ما هو اتفاقية توريد؟
تحدد اتفاقية التوريد الشروط الخاصة بالمشتري الذي يطلب السلع أو المواد نفسها من مورّد مراراً وتكراراً. وبدلاً من التفاوض على كل أمر شراء، يتفق الطرفان مرة واحدة على كيفية التعامل مع التوقعات والطلبات، والأسعار ومواعيد تغييرها، والتسليم والفحص، ومستوى الجودة والضمان الذي تتمتع به السلع، وكيف يمكن لأي من الطرفين إنهاء الترتيب.
صيغ هذا النموذج من منظور متوازن للمشتري. تدرج السلع والأسعار وتحدد المواصفات التي يجب أن تستوفيها، وتختار ما إذا كان يتعين على المشتري شراء جميع احتياجاته من هذا المورّد. وتحدد توقعاً متجدداً (غير ملزم، أو ملزم للشهر الأول)، ومهلة التوريد، والسرعة التي يقبل بها المورّد الطلبات، وأي حد أدنى للطلب، وشروط التسليم بموجب Incoterms، والمهلة المخصصة للفحص. ويمكن تثبيت تغييرات الأسعار طوال مدة الاتفاقية، أو تثبيتها لمدة اثني عشر شهراً ثم مراجعتها سنوياً، أو السماح للمورّد بتغييرها بعد تقديم إشعار. كما تغطي الاتفاقية مدة ضمان تختارها، وضبط التغييرات، وعمليات التدقيق، وعمليات السحب، والمسؤولية والتأمين، والإشعار المسبق بوقف منتج، والقوة القاهرة (force majeure) والتجديد.
- مناسب لـ
- مشتري المواد أو المكوّنات أو مواد التغليف أو السلع تامة الصنع التي يطلبها بانتظام
- يوقّعها
- موقّع مفوّض عن المشتري وعن المورّد
- الطلب
- توقع متجدد شهرياً، بالإضافة إلى أوامر شراء تصدر بالاستناد إليه
- الطول
- نحو 4 صفحات، مع التوقيع بالأحرف الأولى على كل صفحة
متى تستخدم اتفاقية توريد
- منتِج أغذية يؤمّن توريداً منتظماً لمواد التغليف أو المكونات
- مصنّع يشتري المكوّنات استناداً إلى توقع شهري
- بائع تجزئة يتفق على الأسعار السنوية ومهل التوريد مع مورّد رئيسي
- استبدال أوامر الشراء المخصصة لكل حالة بإطار وقّعه الطرفان
- تحديد الشروط التجارية قبل توقيع اتفاقية جودة مع المورّد
ما ستملؤه
26 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: المشتري, المورّد.
1 الأطراف
- المشتري (منشأتك)*
- عنوان المشتري*
- المورّد (اسم المنشأة)*
- عنوان المورّد*
2 السلع
- تاريخ السريان*
- السلع المورّدة*
- المواصفات التي يجب أن تستوفيها السلع
- هل يجب على المشتري الشراء من هذا المورّد فقط؟* لا · نعم
3 الأسعار والدفع
- العملة*
- الأسعار*
- تغييرات الأسعار* ثابتة طوال المدة بأكملها · ثابتة لأول 12 شهرًا، ثم يجوز مراجعتها مرة واحدة سنويًا · يجوز للمورّد تغييرها بإشعار
- الإشعار بتغيير السعر (بالأيام)*
- تُدفع الفواتير خلال (بالأيام)*
4 التوقعات والطلبات
- تغطي التوقعات الأشهر (عدد الأشهر) القادمة*
- التوقعات هي* تقديرات فقط ولا تلزم المشتري بشراء أي شيء · ملزمة بالنسبة إلى شهرها الأول، وتقديرات فقط بعد ذلك
- المهلة الزمنية (بالأيام من الطلب إلى التسليم)*
- يقبل المورّد الطلبات أو يرفضها خلال (أيام العمل)*
- الحد الأدنى لكمية الطلب
5 التسليم والجودة
- شروط التسليم*
- عنوان التسليم
- المدة اللازمة لفحص عمليات التسليم ورفضها (بالأيام)*
- مدة الضمان (بالأشهر)*
6 المدة
- المدة الأولية* 1 سنة · 2 سنتان · 3 سنوات · 5 سنوات
- إشعار عدم التجديد (بالأيام قبل انتهاء المدة)*
- الإشعار قبل إيقاف المورّد لمنتج (بالأيام)*
- القانون الحاكم*
7 من يوقّع
- المشتري التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي والأحرف الأولى على كل صفحة · شخص مخوّل بالتوقيع نيابةً عن المنشأة التي تشتري السلع.
