ما قالب نموذج طلب إجازة حداد؟
لا ينبغي لمن فقد فرداً من عائلته أو صديقاً للتو أن يضطر إلى البحث عن الشخص المناسب لمراسلته أو معرفة المعلومات التي تحتاجها الموارد البشرية. وفي الوقت نفسه، يحتاج المديرون إلى بعض التفاصيل العملية — التواريخ والسفر والتغطية — لترتيب الإجازة وتطبيق سياسة الإجازات المناسبة.
يحافظ قالب طلب إجازة الحداد هذا على لطف الصياغة وقلة الأسئلة. فهو يسأل عن صلة الموظف بالشخص المتوفى (لأن الاستحقاقات تعتمد عليها غالباً)، والتواريخ المطلوبة، وما إذا كانت هناك جنازة سيحضرها الموظف أو سفر يتعين القيام به، وما ينبغي فعله إذا احتاج إلى وقت إضافي. ويُعد اسم المتوفى وتاريخ الوفاة اختياريين، ولا تُطلب المستندات الداعمة إلا إذا كانت سياستكم تنص على ذلك.
تتيح الصفحة الأخيرة للموظف تحديد ما إذا كان يريد وكيف يريد أن يتم التواصل معه أثناء غيابه، وما إذا كان يرغب في الحصول على معلومات عن الاستشارات أو العودة التدريجية إلى العمل. يُحفظ كل طلب بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بكم، بحيث تمتلك الموارد البشرية سجلاً واضحاً بما طُلب وما تم الاتفاق عليه.
- مناسب لـ
- أصحاب العمل من جميع الأحجام الذين يريدون عملية متسقة ومتعاطفة لإجازات الحداد
- يُعبّئه
- الموظف أو مدير نيابةً عنه
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 3-4 دقائق
- يتضمن
- تفاصيل اختيارية، وأسئلة متابعة عن الجنازة والسفر، وتفضيلات التواصل وخيارات الدعم
من يستخدم نموذج طلب إجازة حداد؟
- موظف يحتاج إلى إجازة لحضور جنازة أحد والديه في بلد آخر
- مدير يقدّم طلباً نيابةً عن أحد أعضاء الفريق لأنه متأثر جداً بحيث لا يستطيع تعبئة النماذج
- فريق موارد بشرية يريد التعامل مع كل طلبات إجازة الحداد باتساق ولطف
- شركة صغيرة ليس لديها قسم موارد بشرية رسمي وتحتاج إلى سجل بسيط لإجازة التعاطف
- مدرسة أو مقدم رعاية يرتب تغطية العمل في وقت قصير لموظف
- مؤسسة تختلف فيها سياسة الإجازات بحسب صلة القرابة وتحتاج إلى تسجيل هذه التفاصيل
أسئلة نموذج طلب إجازة حداد هذا
27 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 نبذة عنكم
- اسمكم*
- البريد الإلكتروني للعمل*
- رقم الهاتف
- رقم الموظف
- القسم أو الفريق
- المدير المباشر*
2 إجازتكم
- صلة قرابتكم أو علاقتكم بالشخص المتوفى* الزوج أو الشريك · الابن أو ابن الزوج/الزوجة · الوالد أو زوج/زوجة الوالد · الأخ أو الأخت · الجد أو الجدة · الحفيد أو الحفيدة · والد الزوج/الزوجة أو أحد أصهاركم الآخرين · قريب آخر · صديق مقرّب · فقدان الحمل أو ولادة جنين ميت · أخرى
- يرجى وصف العلاقة* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- اسم الشخص المتوفى
- تاريخ الوفاة
- أول يوم للإجازة*
- آخر يوم للإجازة*
- أيام العمل المطلوبة
