Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Un cahier des charges (statement of work, SOW) décrit un projet précis dans le cadre d’une relation client existante. Les conditions juridiques — propriété, confidentialité, responsabilité, résiliation, droit applicable — figurent déjà dans un accord-cadre de prestations de services ou un contrat similaire. Le cahier des charges précise les éléments propres à cette mission : ce qui sera livré, à quelle date, pour quel montant et selon quelles modalités le client l’acceptera.
Ce modèle relie le cahier des charges à votre accord existant en indiquant son nom et sa date. Il couvre ensuite les objectifs du projet, les livrables et les éléments exclus du périmètre, ce que le client doit fournir, les dates de début et d’achèvement prévues avec les jalons, un forfait ou une facturation au temps passé et aux frais avec un plafond facultatif, le calendrier de facturation, une procédure d’examen et d’acceptation, ainsi que les demandes de modification au moyen d’un avenant signé. En cas de conflit entre le cahier des charges et l’accord principal, ce dernier prévaut, sauf indication expresse contraire du cahier des charges.
- Idéal pour
- Agences, sociétés de conseil et développeurs réalisant des projets dans le cadre d’un accord-cadre
- Signé par
- Le prestataire et le client — avec leurs fonctions
- Honoraires
- Forfait, ou temps passé et frais avec un plafond budgétaire facultatif
- Longueur
- Environ 2 pages, paraphées à chaque page
Quand utiliser un cahier des charges
- Lancer un nouveau projet avec un client avec lequel vous avez déjà conclu un accord-cadre de prestations de services
- Un projet de développement logiciel ou web avec des jalons et des paiements échelonnés
- Une mission de conseil facturée au temps passé et aux frais avec un plafond budgétaire
- La deuxième phase d’un projet qui nécessite son propre périmètre et son propre prix
- Tout projet pour lequel vous souhaitez obtenir l’acceptation écrite de chaque livrable
Ce que vous remplissez
20 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : fournisseur de services, client.
1 Les parties
- Fournisseur de services (votre entreprise)*
- Client (entreprise ou personne)*
- Contrat existant auquel le présent document se rattache*
- Date de ce contrat
2 Le projet
- Numéro de l'énoncé des travaux
- Nom du projet*
- Date d’entrée en vigueur*
- Contexte et objectifs
- Livrables*
- Exclusions du périmètre
- Éléments que le client fournira
3 Calendrier
- Date de début*
- Date d’achèvement prévue*
- Jalons
4 Honoraires
- Devise*
- Mode de facturation des travaux* Forfait fixe · Temps et matériel
- Forfait fixe ou taux horaire*
- Plafond à ne pas dépasser (temps et matériel)
- Calendrier de facturation*
5 Réception
- Nombre de jours dont dispose le client pour examiner chaque livrable*
6 Qui signe
- Fournisseur de services signature et date, fonction, initiales sur chaque page
- Client signature et date, fonction, initiales sur chaque page
Ce que couvre le cahier des charges
- Présentation du projet
- Livrables
- Responsabilités du Client
- Calendrier et jalons
- Honoraires et facturation
- Réception
- Demandes de modification
- Dispositions générales
Utiliser le cahier des charges, étape par étape
1 Reliez-le à votre accord
Indiquez le nom de l’accord existant (par exemple « Accord-cadre de prestations de services ») et sa date, puis attribuez au cahier des charges un numéro tel que SOW-04 afin de pouvoir le mentionner dans les factures et les avenants.
2 Répertoriez les livrables et le calendrier
Indiquez un livrable par ligne et ajoutez les éléments exclus du périmètre ainsi que tout ce que le client doit fournir. Définissez la date de début, la date d’achèvement prévue et les jalons avec leurs dates cibles.
3 Fixez les honoraires
Choisissez un forfait ou une facturation au temps passé et aux frais. Pour cette dernière, indiquez le taux horaire et un plafond facultatif — le prestataire avertit le client lorsqu’il atteint 80 % du plafond et doit obtenir son accord écrit pour le dépasser. Précisez quand vous facturerez, par exemple 50 % à la signature et 50 % à l’acceptation.
4 Définissez le délai d’examen et envoyez-le
Choisissez le nombre de jours ouvrés dont le client dispose pour examiner chaque livrable — 5 par défaut. Passé ce délai, l’absence de réponse vaut acceptation. Envoyez-le au signataire du client ; le cahier des charges signé est classé dans votre coffre-fort.
Conseils avant l’envoi
- Le cahier des charges s’appuie sur votre accord principal pour les modalités de paiement, la propriété et la responsabilité — assurez-vous qu’il est effectivement signé au préalable.
- Décrivez les livrables de manière à ce que l’achèvement de chacun soit évident. Des livrables vagues favorisent les contestations lors de l’acceptation.
- Consignez les dépendances vis-à-vis du client. Si les éléments fournis ou les approbations sont en retard, le calendrier est décalé et le travail supplémentaire peut être facturé au moyen d’une demande de modification.
- Utilisez un avenant signé distinct pour toute modification du périmètre, des honoraires ou des dates — le cahier des charges reste applicable tel quel jusqu’à la signature de l’avenant.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Cahier des charges : questions fréquentes
Ai-je besoin d’un accord-cadre de prestations de services pour utiliser un cahier des charges ?
Vous avez besoin d’un accord existant avec le client — un accord-cadre de prestations de services ou un document similaire — car ce cahier des charges s’y réfère pour les conditions juridiques et les modalités de paiement. Si vous n’en avez pas, utilisez d’abord un accord-cadre de prestations de services ou un contrat de prestation autonome pour une mission unique.
Quand un livrable est-il accepté ?
Lorsqu’il est accepté par écrit par le client, lorsque le délai d’examen expire sans liste écrite de problèmes, ou lorsque le client commence à l’utiliser dans le cadre de son activité — selon le premier événement à survenir. L’acceptation ne peut pas être refusée pour des problèmes mineurs ou des éléments ne relevant pas du cahier des charges.
Un cahier des charges signé électroniquement est-il valable ?
Aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (règlement eIDAS (eIDAS)) et au Canada, les signatures électroniques sont généralement valables pour les documents commerciaux courants tels qu’un cahier des charges. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement avec le PDF signé.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez utiliser gratuitement ce modèle avec l’application de signature électronique de FileIt, et votre client n’a pas besoin d’un compte FileIt pour signer.