Qu’est-ce qu’un accord d’entreposage ?
Un accord d’entreposage définit les conditions auxquelles un exploitant d’entrepôt ou un prestataire logistique tiers (3PL) stocke et manipule les marchandises d’une autre entreprise. Qu’il s’agisse de palettes entreposées à long terme ou de la préparation des commandes d’une marque de commerce en ligne, les questions sont les mêmes : ce qui est compris dans les frais, la rapidité de l’enregistrement du stock et de l’expédition des commandes, la façon de réaliser les inventaires et la personne responsable en cas de perte ou de détérioration des marchandises.
Ce modèle couvre le site et les marchandises, les conditions de stockage (à température ambiante, sous température contrôlée, réfrigérées ou congelées), le stockage seul ou le stockage avec préparation des commandes, la réception sur la base d’avis d’expédition préalables, l’expédition et les retours, une grille tarifaire à compléter avec un minimum mensuel facultatif, les registres d’inventaire ainsi que les inventaires annuels et tournants avec une tolérance autorisée, la responsabilité en cas de perte ou de détérioration avec un choix de plafond, l’assurance, les propres obligations du client, les frais impayés et le retrait des marchandises à la fin de l’accord.
- Idéal pour
- Les marques de commerce en ligne, les grossistes et les importateurs utilisant un entrepôt ou un 3PL
- Signataires
- L’exploitant de l’entrepôt et le client, chacun avec son intitulé de poste
- Services
- Stockage seul, ou stockage et préparation des commandes (préparation, emballage, expédition et retours)
- Longueur
- 3 pages, paraphées sur chaque page
Quand utiliser un accord d’entreposage
- Une boutique en ligne qui confie son stock et la préparation de ses commandes à un 3PL
- Un importateur qui entrepose des palettes près d’un port avant leur distribution
- Un petit entrepôt qui accueille un nouveau client de stockage
- Une marque ayant besoin d’un stockage sous température contrôlée pour des produits alimentaires ou cosmétiques
- Remplacer un arrangement informel par des conditions écrites de service et de responsabilité
Ce que vous remplissez
21 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : client, entrepôt.
1 Les parties
- Date de début*
- Dénomination sociale de l'exploitant de l'entrepôt*
- Adresse de l'exploitant de l'entrepôt
- Dénomination sociale du client*
- Adresse du client
2 Marchandises et services
- Site où les marchandises sont entreposées*
- Les marchandises*
- Conditions d'entreposage* à température ambiante (au sec, sans contrôle de la température) · à température contrôlée, dans la plage indiquée dans la description des marchandises · réfrigérées ou congelées, dans la plage indiquée dans la description des marchandises
- Services* Entreposage uniquement · Entreposage et préparation des commandes
- Heure limite d'expédition le jour même
3 Frais
- Devise*
- Barème des frais*
- Frais mensuels minimums
- Factures payables sous (jours)*
4 Stocks et responsabilité
- Écart de stock autorisé (% par an)
- Limite de responsabilité de l'entrepôt* le coût des marchandises perdues ou endommagées pour le Client · le montant par unité ou par palette indiqué ci-dessous
- Limite par unité ou par palette
- Assurance responsabilité de l'entrepôt
5 Durée
- Préavis de résiliation (jours)*
- Durée minimale* aucune durée minimale · une durée minimale de 6 mois · une durée minimale de 12 mois · une durée minimale de 24 mois
- Droit applicable*
6 Qui signe
- Client signature et date, fonction, initiales sur chaque page · L'entreprise dont les marchandises sont entreposées.
- Entrepôt signature et date, fonction, initiales sur chaque page · L'exploitant de l'entrepôt ou le prestataire logistique 3PL.
Ce que couvre le accord d’entreposage
- Services
- Réception
- Commandes et expédition
- Frais
- Registres et inventaires
- Perte et dommages
- Responsabilités du Client
- Frais impayés
- Durée et résiliation
- Dispositions générales
Utiliser le accord d’entreposage, étape par étape
1 Décrivez le site et les marchandises
Ajoutez l’adresse où les marchandises sont stockées et décrivez-les : type de produits, emballage, nombre de SKU et tout élément exclu, comme les marchandises dangereuses ou sous température contrôlée. Choisissez les conditions de stockage.
2 Choisissez les services
Choisissez le stockage seul, ou le stockage et la préparation des commandes. Pour la préparation, ajoutez une heure limite d’expédition le jour même si vous en proposez une ; les clauses de préparation couvrent l’exactitude de la préparation et de l’emballage, la réexpédition en cas d’erreur de l’entrepôt et la gestion des retours.
3 Complétez les frais
Indiquez chaque frais sur sa propre ligne : réception, stockage par palette ou bac, préparation et emballage par commande, emballage et traitement des sorties. Ajoutez un montant mensuel minimal si vous en appliquez un, ainsi que le délai de paiement.
4 Définissez les conditions d’inventaire et de responsabilité
Définissez la tolérance autorisée d’écart d’inventaire (les manquants inexpliqués dans cette limite ne sont pas facturés à l’entrepôt), choisissez le plafond de responsabilité — le coût des marchandises pour le client, ou un montant par unité ou par palette — ainsi que le montant minimal d’assurance responsabilité, le cas échéant.
5 Définissez la durée et envoyez l’accord
Choisissez une durée minimale, le cas échéant, ainsi que le préavis de résiliation. Envoyez l’accord pour signature ; la copie signée est classée dans votre coffre-fort.
Conseils avant l’envoi
- Demandez par écrit le plafond de responsabilité de l’entrepôt et comparez-le à la valeur de votre stock, puis assurez vous-même les marchandises pour couvrir la différence.
- La responsabilité de l’entrepôt, les droits de rétention (liens) et les récépissés d’entrepôt (warehouse receipts) sont réglementés dans certains endroits. Vérifiez si les règles locales s’appliquent à votre arrangement.
- Convenez des rapports dont vous avez besoin (stock par SKU, lot et date d’expiration) avant le lancement : il est beaucoup plus difficile de les ajouter par la suite.
- Préparez la sortie : le modèle exige une remise ordonnée des marchandises et un rapport d’inventaire final à la fin de l’accord.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accord d’entreposage : questions fréquentes
Qui est responsable si des marchandises disparaissent ?
Selon le modèle, l’entrepôt est responsable des pertes ou détériorations causées par son manquement à son obligation de diligence raisonnable, notamment les vols commis par le personnel et les erreurs de préparation, jusqu’au plafond que vous choisissez. Les manquants compris dans la tolérance annuelle autorisée ne sont pas facturés à l’entrepôt. Le client assure lui-même les marchandises.
Qu’est-ce qu’un écart d’inventaire ou une tolérance de démarque ?
Il s’agit d’un faible pourcentage de perte de stock inexpliquée, considérée comme normale dans l’entreposage et non facturée à l’entrepôt. Vous définissez le pourcentage ou vous le laissez vide pour n’en prévoir aucune.
Un accord d’entreposage peut-il être signé électroniquement ?
Dans la plupart des pays, notamment aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA (UETA)), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada, une signature électronique est généralement valable pour un contrat commercial ordinaire comme celui-ci. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat de finalisation (Certificate of Completion) avec le PDF signé, afin de prouver l’identité des signataires et la date de signature.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez utiliser gratuitement ce modèle avec l’application de signature électronique FileIt eSign, et les personnes auxquelles vous l’envoyez n’ont pas besoin d’un compte FileIt pour signer.