Qu’est-ce qu’un approbation d’une feuille de temps ?
Un formulaire d’approbation de feuille de temps transforme une liste d’heures en un document que la paie ou la comptabilité peut payer en toute confiance : le travailleur confirme l’exactitude des heures, puis un responsable ou un client les signe pour les approuver. Pour les prestataires, il constitue le justificatif d’une facture ; pour les salariés payés à l’heure, il atteste que les heures, les pauses et les heures supplémentaires ont été vérifiées.
Ce formulaire indique le travailleur, en précisant s’il s’agit d’un salarié ou d’un prestataire indépendant (independent contractor), l’employeur ou le client, un projet ou code analytique facultatif, ainsi que la période concernée. Les heures sont saisies sur une ligne par jour, avec les heures de début et de fin et les pauses, puis le total, les éventuelles heures supplémentaires et un taux horaire facultatif. Les dépenses et le montant total dû peuvent être ajoutés. La déclaration du travailleur s’adapte aux salariés (heures supplémentaires autorisées ou signalées) et aux prestataires (frais facturés conformément à l’accord et facture établie comme convenu), tandis que l’approbateur confirme les heures pour le paiement.
- Idéal pour
- Heures hebdomadaires ou mensuelles de salariés payés à l’heure, freelances et prestataires
- Signé par
- Le travailleur et le responsable ou client approbateur
- Informations consignées
- Heures et pauses quotidiennes, total et heures supplémentaires, taux, dépenses, montant dû
- Longueur
- 1 à 2 pages
Quand utiliser un approbation d’une feuille de temps
- Un freelance qui fait approuver ses heures par un client avant de facturer
- Des salariés payés à l’heure qui soumettent leurs heures hebdomadaires et leurs heures supplémentaires à leur responsable
- Des salariés d’agence ou temporaires qui font approuver leurs heures sur leur lieu de travail
- Des prestataires qui facturent leur temps sur le fondement d’un bon de commande ou d’un énoncé des travaux
- Demander le remboursement des kilomètres et des dépenses en plus des heures travaillées
Ce que vous remplissez
14 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : travailleur, approbateur.
1 Qui et quand
- Nom du travailleur*
- Le travailleur est* un salarié · un prestataire indépendant
- Employeur ou client*
- Projet, mission ou code de coût
- Période du*
- Période au*
2 Heures
- Heures travaillées*
- Total des heures*
- Dont heures supplémentaires
3 Montants
- Devise
- Taux horaire
- Frais réclamés
- Total des frais
- Montant total dû pour la période
4 Qui signe
- Travailleur signature et date · Le salarié ou le prestataire qui a effectué le travail.
- Approbateur signature et date, fonction · Le responsable ou le contact chez le client qui approuve les heures.
Ce que couvre le approbation d’une feuille de temps
- Heures travaillées
- Frais
- Déclaration du travailleur
- Approbation
Utiliser le approbation d’une feuille de temps, étape par étape
1 Définissez la période et les parties
Indiquez votre nom, précisez si vous êtes salarié ou prestataire, pour qui le travail a été effectué, le projet ou le code analytique si l’approbateur en a besoin, ainsi que les dates couvertes par la feuille de temps.
2 Saisissez les heures
Inscrivez une ligne par jour avec les heures de début et de fin, les pauses, le nombre d’heures et le travail effectué, puis indiquez le total des heures et les éventuelles heures supplémentaires incluses. Le formulaire ne calcule pas les totaux : vérifiez-les donc attentivement.
3 Ajoutez le taux, les dépenses et le total
Ajoutez si vous le souhaitez votre taux horaire, détaillez les dépenses avec un total, puis indiquez le montant total dû pour la période. Gardez vos justificatifs à portée de main : le formulaire précise qu’ils sont joints ou disponibles sur demande.
4 Envoyez-le pour approbation
Signez en tant que travailleur et ajoutez votre responsable ou votre client comme approbateur. Dès sa signature, la feuille de temps approuvée est classée dans votre coffre et envoyée par e-mail à vous deux.
Conseils avant l’envoi
- Soumettez vos feuilles de temps à intervalles réguliers — chaque semaine ou à la fin de chaque période de paie — afin d’éviter l’accumulation des approbations.
- Indiquez le travail effectué chaque jour si le client paie sur la base d’un projet ou d’un budget.
- Si l’approbateur conteste une mention, corrigez-la et envoyez une nouvelle feuille de temps au lieu de modifier celle qui a été signée.
- Pour les salariés, l’approbation n’est pas une condition du paiement des heures effectivement travaillées — le formulaire le précise.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Approbation d’une feuille de temps : questions fréquentes
Un employeur peut-il refuser de payer des heures qui n’ont pas été approuvées ?
Pour les salariés, les heures effectivement travaillées doivent généralement être payées conformément à la loi et aux conditions d’emploi, même si elles n’ont pas été approuvées à l’avance ; un employeur peut traiter les heures supplémentaires non autorisées par d’autres moyens. Le modèle comporte une mention en ce sens pour les salariés.
Le formulaire calcule-t-il le total ?
Non. Saisissez le total des heures et, si vous souhaitez l’afficher, le montant total. Laisser le calcul visible pour les deux parties évite les mauvaises surprises.
Les prestataires peuvent-ils l’utiliser avec une facture ?
Oui. Choisissez « un prestataire indépendant (independent contractor) » ; la déclaration précise que les heures sont facturées conformément à votre accord et feront l’objet d’une facture comme convenu. Joignez la feuille de temps approuvée à votre facture.
Une feuille de temps signée électroniquement est-elle valide ?
Les signatures électroniques sont généralement valides pour les documents commerciaux courants aux États-Unis (loi ESIGN et UETA), au Royaume-Uni, dans l’UE (eIDAS) et au Canada. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement (Certificate of Completion) avec le PDF signé.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez l’utiliser gratuitement avec l’application eSignature de FileIt, et l’approbateur n’a pas besoin d’un compte FileIt pour signer.