Apakah kelulusan lembaran masa?
Borang kelulusan lembaran masa mengubah senarai waktu kerja menjadi rekod yang boleh digunakan oleh bahagian gaji atau akaun untuk membuat bayaran dengan yakin: pekerja mengesahkan bahawa waktunya tepat, manakala pengurus atau pelanggan menandatangani untuk meluluskannya. Bagi kontraktor, borang ini menjadi sokongan untuk invois; bagi pekerja bergaji mengikut jam, borang ini ialah rekod bahawa waktu kerja, rehat dan lebih masa telah disemak.
Borang ini merekodkan pekerja, sama ada mereka pekerja atau kontraktor bebas (independent contractor), majikan atau pelanggan, projek atau kod kos jika berkenaan, serta tempoh yang diliputi. Waktu kerja dimasukkan satu baris bagi setiap hari, bersama waktu mula dan tamat serta rehat, diikuti jumlah keseluruhan, sebarang lebih masa dan kadar setiap jam jika berkenaan. Perbelanjaan dan jumlah keseluruhan yang perlu dibayar juga boleh ditambah. Pengisytiharan pekerja disesuaikan untuk pekerja (lebih masa yang dibenarkan atau dilaporkan) dan kontraktor (dicaj selaras dengan perjanjian dan diinvois seperti dipersetujui), manakala pihak yang meluluskan mengesahkan waktu kerja untuk bayaran.
- Sesuai untuk
- Waktu kerja mingguan atau bulanan bagi pekerja bergaji mengikut jam, pekerja bebas dan kontraktor
- Ditandatangani oleh
- Pekerja dan pengurus atau pelanggan yang meluluskan
- Merekodkan
- Waktu kerja dan rehat harian, jumlah keseluruhan dan lebih masa, kadar, perbelanjaan, jumlah perlu dibayar
- Panjang
- 1–2 halaman
Bila hendak menggunakan kelulusan lembaran masa
- Pekerja bebas mendapatkan pengesahan pelanggan bagi waktu kerja sebelum menghantar invois
- Kakitangan bergaji mengikut jam menyerahkan waktu kerja mingguan dan lebih masa kepada pengurus
- Pekerja agensi atau sementara mendapatkan kelulusan waktu kerja di lokasi
- Kontraktor mengebil masa kerja berdasarkan pesanan pembelian atau penyata kerja
- Menuntut tuntutan jarak perjalanan dan perbelanjaan bersama waktu kerja
Perkara yang anda isi
14 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pekerja, pelulus.
1 Siapa dan bila
- Nama pekerja*
- Pekerja tersebut ialah* seorang pekerja · seorang kontraktor bebas
- Majikan atau pelanggan*
- Projek, kerja atau kod kos
- Tempoh dari*
- Tempoh hingga*
2 Waktu
- Waktu bekerja*
- Jumlah waktu*
- Daripada jumlah tersebut, waktu kerja lebih masa
3 Amaun
- Mata wang
- Kadar sejam
- Perbelanjaan yang dituntut
- Jumlah perbelanjaan
- Jumlah amaun perlu dibayar bagi tempoh tersebut
4 Siapa yang menandatangani
- Pekerja tandatangan dan tarikh · Pekerja atau kontraktor yang melaksanakan kerja tersebut.
- Pelulus tandatangan dan tarikh, jawatan · Pengurus atau pegawai perhubungan pelanggan yang meluluskan waktu bekerja.
Kandungan kelulusan lembaran masa
- Waktu bekerja
- Perbelanjaan
- Pengisytiharan pekerja
- Kelulusan
Cara menggunakan kelulusan lembaran masa, langkah demi langkah
1 Tetapkan tempoh dan pihak yang terlibat
Masukkan nama anda, sama ada anda pekerja atau kontraktor, pihak yang menerima kerja tersebut, projek atau kod kos jika diperlukan oleh pihak yang meluluskan, serta tarikh yang diliputi oleh lembaran masa.
2 Catat waktu kerja
Masukkan satu baris bagi setiap hari dengan waktu mula dan tamat, rehat, jumlah waktu kerja serta perkara yang anda kerjakan, kemudian masukkan jumlah keseluruhan dan sebarang lebih masa. Borang ini tidak mengira jumlah secara automatik, jadi semak semula pengiraan anda.
3 Tambah kadar, perbelanjaan dan jumlah keseluruhan
Jika mahu, tambahkan kadar setiap jam, senaraikan perbelanjaan bersama jumlahnya, serta jumlah keseluruhan yang perlu dibayar bagi tempoh tersebut. Sediakan resit — borang ini menyatakan bahawa resit dilampirkan atau tersedia atas permintaan.
4 Hantar untuk kelulusan
Tandatangani sebagai pekerja dan tambah pengurus atau pelanggan anda sebagai pihak yang meluluskan. Selepas mereka menandatangani, lembaran masa yang diluluskan disimpan dalam peti besi anda dan dihantar melalui e-mel kepada anda berdua.
Petua sebelum menghantarnya
- Hantar lembaran masa mengikut jadual tetap — setiap minggu atau pada akhir setiap tempoh gaji — supaya kelulusan tidak tertangguh.
- Nyatakan perkara yang anda kerjakan setiap hari jika pelanggan membuat bayaran berdasarkan projek atau belanjawan.
- Jika pihak yang meluluskan tidak bersetuju dengan sesuatu catatan, betulkan catatan tersebut dan hantar lembaran masa baharu, bukannya mengedit lembaran yang telah ditandatangani.
- Bagi pekerja, kelulusan bukan syarat untuk menerima bayaran bagi waktu kerja yang sebenarnya telah dilakukan — perkara ini dinyatakan dalam borang.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Kelulusan lembaran masa
Bolehkah majikan enggan membayar waktu kerja yang belum diluluskan?
Bagi pekerja, waktu kerja yang sebenarnya telah dilakukan lazimnya mesti dibayar seperti yang dikehendaki oleh undang-undang dan terma pekerjaan, walaupun waktu tersebut belum diluluskan terlebih dahulu; majikan boleh menangani lebih masa yang tidak dibenarkan dengan cara lain. Templat ini mengandungi pernyataan tersebut untuk pekerja.
Adakah borang ini mengira jumlah keseluruhan?
Tidak. Masukkan jumlah waktu kerja dan jumlah keseluruhan jika anda mahu jumlah itu dipaparkan. Paparan pengiraan kepada kedua-dua pihak membantu mengelakkan kejutan.
Bolehkah kontraktor menggunakannya bersama invois?
Ya. Pilih "kontraktor bebas (independent contractor)" dan pengisytiharan menyatakan bahawa waktu kerja dicaj selaras dengan perjanjian anda dan akan diinvois seperti dipersetujui. Lampirkan lembaran masa yang diluluskan pada invois anda.
Adakah lembaran masa yang ditandatangani secara elektronik sah?
Tandatangan elektronik lazimnya sah untuk rekod perniagaan biasa di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) bersama PDF yang ditandatangani.
Adakah templat ini percuma?
Ya. Templat ini percuma untuk digunakan dengan aplikasi eSignature dalam FileIt, dan pihak yang meluluskan tidak memerlukan akaun FileIt untuk menandatangani.