Qu’est-ce qu’un accord d’approvisionnement ?
Un accord d’approvisionnement fixe les conditions applicables à un acheteur qui commande régulièrement les mêmes biens ou matériaux auprès d’un fournisseur. Plutôt que de négocier chaque commande d’achat, les deux parties conviennent une fois pour toutes du fonctionnement des prévisions et des commandes, des prix et de leurs éventuelles modifications, de la livraison et du contrôle, de la qualité et de la garantie des biens, ainsi que des modalités selon lesquelles l’une ou l’autre partie peut mettre fin à la relation.
Ce modèle est rédigé du point de vue équilibré de l’acheteur. Vous indiquez les biens et les prix, précisez les spécifications à respecter et choisissez si l’acheteur doit couvrir tous ses besoins auprès de ce fournisseur. Vous définissez une prévision glissante (non contraignante ou ferme pour le premier mois), le délai d’approvisionnement, le délai dont dispose le fournisseur pour accepter les commandes, toute commande minimale, les conditions de livraison Incoterms et le délai de contrôle. Les changements de prix peuvent être fixes pendant la durée de l’accord, fixes pendant douze mois puis révisables chaque année, ou modifiables par le fournisseur moyennant préavis. L’accord couvre également la période de garantie que vous choisissez, la gestion des modifications, les audits, les rappels, la responsabilité et l’assurance, le préavis avant l’arrêt d’un produit, la force majeure et le renouvellement.
- Idéal pour
- Les acheteurs de matériaux, composants, emballages ou produits finis récurrents
- Signataires
- Un signataire habilité chez l’acheteur et chez le fournisseur
- Commandes
- Une prévision glissante mensuelle complétée par des commandes d’achat
- Longueur
- Environ 4 pages, paraphées sur chaque page
Quand utiliser un accord d’approvisionnement
- Un producteur alimentaire qui sécurise un approvisionnement régulier en emballages ou ingrédients
- Un fabricant qui achète des composants sur la base d’une prévision mensuelle
- Un distributeur qui convient de prix annuels et de délais d’approvisionnement avec un fournisseur clé
- Remplacer des commandes d’achat ponctuelles par un accord-cadre signé par les deux parties
- Définir les conditions commerciales avant de signer un accord qualité fournisseur
Ce que vous remplissez
26 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : acheteur, fournisseur.
1 Les parties
- Acheteur (votre entreprise)*
- Adresse de l'Acheteur*
- Fournisseur (nom de l'entreprise)*
- Adresse du Fournisseur*
2 Les marchandises
- Date de prise d'effet*
- Marchandises fournies*
- Spécifications auxquelles les marchandises doivent satisfaire
- L'Acheteur doit-il acheter exclusivement auprès de ce Fournisseur* Non · Oui
3 Prix et paiement
- Devise*
- Prix*
- Évolution des prix* restent fixes pendant toute la durée · restent fixes pendant les 12 premiers mois, puis peuvent être révisés une fois par an · peuvent être modifiés par le Fournisseur moyennant préavis
- Préavis d'une modification de prix (jours)*
- Les factures sont payées dans un délai de (jours)*
4 Prévisions et commandes
- Les prévisions couvrent les (mois) à venir*
- Les prévisions sont* de simples estimations et n'engagent pas l'Acheteur à acheter quoi que ce soit · contraignantes pour leur premier mois, puis de simples estimations
- Délai d'approvisionnement (jours entre la commande et la livraison)*
- Le Fournisseur accepte ou rejette les commandes dans un délai de (jours ouvrés)*
- Quantité minimale par commande
5 Livraison et qualité
- Conditions de livraison*
- Adresse de livraison
- Délai d'inspection et de rejet des livraisons (jours)*
- Durée de la garantie (mois)*
6 Durée
- Durée initiale* 1 an · 2 ans · 3 ans · 5 ans
- Préavis de non-renouvellement (jours avant la fin de la durée)*
- Préavis avant l'arrêt d'un produit par le Fournisseur (jours)*
- Droit applicable*
7 Qui signe
- Acheteur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Personne autorisée à signer au nom de l'entreprise qui achète les marchandises.
- Fournisseur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Personne autorisée à signer au nom de l'entreprise qui fournit les marchandises.
Ce que couvre le accord d’approvisionnement
- Approvisionnement
- Prix et paiement
- Prévisions et commandes
- Livraison
- Inspection et rejet
- Qualité et garantie
- Responsabilité et assurance
- Continuité de l'approvisionnement
- Confidentialité
- Durée et fin de l'Accord
- Dispositions générales
Utiliser le accord d’approvisionnement, étape par étape
1 Répertoriez les biens, les spécifications et les prix
Décrivez les biens et indiquez le document de spécifications ainsi que sa version auxquels ils doivent être conformes. Inscrivez chaque prix sur sa propre ligne. Décidez si l’acheteur est tenu d’acheter exclusivement auprès de ce fournisseur.
2 Définissez la prévision et le processus de commande
Choisissez le nombre de mois couvert par chaque prévision mensuelle et indiquez si son premier mois est contraignant. Fixez le délai d’approvisionnement et le nombre de jours ouvrés dont dispose le fournisseur pour accepter ou refuser une commande — toute commande qui n’est pas refusée dans le délai est réputée acceptée.
3 Convenez de la livraison et du contrôle
Indiquez les conditions de livraison Incoterms et l’adresse de livraison par défaut, ainsi que le délai dont dispose l’acheteur pour contrôler et refuser les livraisons. Le fournisseur remplace ou rembourse les biens refusés et les récupère à ses frais.
4 Choisissez les modifications de prix, la garantie et la durée
Choisissez les modalités de modification des prix et le préavis requis, la période de garantie, la durée initiale, le préavis de non-renouvellement et le délai de préavis que le fournisseur doit respecter avant d’arrêter un produit.
Conseils avant l’envoi
- Joignez la version exacte des spécifications ou faites-y référence — la plupart des litiges qualité portent sur la version applicable.
- Un premier mois de prévision contraignant donne au fournisseur la certitude nécessaire pour acheter les matériaux ; assurez-vous que votre propre planification peut le permettre.
- Utilisez les mêmes Incoterms sur vos commandes d’achat que ceux prévus dans l’accord afin de garantir la cohérence des risques et des frais de transport.
- Pour les pièces soumises à des processus qualité importants — contrôles, actions correctives, avis de modification — signez également un accord qualité fournisseur.
- L’accord prévaut sur les conditions imprimées sur les commandes et les factures : les petites lignes d’aucune des parties ne peuvent ainsi modifier discrètement l’accord.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accord d’approvisionnement : questions fréquentes
Quelle est la différence entre un accord d’approvisionnement et une commande d’achat ?
Une commande d’achat correspond à une commande unique. Un accord d’approvisionnement constitue le cadre que suivent toutes les commandes passées en vertu de celui-ci — prix, délais d’approvisionnement, livraison, garantie, responsabilité — de sorte que chaque commande d’achat n’a plus qu’à préciser les quantités et les dates.
L’acheteur doit-il acheter une quantité minimale ?
Uniquement si vous le choisissez. Les prévisions peuvent être de simples estimations ou être contraignantes pour leur premier mois, et vous pouvez obliger l’acheteur à couvrir tous ses besoins auprès du fournisseur. Dans le cas contraire, l’acheteur peut acheter les biens ailleurs.
Que se passe-t-il si le fournisseur cesse de fabriquer un produit ?
Le fournisseur doit respecter le préavis que vous choisissez avant d’arrêter l’un des biens et accepter une dernière commande pendant cette période. Si l’approvisionnement est interrompu par des événements indépendants de sa volonté, il doit répartir équitablement les stocks disponibles et l’acheteur peut temporairement s’approvisionner ailleurs.
Un accord d’approvisionnement signé électroniquement est-il opposable ?
Les signatures électroniques sont généralement valables pour les contrats commerciaux ordinaires aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA (UETA)), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (règlement eIDAS (eIDAS)) et au Canada. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat de finalisation (Certificate of Completion) avec le PDF signé.