- هل ستحضرون جنازة أو مراسم تأبين؟*
- تاريخ الجنازة أو مراسم التأبين لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل تحتاجون إلى السفر؟*
- إلى أين، وكم تستغرق الرحلة؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- إذا كنتم تحتاجون إلى وقت أطول مما تسمح به إجازة الوفاة* لا أتوقع أن أحتاج إلى مزيد من الوقت · يرجى استخدام إجازتي السنوية · يرجى احتسابها إجازة غير مدفوعة الأجر · أود مناقشة الأمر
3 الدعم وتسليم المهام
- هل تودون أن يتم التواصل معكم بشأن العمل أثناء غيابكم؟* لا، يرجى عدم التواصل معي · فقط إذا كان الأمر عاجلًا · نعم، لا مانع لدي
- كيف ينبغي أن نبقى على تواصل معكم بشأن إجازتكم؟ البريد الإلكتروني · مكالمة هاتفية · رسالة نصية · عن طريق زميل
- أي زميل؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل هناك أي أمر عاجل ينبغي أن يتولاه شخص آخر؟
- هل تودون الحصول على معلومات عن الإرشاد أو دعم مساعدة الموظفين؟*
- هل ستساعدكم العودة التدريجية أو المرنة إلى العمل؟
- مستند داعم
- هل هناك أي شيء آخر تودون إبلاغنا به؟
- التأكيد*
نموذج طلب إجازة حداد، صفحةً صفحةً
1 نبذة عنك
يقدم الموظف اسمه وبريده الإلكتروني للعمل ورقم هاتفه ورقم الموظف وقسمه أو فريقه ومديره المباشر — وهي معلومات كافية لعثور الموارد البشرية على سجله وإبلاغ الشخص المناسب.
2 إجازتك
يسأل سؤال إلزامي عن صلة الموظف بالشخص المتوفى، مع خيارات تشمل الزوج أو الشريك، والطفل، والوالد، والشقيق، والجد أو الجدة، والحفيد أو الحفيدة، وأصهار الزوج أو الزوجة، وأقارب آخرين، وصديقاً مقرباً، وفقدان الحمل أو ولادة جنين ميت؛ وعند اختيار «أخرى» يُطلب وصف موجز. ويُشار بوضوح إلى أن اسم المتوفى وتاريخ الوفاة اختياريان.
يدخل الموظف أول يوم وآخر يوم للإجازة (مع ملاحظة تفيد بأن تاريخ الانتهاء تقديري)، وعدد أيام العمل، وما إذا كان سيحضر جنازة أو مراسم تأبين — وعندها يظهر حقل للتاريخ — وما إذا كان يحتاج إلى السفر، مع تحديد الوجهة ومدة الرحلة. ويحدد السؤال الأخير ما ينبغي فعله إذا احتاج إلى وقت إضافي: إجازة سنوية أو إجازة غير مدفوعة أو إجراء محادثة.
3 الدعم وتسليم المهام
يحدد الموظف ما إذا كان يريد التواصل معه بشأن العمل أثناء غيابه وكيف ينبغي إبقاؤه على اطلاع بشأن إجازته — عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو الرسائل النصية أو من خلال زميل مُسمّى. ويتوفر مربع اختياري لتسليم المهام، ولا يُستخدم إلا إذا شعر الموظف بأنه قادر على ذلك.
يمكنه طلب معلومات عن الاستشارات أو دعم برنامج مساعدة الموظفين، وتحديد ما إذا كانت العودة التدريجية أو المرنة ستساعده، وتحميل مستند داعم فقط إذا كانت سياستكم تتطلبه، وإضافة أي معلومات أخرى. ويشير تأكيد موجز إلى أن الإجازة تصبح مؤكدة بعد الموافقة عليها.
