¿Qué es acuerdo de suministro?
Un acuerdo de suministro establece las condiciones para un comprador que encarga los mismos bienes o materiales a un proveedor una y otra vez. En lugar de negociar cada orden de compra, ambas partes acuerdan de una vez cómo funcionan las previsiones y los pedidos, los precios y cuándo pueden cambiar, la entrega y la inspección, la calidad y la garantía de los bienes, y cómo puede cualquiera de las partes poner fin al acuerdo.
Esta plantilla está redactada desde una perspectiva equilibrada para el comprador. Indicas los bienes y los precios, especificas los requisitos que deben cumplir y eliges si el comprador debe adquirir todas sus necesidades a este proveedor. Estableces una previsión renovable (no vinculante o vinculante durante el primer mes), el plazo de suministro, la rapidez con la que el proveedor debe aceptar los pedidos, cualquier pedido mínimo, las condiciones de entrega Incoterms y el plazo de inspección. Los cambios de precio pueden mantenerse fijos durante la vigencia, mantenerse fijos durante doce meses y revisarse después anualmente, o modificarse por el proveedor con previo aviso. El acuerdo también contempla el periodo de garantía que elijas, el control de cambios, las auditorías, las retiradas de productos, la responsabilidad y el seguro, el aviso previo a la retirada de un producto, la fuerza mayor y la renovación.
- Ideal para
- Compradores de materiales, componentes, embalajes o productos terminados recurrentes
- Quién lo firma
- Una persona firmante autorizada por el comprador y otra por el proveedor
- Pedidos
- Previsión mensual renovable más órdenes de compra basadas en ella
- Extensión
- Unas 4 páginas, con iniciales en cada página
Cuándo usar un acuerdo de suministro
- Un productor de alimentos que asegura un suministro constante de embalajes o ingredientes
- Un fabricante que compra componentes basándose en una previsión mensual
- Un minorista que acuerda precios anuales y plazos de suministro con un proveedor clave
- Sustituir órdenes de compra puntuales por un acuerdo marco firmado por ambas partes
- Fijar las condiciones comerciales antes de firmar un acuerdo de calidad con el proveedor
Lo que debes completar
26 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: comprador, proveedor.
1 Las partes
- Comprador (tu empresa)*
- Domicilio del Comprador*
- Proveedor (nombre de la empresa)*
- Domicilio del Proveedor*
2 Los bienes
- Fecha de entrada en vigor*
- Bienes suministrados*
- Especificaciones que deben cumplir los bienes
- ¿Debe el Comprador comprar exclusivamente a este Proveedor?* No · Sí
3 Precios y pago
- Moneda*
- Precios*
- Cambios de precio* son fijos durante toda la duración · son fijos durante los primeros 12 meses y después pueden revisarse una vez al año · pueden ser modificados por el Proveedor previa notificación
- Preaviso de un cambio de precio (días)*
- Las facturas se pagan en un plazo de (días)*
4 Previsiones y pedidos
- La previsión abarca los próximos (meses)*
- Las previsiones son* meramente estimativas y no obligan al Comprador a comprar nada · vinculantes para su primer mes y meramente estimativas a partir de entonces
- Plazo de entrega (días desde el pedido hasta la entrega)*
- El Proveedor acepta o rechaza los pedidos en un plazo de (días hábiles)*
- Cantidad mínima de pedido
5 Entrega y calidad
- Condiciones de entrega*
- Domicilio de entrega
- Plazo para inspeccionar y rechazar las entregas (días)*
- Periodo de garantía (meses)*
6 Duración
- Duración inicial* 1 año · 2 años · 3 años · 5 años
- Preaviso de no renovación (días antes de que termine la duración)*
- Preaviso antes de que el Proveedor deje de suministrar un producto (días)*
- Ley aplicable*
7 Quién firma
- Comprador firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · Persona autorizada para firmar en nombre de la empresa que compra los bienes.
- Proveedor firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · Persona autorizada para firmar en nombre de la empresa que suministra los bienes.
Qué incluye el acuerdo de suministro
- Suministro
- Precios y pago
- Previsiones y pedidos
- Entrega
- Inspección y rechazo
- Calidad y garantía
- Responsabilidad y seguro
- Continuidad del suministro
- Confidencialidad
- Duración y terminación del Acuerdo
- Disposiciones generales
Cómo usar el acuerdo de suministro, paso a paso
1 Enumera los bienes, las especificaciones y los precios
Describe los bienes e indica el documento de especificaciones y la revisión que deben cumplir. Especifica cada precio en una línea independiente. Decide si el comprador está obligado a comprar exclusivamente a este proveedor.
2 Establece la previsión y el proceso de pedidos
Elige cuántos meses abarca cada previsión mensual y si su primer mes es vinculante. Fija el plazo de suministro y cuántos días laborables tiene el proveedor para aceptar o rechazar un pedido; si no lo rechaza a tiempo, se considera aceptado.
3 Acuerda la entrega y la inspección
Indica las condiciones de entrega Incoterms y la dirección de entrega predeterminada, así como cuánto tiempo tiene el comprador para inspeccionar y rechazar las entregas. El proveedor sustituye o reembolsa los bienes rechazados y los recoge a su costa.
4 Elige los cambios de precio, la garantía y la vigencia
Elige cómo pueden cambiar los precios y el aviso necesario, el periodo de garantía, la vigencia inicial, el aviso para no renovar y con cuánto aviso debe informar el proveedor antes de retirar un producto.
Consejos antes de enviarlo
- Adjunta o indica la revisión exacta de las especificaciones: la mayoría de las disputas de calidad se reducen a determinar qué versión se aplicaba.
- Un primer mes de previsión vinculante da al proveedor la seguridad necesaria para comprar materiales; asegúrate de que tu propia planificación pueda respaldarlo.
- Usa los mismos Incoterms en tus órdenes de compra que en el acuerdo para que los riesgos y los costes de transporte sean coherentes.
- En el caso de piezas para las que son importantes los procesos de calidad —inspecciones, acciones correctivas y avisos de cambios—, firma junto con este un acuerdo de calidad con el proveedor.
- El acuerdo prevalece sobre las condiciones impresas en los pedidos y las facturas, por lo que la letra pequeña de ninguna de las partes cambia el acuerdo sin que nadie lo advierta.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuerdo de suministro
¿Cuál es la diferencia entre un acuerdo de suministro y una orden de compra?
Una orden de compra es un pedido individual. Un acuerdo de suministro es el marco que rige todos los pedidos realizados en virtud de él —precios, plazos, entrega, garantía y responsabilidad—, de modo que cada orden de compra solo necesita indicar cantidades y fechas.
¿Tiene el comprador que adquirir una cantidad mínima?
Solo si tú lo eliges. Las previsiones pueden ser meramente estimativas o vinculantes durante su primer mes, y puedes obligar al comprador a adquirir todas sus necesidades al proveedor. De lo contrario, el comprador puede comprar los bienes en otro lugar.
¿Qué ocurre si el proveedor deja de fabricar un producto?
El proveedor debe avisar con la antelación que elijas antes de retirar cualquiera de los bienes y aceptar un pedido final durante ese periodo. Si el suministro se interrumpe por acontecimientos ajenos a su control, debe repartir equitativamente el suministro disponible y el comprador puede abastecerse en otro lugar mientras tanto.
¿Se puede exigir el cumplimiento de un acuerdo de suministro firmado electrónicamente?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para contratos comerciales ordinarios en EE. UU. (Ley ESIGN (ESIGN Act) y UETA), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado.