Quel est le modèle de formulaire demande de congé pour deuil ?
Une personne qui vient de perdre un proche ou un ami ne devrait pas avoir à chercher la bonne personne à contacter ni à déterminer quelles informations les RH attendent. Dans le même temps, les responsables ont besoin de quelques éléments pratiques — dates, déplacement, remplacement — pour organiser l’absence et appliquer la bonne politique de congé.
Ce modèle de demande de congé pour deuil privilégie une formulation bienveillante et un nombre limité de questions. Il demande le lien avec la personne décédée (car les droits dépendent souvent de ce lien), les dates souhaitées, la participation éventuelle à des obsèques ou la nécessité de se déplacer, ainsi que les mesures à prendre si un délai supplémentaire est nécessaire. Le nom de la personne décédée et la date du décès sont facultatifs, et les pièces justificatives ne sont demandées que si votre politique le prévoit.
La dernière page permet à l’employé d’indiquer s’il souhaite être contacté pendant son absence et de quelle manière, ainsi que s’il aimerait recevoir des informations sur un accompagnement psychologique ou une reprise progressive. Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre FileIt afin que les RH disposent d’une trace claire de ce qui a été demandé et convenu.
- Idéal pour
- Les employeurs de toute taille qui souhaitent un processus de congé cohérent et bienveillant
- Rempli par
- L’employé, ou un responsable en son nom
- Temps nécessaire
- Environ 3 à 4 minutes
- Comprend
- Informations facultatives, questions complémentaires sur les obsèques et les déplacements, préférences de contact et options d’accompagnement
Qui utilise un formulaire demande de congé pour deuil ?
- Un employé qui a besoin de s’absenter pour les obsèques d’un parent dans un autre pays
- Un responsable qui soumet une demande au nom d’un membre de son équipe trop bouleversé pour remplir le formulaire
- Une équipe RH qui souhaite traiter chaque demande de congé pour deuil de manière cohérente et bienveillante
- Une petite entreprise sans service RH officiel qui a besoin d’une trace simple des congés pour deuil
- Une école ou un établissement de soins qui doit organiser rapidement le remplacement d’un membre du personnel
- Une organisation dont la politique de congé varie selon le lien de parenté et qui doit conserver cette information
Questions de ce formulaire demande de congé pour deuil
27 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Numéro de téléphone
- Identifiant d’employé
- Service ou équipe
- Supérieur hiérarchique*
2 Votre congé
- Votre lien avec la personne décédée* Conjoint ou partenaire · Enfant ou enfant du conjoint · Parent ou beau-parent · Frère ou sœur · Grand-parent · Petit-enfant · Beau-parent ou autre membre de la belle-famille · Autre membre de la famille · Ami proche · Perte de grossesse ou mortinaissance · Autre
- Veuillez décrire le lien* affichée uniquement si applicable
- Nom de la personne décédée
- Date du décès
- Premier jour de congé*
- Dernier jour de congé*
- Jours ouvrés demandés
- Participerez-vous à des funérailles ou à une cérémonie commémorative ?*
- Date des funérailles ou de la cérémonie commémorative affichée uniquement si applicable
- Devez-vous vous déplacer ?*
- Vers quelle destination et combien de temps dure le trajet ? affichée uniquement si applicable
- Si vous avez besoin de plus de temps que ne le permet votre congé de deuil* Je ne pense pas avoir besoin de plus de temps · Veuillez utiliser mes congés annuels · Veuillez le considérer comme un congé sans solde · J’aimerais en discuter
3 Soutien et passation
- Souhaitez-vous que l’on vous contacte au sujet du travail pendant votre absence ?* Non, veuillez ne pas me contacter · Uniquement en cas d’urgence · Oui, cela me convient
- Comment souhaitez-vous que nous vous contactions au sujet de votre congé ? E-mail · Appel téléphonique · Message texte · Par l’intermédiaire d’un collègue
- Quel collègue ? affichée uniquement si applicable
- Y a-t-il quelque chose d’urgent à prendre en charge ?
- Souhaitez-vous recevoir des informations sur les services de conseil ou d’aide aux employés ?*
- Une reprise progressive ou flexible du travail vous aiderait-elle ?
- Justificatif
- Y a-t-il autre chose que vous souhaiteriez nous faire savoir ?
- Confirmation*
Le formulaire demande de congé pour deuil, page par page
1 À propos de vous
L’employé indique son nom, son adresse e-mail professionnelle, son numéro de téléphone, son identifiant employé, son service ou son équipe et son responsable hiérarchique — suffisamment d’informations pour permettre aux RH de retrouver son dossier et d’informer la bonne personne.
