¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de permiso por duelo?
Una persona que acaba de perder a un familiar o amigo no debería tener que buscar a quién escribir ni averiguar qué información necesita RR. HH. Al mismo tiempo, los responsables necesitan algunos datos prácticos —fechas, viajes y cobertura— para organizar el tiempo libre y aplicar la política de permisos adecuada.
Esta plantilla de solicitud de permiso por duelo utiliza un lenguaje amable y hace pocas preguntas. Solicita el parentesco con la persona fallecida (porque a menudo los derechos dependen de ello), las fechas necesarias, si hay que asistir a un funeral o si se requiere viajar, y qué debería ocurrir si hace falta más tiempo. El nombre y la fecha de fallecimiento son opcionales, y solo se solicitan documentos justificativos si tu política los exige.
La última página permite indicar al empleado si quiere que contacten con él mientras está ausente y cómo, y si desea recibir información sobre asesoramiento o una reincorporación gradual. Cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, para que RR. HH. tenga un registro claro de lo solicitado y acordado.
- Ideal para
- Empresas de cualquier tamaño que quieran un proceso de permisos considerado y uniforme
- Lo completa
- El empleado o un responsable en su nombre
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 3-4 minutos
- Incluye
- Datos opcionales, preguntas adicionales sobre funeral y viajes, preferencias de contacto y opciones de apoyo
¿Quién usa un formulario de solicitud de permiso por duelo?
- Un empleado que necesita tiempo libre para asistir al funeral de uno de sus progenitores en otro país
- Un responsable que presenta la solicitud en nombre de un miembro del equipo demasiado afectado para rellenar formularios
- Un equipo de RR. HH. que quiere gestionar todas las solicitudes de permiso por duelo de forma uniforme y considerada
- Una pequeña empresa sin un departamento formal de RR. HH. que necesita un registro sencillo de los permisos por duelo
- Un colegio o proveedor de servicios asistenciales que organiza con poca antelación la cobertura de un miembro del personal
- Una organización cuya política de permisos varía según el parentesco y necesita dejar constancia de ese dato
Preguntas de este formulario de solicitud de permiso por duelo
27 preguntas en 3 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico del trabajo*
- Número de teléfono
- ID de empleado
- Departamento o equipo
- Responsable directo*
2 Tu permiso
- Tu relación con la persona fallecida* Cónyuge o pareja · Hijo o hijastro · Padre, madre o padrastro/madrastra · Hermano o hermana · Abuelo o abuela · Nieto o nieta · Suegro, suegra u otro pariente político · Otro familiar · Amigo o amiga cercana · Pérdida del embarazo o muerte fetal · Otro
- Describe la relación* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre de la persona fallecida
- Fecha del fallecimiento
- Primer día de permiso*
- Último día de permiso*
- Días laborables solicitados
- ¿Asistirás a un funeral o ceremonia conmemorativa?*
- Fecha del funeral o ceremonia conmemorativa solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Necesitas viajar?*
- ¿Adónde y cuánto dura el viaje? solo se pregunta cuando corresponde
- Si necesitas más tiempo del que permite tu permiso por duelo* No creo que necesite más · Solicito utilizar mis vacaciones · Solicito que se considere permiso no remunerado · Me gustaría hablarlo
3 Apoyo y relevo
- ¿Quieres que te contacten por asuntos de trabajo mientras estés ausente?* No, por favor, no me contacten · Solo si es algo urgente · Sí, está bien
- ¿Cómo debemos mantenernos en contacto contigo sobre tu permiso? Correo electrónico · Llamada telefónica · Mensaje de texto · A través de un compañero o compañera
- ¿Qué compañero o compañera? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Hay algo urgente de lo que otra persona deba hacerse cargo?
- ¿Te gustaría recibir información sobre asesoramiento psicológico o apoyo de asistencia al empleado?*
- ¿Te ayudaría una reincorporación gradual o flexible al trabajo?
- Documento justificativo
- ¿Hay algo más que te gustaría que supiéramos?
- Confirmación*
El formulario solicitud de permiso por duelo, página por página
1 Sobre ti
El empleado indica su nombre, correo electrónico de trabajo, número de teléfono, ID de empleado, departamento o equipo y responsable directo: datos suficientes para que RR. HH. encuentre su registro y avise a la persona adecuada.
