Modèle d’accord qualité fournisseur

Qu’est-ce qu’un accord qualité fournisseur ?

Un accord qualité fournisseur (SQA) accompagne les conditions commerciales convenues avec un fournisseur et porte uniquement sur la qualité : le système qualité appliqué par le fournisseur, la manière de valider une nouvelle pièce, ce que le fournisseur doit vous signaler avant toute modification et ce qui se passe exactement — et dans quels délais — lorsqu’une pièce défectueuse passe les contrôles. Les équipes qualité et achats l’utilisent pour transformer les attentes qui figurent habituellement dans des e-mails en engagements signés par les deux parties.

Dans ce modèle, vous répertoriez les pièces concernées et, si vous le souhaitez, l’accord d’approvisionnement auquel il se rattache. Vous choisissez le système de management de la qualité requis (ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485, AS9100 ou un système documenté sans certification), l’approbation nécessaire avant la première production (rapport d’inspection du premier article (first article inspection report), dossier PPAP ou échantillon de production), ainsi que l’obligation ou non de joindre un certificat de conformité à chaque expédition. Vous définissez le délai de préavis pour les modifications de processus, le nombre de jours ouvrés accordé au confinement, le délai de remise d’un rapport d’analyse de la cause racine et d’actions correctives, la durée de conservation des documents, le préavis pour les audits de routine et, en option, un objectif qualité tel qu’un niveau de pièces par million. La traçabilité, la répercussion des exigences aux sous-traitants, le recouvrement des coûts liés aux pièces non conformes et une procédure d’escalade sont inclus.

Quand utiliser un accord qualité fournisseur

• Intégrer un nouveau fournisseur de pièces usinées, moulées ou électroniques
• Répondre à l’exigence d’un client ou d’une certification de conclure des accords qualité avec les fournisseurs clés
• Redéfinir les attentes avec un fournisseur après des non-conformités répétées
• Exiger un préavis avant qu’un fournisseur ne déplace sa production ou ne modifie un matériau
• Documenter les exigences relatives au premier article ou au PPAP pour une nouvelle pièce

Ce que vous remplissez

20 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : acheteur, fournisseur.

Ce que couvre le accord qualité fournisseur

1. Objet et périmètre
2. Système qualité
3. Exigences applicables aux Pièces
4. Contrôle, essais et expédition
5. Modifications
6. Pièces non conformes
7. Traçabilité et enregistrements
8. Sous-fournisseurs
9. Audits
10. Contacts et escalade
11. Durée et dispositions générales

Utiliser le accord qualité fournisseur, étape par étape

1 Définissez le périmètre

Répertoriez les pièces ou familles de produits concernées et, si vous en avez un, indiquez l’accord d’approvisionnement. Le SQA porte uniquement sur la qualité ; en cas de différence entre celui-ci et les conditions commerciales concernant une exigence qualité, la règle la plus stricte s’applique.

2 Choisissez les normes et les approbations

Sélectionnez le système de management de la qualité que le fournisseur doit maintenir, indiquez les plans et les normes, puis choisissez l’approbation requise avant la première production. Décidez si chaque expédition doit être accompagnée d’un certificat de conformité.

3 Fixez les délais de réponse

Indiquez le préavis nécessaire avant toute modification de la conception, des matériaux, du processus, du site ou d’un sous-traitant, le nombre de jours ouvrés dont dispose le fournisseur pour contenir un problème et le délai de remise d’un rapport d’analyse de la cause racine et d’actions correctives (par exemple un rapport 8D).

4 Documents, audits et contacts

Choisissez la durée de conservation des documents qualité et le préavis pour les audits de routine. Ajoutez le contact qualité de chaque partie afin que les problèmes parviennent à la bonne personne, puis indiquez les signataires et envoyez le document.

Conseils avant l’envoi

• Choisissez une durée de conservation des documents au moins égale à celle exigée par votre secteur, vos clients ou les autorités de réglementation — certaines exigences sont bien plus longues que la durée par défaut.
• Fixez un délai de confinement réaliste compte tenu de la localisation du fournisseur ; une exigence le jour même est difficile à respecter entre différents fuseaux horaires.
• Communiquez régulièrement l’objectif qualité et vos mesures — l’accord considère le fait de ne pas l’atteindre comme le déclencheur d’un plan d’amélioration, et non comme une violation.
• Conservez les prix, les plafonds de responsabilité et les recours au titre de la garantie dans l’accord d’approvisionnement afin d’éviter toute contradiction entre les deux documents.
• Réexaminez le SQA lorsque vous ajoutez de nouvelles familles de pièces ou que le fournisseur modifie sa certification.

Accord qualité fournisseur : questions fréquentes

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