¿Qué es acuerdo de calidad con proveedores?
Un acuerdo de calidad con proveedores (Supplier Quality Agreement, SQA) acompaña a las condiciones comerciales con un proveedor y trata únicamente de la calidad: qué sistema de calidad aplica el proveedor, cómo se aprueba una pieza nueva, qué debe comunicarte antes de cambiar cualquier cosa y exactamente qué ocurre — y con qué rapidez — cuando se entrega una pieza defectuosa. Los equipos de calidad y compras lo utilizan para convertir las expectativas que normalmente quedan en correos electrónicos en compromisos firmados por ambas partes.
En esta plantilla indicas las piezas incluidas y, opcionalmente, el acuerdo de suministro al que sirve de apoyo. Eliges el sistema de gestión de la calidad exigido (ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485, AS9100 o un sistema documentado sin certificación), la aprobación necesaria antes de la primera producción (informe de inspección de primera pieza, paquete PPAP o muestra de producción) y si cada envío debe incluir un certificado de conformidad. Estableces el plazo de aviso para los cambios de proceso, los días laborables para la contención, los días para presentar un informe de causa raíz y acciones correctivas, cuánto tiempo se conservan los registros, el aviso para las auditorías rutinarias y un objetivo de calidad opcional, como un nivel de piezas por millón. Se incluyen la trazabilidad, la transmisión de requisitos a subproveedores, la recuperación de costes por piezas no conformes y una vía de escalado.
- Ideal para
- Fabricantes y ensambladores que gestionan proveedores de piezas y componentes
- Firmado por
- Normalmente, los responsables o directores de calidad del comprador y del proveedor
- Compatible con
- Tu acuerdo de suministro o las condiciones de tu orden de compra, que mantienen los precios y la responsabilidad
- Extensión
- Unas 3 páginas, con las iniciales en cada página
Cuándo usar un acuerdo de calidad con proveedores
- Incorporar a un nuevo proveedor de piezas mecanizadas, moldeadas o electrónicas
- Cumplir el requisito de un cliente o de una certificación de contar con acuerdos de calidad con proveedores clave
- Restablecer las expectativas con un proveedor después de varias no conformidades
- Exigir un aviso previo antes de que un proveedor traslade la producción o cambie un material
- Documentar los requisitos de inspección de primera pieza o PPAP para una pieza nueva
Lo que debes completar
20 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: comprador, proveedor.
1 Las partes
- Comprador (tu empresa)*
- Domicilio del comprador*
- Proveedor (razón social)*
- Domicilio del proveedor*
2 Ámbito
- Fecha de entrada en vigor*
- Piezas o productos incluidos*
- Acuerdo de compra o suministro relacionado
3 Normas
- Sistema de gestión de la calidad requerido* certificado conforme a ISO 9001 · certificado conforme a IATF 16949 · certificado conforme a ISO 13485 · certificado conforme a AS9100 · documentado y eficaz, aunque no necesariamente certificado
- Planos y normas que deben cumplir las piezas
- Aprobación antes de la primera producción* un informe de inspección de la primera pieza · un expediente completo del proceso de aprobación de piezas de producción (PPAP) · una muestra de producción
- Certificado de conformidad con cada envío* Sí · No
- Objetivo de calidad
4 Respuestas y registros
- Aviso previo a cualquier cambio de proceso (días)*
- Medidas de contención en un plazo de (días laborables)*
- Causa raíz y plan de acciones correctivas en un plazo de (días)*
- Conservar los registros de calidad durante* 3 años · 5 años · 10 años · 15 años
- Aviso previo a una auditoría rutinaria (días)*
5 Contactos
- Contacto de calidad del comprador
- Contacto de calidad del proveedor
- Ley aplicable*
6 Quién firma
- Comprador firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · Normalmente, el responsable de calidad o compras del comprador.
- Proveedor firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · Normalmente, el responsable de calidad o un director del proveedor.
Qué incluye el acuerdo de calidad con proveedores
- Objeto y ámbito
- Sistema de calidad
- Requisitos aplicables a las Piezas
- Inspección, ensayos y envío
- Cambios
- Piezas no conformes
- Trazabilidad y registros
- Subproveedores
- Auditorías
- Contactos y escalación
- Vigencia y disposiciones generales
Cómo usar el acuerdo de calidad con proveedores, paso a paso
1 Define el alcance
Indica las piezas o familias de productos incluidas y, si tienes uno, identifica el acuerdo de suministro. El SQA cubre únicamente la calidad; si este y las condiciones comerciales difieren en un requisito de calidad, se aplica el más estricto.
2 Elige los estándares y las aprobaciones
Selecciona el sistema de gestión de la calidad que el proveedor debe mantener, indica los planos y estándares y elige la aprobación necesaria antes de la primera producción. Decide si cada envío necesita un certificado de conformidad.
3 Establece los plazos de respuesta
Indica el aviso necesario antes de cualquier cambio en el diseño, los materiales, el proceso, las instalaciones o un subproveedor, cuántos días laborables tiene el proveedor para contener un problema y cuántos días tiene para entregar un informe de causa raíz y acciones correctivas (por ejemplo, un 8D).
4 Registros, auditorías y contactos
Elige cuánto tiempo se conservan los registros de calidad y el aviso para las auditorías rutinarias. Añade el contacto de calidad de cada parte para que los problemas lleguen a la persona adecuada, indica quiénes firman y envía el documento.
Consejos antes de enviarlo
- Elige un periodo de conservación de registros al menos tan largo como el que exijan tu sector, tus clientes o los organismos reguladores; algunos exigen periodos mucho más largos que el predeterminado.
- Haz que el plazo de contención sea realista teniendo en cuenta la ubicación del proveedor; un requisito para el mismo día es difícil de cumplir entre distintas zonas horarias.
- Comparte periódicamente el objetivo de calidad y tus mediciones; el acuerdo considera que no alcanzarlo activa un plan de mejora, no que constituye un incumplimiento.
- Mantén los precios, los límites de responsabilidad y las soluciones por garantía en el acuerdo de suministro para que los dos documentos no se contradigan.
- Revisa el SQA cuando añadas nuevas familias de piezas o el proveedor cambie su certificación.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuerdo de calidad con proveedores
¿Necesito también un acuerdo de suministro si tengo un SQA?
Sí, o al menos las condiciones de la orden de compra. El SQA cubre únicamente la calidad: estándares, aprobaciones, cambios, no conformidades, registros y auditorías. Los precios, los pedidos, la entrega, el pago y la responsabilidad se mantienen en las condiciones comerciales.
¿Qué ocurre cuando se detecta una pieza no conforme?
El proveedor la contiene dentro de los días laborables que hayas establecido, envía un informe escrito de causa raíz y acciones correctivas dentro del plazo que hayas fijado, aplica y verifica las soluciones y asume los costes razonables de clasificación, retrabajo, sustitución, transporte y desecho.
¿Puede un proveedor cambiar su proceso después de la aprobación?
No sin dar el aviso que elijas y obtener tu aprobación por escrito. Esto se aplica a cambios en el diseño, los materiales, el proceso, los equipos, el método de inspección, las instalaciones o los subproveedores que afecten a la forma, el ajuste, la función, la seguridad o el cumplimiento.
¿Es válido un acuerdo de calidad firmado electrónicamente?
Las firmas electrónicas suelen ser válidas para los acuerdos comerciales ordinarios en EE. UU. (ESIGN Act y UETA), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización con el PDF firmado, lo que constituye una prueba útil en las auditorías.