2 Tu permiso
Una pregunta obligatoria solicita el parentesco con la persona fallecida, con opciones que incluyen cónyuge o pareja, hijo, progenitor, hermano, abuelo, nieto, familia política, otros familiares, un amigo cercano y pérdida del embarazo o muerte fetal; al elegir «Otro», se solicita una breve descripción. El nombre de la persona fallecida y la fecha de fallecimiento aparecen claramente como opcionales.
El empleado indica el primer y el último día del permiso (con una nota que aclara que la fecha final es una estimación), el número de días laborables y si asistirá a un funeral o acto conmemorativo, lo que muestra un campo de fecha, así como si necesita viajar, indicando el destino y la duración del trayecto. Una última pregunta establece qué debería ocurrir si necesita más tiempo: vacaciones, permiso no remunerado o una conversación.
3 Apoyo y traspaso
El empleado indica si quiere que contacten con él sobre el trabajo durante su ausencia y cómo debe mantenerse el contacto sobre su permiso: por correo electrónico, teléfono, mensaje de texto o a través de un compañero cuyo nombre se indique. Hay un campo opcional para el traspaso, que solo debe utilizar si se siente capaz de hacerlo.
Puede solicitar información sobre asesoramiento o apoyo del programa de asistencia al empleado, indicar si le ayudaría una reincorporación gradual o flexible, subir un documento justificativo solo si tu política lo exige y añadir cualquier otro comentario. Una breve confirmación señala que el permiso queda confirmado una vez aprobado.
Personaliza la plantilla
- Edita la lista de parentescos y el texto de ayuda para que coincidan exactamente con la forma en que tu política de duelo define los derechos
- Añade al texto de portada el número de días remunerados que ofrece tu política, para que los empleados sepan qué pueden esperar
- Menciona el nombre de tu programa de asistencia al empleado en la pregunta sobre apoyo, si tienes uno
- Elimina por completo la carga de documentos justificativos si tu política nunca solicita pruebas
- Dirige las solicitudes a una carpeta privada de RR. HH. en lugar de una carpeta de equipo compartida
- Activa las notificaciones al propietario para que RR. HH. pueda responder ese mismo día
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de permiso por duelo
- Responde personalmente a la solicitud, no solo con la confirmación automática: un breve mensaje humano es importante
- No pidas pruebas del fallecimiento a menos que tu política realmente las exija
- Sé flexible con las fechas finales; el duelo y los preparativos del funeral rara vez siguen un plan
- Respeta la preferencia de contacto del empleado y asegúrate de que sus compañeros también la conozcan
- Ponte en contacto antes de la fecha de reincorporación para hablar sobre una vuelta gradual, aunque no la haya solicitado
- Mantén estos registros confidenciales y limita el acceso a las personas que lo necesiten
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando se envía la solicitud, FileIt la guarda como PDF en tu bóveda y, si las notificaciones al propietario están activadas, envía inmediatamente un correo a RR. HH. o al responsable para que el permiso pueda aprobarse y la cobertura organizarse rápidamente. El empleado recibe una copia de su solicitud si dejas activada esa opción.
La tabla de respuestas proporciona a RR. HH. un registro sencillo de los permisos por duelo disfrutados —fechas, días laborables y parentesco— que puedes exportar a un CSV para nóminas o el seguimiento de permisos, sin pedir al empleado que repita nada.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de permiso por duelo: preguntas frecuentes
¿Es gratuito este formulario de solicitud de permiso por duelo?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación Forms de FileIt, y puedes cambiar cualquier pregunta o su redacción para adaptarla a tu propia política.
¿Tiene el empleado que proporcionar un certificado de defunción o una notificación del funeral?
No. La carga de documentos justificativos es opcional y su texto de ayuda indica que solo es necesaria si tu política o RR. HH. solicita uno. Puedes eliminarla por completo.
¿Puede un responsable rellenarlo por un empleado?
Sí. Cualquiera que tenga el enlace puede enviarlo, por lo que un responsable o compañero puede completarlo en nombre del empleado cuando sea lo más considerado.
¿Por qué pregunta el formulario por el parentesco?
Muchas políticas de duelo conceden distintos periodos de permiso según el parentesco, por lo que RR. HH. necesita ese dato para aplicar el derecho correspondiente. El nombre de la persona fallecida es opcional.
¿Calcula el formulario cuántos días corresponden al empleado?
No. Registra las fechas y los días laborables solicitados; tu equipo de RR. HH. aplica su propia política al aprobar el permiso.
¿Podemos mantener privadas estas solicitudes?
Sí. Dirige los envíos a una carpeta de la bóveda a la que solo pueda acceder RR. HH. y elige quién recibe los correos de notificación en la configuración del formulario.