2 Votre congé
Une question obligatoire demande le lien avec la personne décédée, avec des options telles que conjoint ou partenaire, enfant, parent, frère ou sœur, grand-parent, petit-enfant, membre de la belle-famille, autre membre de la famille, ami proche, ainsi que perte de grossesse ou enfant mort-né ; le choix « Autre » demande une brève description. Le nom de la personne décédée et la date du décès sont clairement indiqués comme facultatifs.
L’employé indique le premier et le dernier jour du congé (avec une précision indiquant que la date de fin est une estimation), le nombre de jours ouvrés, et s’il assistera à des obsèques ou à une cérémonie commémorative — ce qui affiche un champ de date — ainsi que s’il doit se déplacer, en précisant la destination et la durée du trajet. Une dernière question indique ce qui doit se passer si un délai supplémentaire est nécessaire : congés annuels, congé sans solde ou entretien.
3 Accompagnement et passation
L’employé indique s’il souhaite être contacté au sujet du travail pendant son absence et comment vous devez rester en contact avec lui au sujet de son congé — par e-mail, téléphone, SMS ou par l’intermédiaire d’un collègue désigné. Un champ facultatif de passation est proposé uniquement s’il se sent en mesure de le remplir.
Il peut demander des informations sur un accompagnement psychologique ou un programme d’aide aux employés, indiquer si une reprise progressive ou aménagée lui serait utile, téléverser une pièce justificative uniquement si votre politique l’exige, et ajouter tout autre élément. Une courte confirmation précise que le congé est confirmé une fois approuvé.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la liste des liens et le texte d’aide pour qu’ils correspondent exactement à la définition des droits prévue par votre politique de congé pour deuil
- Ajoutez dans le texte d’introduction le nombre de jours rémunérés prévus par votre politique afin que les employés sachent à quoi s’attendre
- Mentionnez le nom de votre programme d’aide aux employés dans la question sur l’accompagnement si vous en avez un
- Supprimez entièrement le téléversement de pièces justificatives si votre politique ne demande jamais de justificatif
- Acheminez les demandes vers un dossier RH privé plutôt que vers un dossier d’équipe partagé
- Activez les notifications au propriétaire afin que les RH puissent répondre le jour même
Conseils pour un meilleur formulaire demande de congé pour deuil
- Accusez personnellement réception de la demande, et pas uniquement au moyen de la confirmation automatique — un court message humain compte beaucoup
- Ne demandez pas de preuve du décès sauf si votre politique l’exige réellement
- Faites preuve de souplesse concernant les dates de fin ; le deuil et l’organisation des obsèques suivent rarement un plan précis
- Respectez les préférences de contact de l’employé et assurez-vous que ses collègues les connaissent également
- Prenez contact avant la date de reprise pour discuter d’une reprise progressive, même si l’employé ne l’a pas demandée
- Conservez ces informations de manière confidentielle et limitez l’accès aux personnes qui en ont besoin
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsque la demande est envoyée, FileIt l’enregistre au format PDF dans votre coffre et, si les notifications au propriétaire sont activées, envoie immédiatement un e-mail aux RH ou au responsable afin que le congé puisse être approuvé et le remplacement organisé rapidement. L’employé reçoit une copie de sa demande si vous laissez cette option activée.
Le tableau des réponses fournit aux RH un registre simple des congés pour deuil pris — dates, jours ouvrés et lien avec la personne décédée — que vous pouvez exporter au format CSV pour la paie ou le suivi des congés, sans demander à l’employé de répéter les informations.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de congé pour deuil : questions fréquentes
Ce formulaire de demande de congé pour deuil est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit d’un modèle de départ dans l’application FileIt Forms, et vous pouvez modifier n’importe quelle question ou sa formulation pour l’adapter à votre propre politique.
L’employé doit-il fournir un certificat de décès ou un avis d’obsèques ?
Non. Le téléversement de pièces justificatives est facultatif et son texte d’aide précise qu’il n’est nécessaire que si votre politique ou les RH l’exigent. Vous pouvez le supprimer entièrement.
Un responsable peut-il le remplir pour un employé ?
Oui. Toute personne disposant du lien peut l’envoyer ; un responsable ou un collègue peut donc le remplir au nom de l’employé lorsque c’est préférable.
Pourquoi le formulaire demande-t-il le lien avec la personne décédée ?
De nombreuses politiques de congé pour deuil accordent un nombre de jours différent selon le lien de parenté ; les RH en ont donc besoin pour appliquer le droit approprié. Le nom de la personne décédée est facultatif.
Le formulaire calcule-t-il le nombre de jours auxquels l’employé a droit ?
Non. Il enregistre les dates et les jours ouvrés demandés ; votre équipe RH applique votre propre politique lors de l’approbation du congé.
Pouvons-nous conserver ces demandes de manière confidentielle ?
Oui. Acheminez les demandes vers un dossier du coffre auquel seuls les RH ont accès et choisissez les destinataires des e-mails de notification dans les paramètres du formulaire.