- المورّد التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي والأحرف الأولى على كل صفحة · شخص مخوّل بالتوقيع نيابةً عن المنشأة التي تورد السلع.
ما يغطيه اتفاقية توريد
- التوريد
- الأسعار والدفع
- التوقعات والطلبات
- التسليم
- الفحص والرفض
- الجودة والضمان
- المسؤولية والتأمين
- استمرارية التوريد
- السرية
- مدة الاتفاقية وإنهاؤها
- أحكام عامة
استخدام اتفاقية توريد خطوة بخطوة
1 أدرج السلع والمواصفات والأسعار
صِف السلع واذكر مستند المواصفات وإصداره اللذين يجب أن تستوفيهما. أدرج كل سعر في سطر مستقل. وقرر ما إذا كان المشتري ملزماً بالشراء من هذا المورّد وحده.
2 حدد التوقعات وإجراءات الطلب
اختر عدد الأشهر التي يغطيها كل توقع شهري، وما إذا كان الشهر الأول منه ملزماً. وحدد مهلة التوريد وعدد أيام العمل المتاحة للمورّد لقبول الطلب أو رفضه — ويُعد الطلب الذي لا يُرفض في الوقت المحدد مقبولاً.
3 اتفق على التسليم والفحص
أدخل شروط التسليم بموجب Incoterms وعنوان التسليم الافتراضي، وحدد المدة المتاحة للمشتري لفحص عمليات التسليم ورفضها. ويستبدل المورّد السلع المرفوضة أو يرد ثمنها ويتولى جمعها على نفقته.
4 اختر تغييرات الأسعار والضمان والمدة
حدد كيفية تغيير الأسعار والإشعار المطلوب، ومدة الضمان، والمدة الأولية، والإشعار بعدم التجديد، ومقدار الإشعار الذي يجب على المورّد تقديمه قبل وقف أي منتج.
نصائح قبل الإرسال
- أرفق إصدار المواصفات الدقيق أو أشر إليه — فمعظم نزاعات الجودة تتمحور حول الإصدار المنطبق.
- يمنح الشهر الأول الملزم من التوقع المورّد اليقين اللازم لشراء المواد؛ فتأكد من أن تخطيطك الخاص قادر على دعمه.
- استخدم شروط Incoterms نفسها في أوامر الشراء كما في الاتفاقية حتى تكون مخاطر التوريد وتكاليف الشحن متسقة.
- بالنسبة إلى الأجزاء التي تهم فيها عمليات الجودة — مثل الفحوص والإجراءات التصحيحية وإشعارات التغيير — وقّع اتفاقية جودة مع المورّد بالتوازي مع هذه الاتفاقية.
- تسود الاتفاقية على الشروط المطبوعة على الطلبات والفواتير، ولذلك لا يغيّر أي من الطرفين الصفقة سراً من خلال شروطه المطبوعة الصغيرة.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ والأحرف الأولى على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن اتفاقية توريد
ما الفرق بين اتفاقية التوريد وأمر الشراء؟
أمر الشراء هو طلب واحد. أما اتفاقية التوريد فهي الإطار الذي يتبعه كل طلب يصدر بموجبها — الأسعار، ومهل التوريد، والتسليم، والضمان، والمسؤولية — ولذلك لا يحتاج كل أمر شراء إلا إلى الكميات والتواريخ.
هل يتعين على المشتري شراء حد أدنى من الكمية؟
فقط إذا اخترت ذلك. يمكن أن تكون التوقعات مجرد تقديرات، أو أن تكون ملزمة لشهرها الأول، كما يمكنك إلزام المشتري بشراء جميع احتياجاته من المورّد. وإلا جاز للمشتري شراء السلع من مكان آخر.
ماذا يحدث إذا توقف المورّد عن تصنيع منتج؟
يجب على المورّد تقديم الإشعار الذي تختاره قبل وقف أي من السلع، وقبول طلب نهائي خلال تلك المدة. وإذا انقطع التوريد بسبب أحداث خارجة عن سيطرته، فيجب عليه تخصيص التوريد المتاح بعدالة، ويجوز للمشتري الحصول على السلع من مصدر آخر في أثناء ذلك.
هل تكون اتفاقية التوريد الموقعة إلكترونياً قابلة للإنفاذ؟
تكون التوقيعات الإلكترونية صالحة عموماً للعقود التجارية العادية في الولايات المتحدة (قانون ESIGN (ESIGN Act) وقانون UETA (UETA))، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (eIDAS)، وكندا. ويحتفظ FileIt بسجل تدقيق وشهادة إتمام (Certificate of Completion) مع ملف PDF الموقّع.