خصّص القالب كما تريد
- عدّل قائمة صلات القرابة والنص الإرشادي لتطابق تماماً طريقة تعريف سياسة الحداد لديكم للاستحقاقات
- أضف عدد الأيام المدفوعة التي توفرها سياستكم إلى النص التمهيدي، حتى يعرف الموظفون ما يمكن توقعه
- اذكر اسم برنامج مساعدة الموظفين لديكم في سؤال الدعم إذا كان متوفراً
- احذف خيار تحميل المستند الداعم بالكامل إذا كانت سياستكم لا تطلب إثباتاً مطلقاً
- وجّه الطلبات إلى مجلد خاص بالموارد البشرية بدلاً من مجلد فريق مشترك
- فعّل إشعارات المالك حتى تتمكن الموارد البشرية من الرد في اليوم نفسه
نصائح لتحسين نموذج طلب إجازة حداد
- أكّد استلام الطلب بشكل شخصي، وليس فقط عبر رسالة التأكيد التلقائية — فرسالة إنسانية قصيرة لها أثر مهم
- لا تطلب إثبات الوفاة إلا إذا كانت سياستكم تتطلبه فعلاً
- تحلَّ بالمرونة بشأن تواريخ الانتهاء؛ فنادراً ما يسير الحزن وترتيبات الجنازة وفق خطة محددة
- احترم تفضيل الموظف بشأن التواصل، وتأكد من أن زملاءه يعرفونه أيضاً
- تواصل مع الموظف قبل تاريخ عودته بشأن العودة التدريجية، حتى لو لم يطلبها
- حافظ على سرية هذه السجلات وقَيّد الوصول إليها على الأشخاص الذين يحتاجون إليها
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
عند إرسال الطلب، يحفظه FileIt بصيغة PDF في خزنتكم، ومع تفعيل إشعارات المالك، يرسل بريداً إلكترونياً فوراً إلى الموارد البشرية أو المدير، حتى تتم الموافقة على الإجازة وترتيب التغطية بسرعة. ويتلقى الموظف نسخة من طلبه إذا أبقيتم هذا الخيار مفعلاً.
يوفر جدول الاستجابات للموارد البشرية سجلاً بسيطاً لإجازات الحداد المأخوذة — التواريخ وأيام العمل وصلة القرابة — ويمكنكم تصديره إلى ملف CSV لأغراض كشوف الرواتب أو تتبع الإجازات، دون مطالبة الموظف بتكرار أي شيء.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج طلب إجازة حداد: الأسئلة الشائعة
هل نموذج طلب إجازة الحداد هذا مجاني؟
نعم. إنه قالب تمهيدي في تطبيق FileIt Forms، ويمكنكم تغيير أي سؤال أو صياغته ليتناسب مع سياستكم الخاصة.
هل يتعين على الموظف تقديم شهادة وفاة أو إشعار جنازة؟
لا. خيار تحميل المستند الداعم اختياري، وينص النص الإرشادي على أنه لا يلزم إلا إذا طلبته سياستكم أو الموارد البشرية. ويمكنكم حذفه تماماً.
هل يستطيع المدير تعبئة النموذج نيابةً عن الموظف؟
نعم. يمكن لأي شخص لديه الرابط إرساله، لذا يستطيع المدير أو الزميل تعبئته نيابةً عن الموظف عندما يكون ذلك أكثر مراعاة له.
لماذا يسأل النموذج عن صلة القرابة؟
تمنح العديد من سياسات الحداد مدد إجازة مختلفة بحسب صلة القرابة، لذلك تحتاج الموارد البشرية إلى هذه المعلومة لتطبيق الاستحقاق الصحيح. أما اسم المتوفى فهو اختياري.
هل يحسب النموذج عدد الأيام التي يستحقها الموظف؟
لا. يسجل التواريخ وأيام العمل المطلوبة؛ وتطبّق جهة الموارد البشرية لديكم سياستكم الخاصة عند الموافقة على الإجازة.
هل يمكننا إبقاء هذه الطلبات خاصة؟
نعم. وجّهوا الطلبات إلى مجلد في الخزنة لا يمكن الوصول إليه إلا من قِبل الموارد البشرية، واختاروا من يتلقى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإشعارات من إعدادات النموذج.