organisation dans l’entreprise reçoit une copie de sa demande.
Utilisez le tableau des réponses pour consulter les demandes par date et par taille d’équipe, puis exportez-les au format CSV afin de planifier votre calendrier de journées d’équipe et de suivre les entreprises qui ont proposé un don pour l’accueil.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de journée de bénévolat en entreprise : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de bénévolat en entreprise est-il gratuit ?
Oui. C’est l’un des modèles prêts à l’emploi de l’application Forms, disponible dans tous les comptes FileIt, y compris l’offre gratuite.
L’envoi du formulaire réserve-t-il une date ?
Non. Le consentement à la réservation précise que la journée est confirmée uniquement lorsque vous envoyez une confirmation de réservation.
Le formulaire permet-il de percevoir le don pour l’accueil ?
Non. Il demande si l’entreprise pourrait en faire un. Convenez du montant et percevez-le séparément.
Pouvons-nous poser des questions sur l’assurance ?
Oui. Ajoutez une question dans le concepteur si votre organisation a besoin d’informations sur la couverture d’assurance de l’entreprise. Vérifiez vos propres exigences.
Plusieurs équipes d’une même entreprise peuvent-elles déposer une demande ?
Oui. Chaque équipe peut envoyer sa propre demande avec sa propre taille et ses propres dates.
Puis-je partager le lien sur notre site web ?
Oui. Placez-le sur votre page consacrée aux partenariats avec les entreprises ou au bénévolat, ou envoyez-le directement aux entreprises par e-mail depuis l’onglet Partager.