Qu’est-ce qu’un demande de location ?
Une demande de location est le formulaire qu’un candidat locataire remplit avant qu’un bailleur décide de lui proposer un bail. Elle rassemble les informations dont le bailleur a besoin pour évaluer équitablement un candidat : coordonnées, lieux de résidence actuels et précédents, emploi et revenus, autres occupants, animaux, véhicules et références. Elle consigne également le consentement du candidat aux vérifications que le bailleur effectuera.
Ce modèle transforme les informations du candidat en une demande claire et signée. Il couvre la location demandée (loyer, date d’emménagement et durée), le candidat, les adresses et bailleurs actuels et précédents, l’emploi et les revenus (y compris tout autre revenu légal), le foyer, les références et une personne à contacter en cas d’urgence. Vous indiquez les vérifications que vous effectuerez réellement ainsi que toute société de vérification, et vous ne prévoyez des frais de dossier que si la législation l’autorise. Le modèle précise que la demande ne crée pas de location, qu’elle sera examinée conformément à la législation sur le logement équitable (fair housing) et la lutte contre la discrimination, comment les données du candidat sont utilisées et combien de temps elles sont conservées. Le candidat signe une déclaration confirmant l’exactitude des informations ; le bailleur signe pour confirmer la réception, et non l’acceptation.
- Idéal pour
- Bailleurs, agents de location et gestionnaires immobiliers évaluant des candidats locataires
- Signé par
- Le candidat (déclaration et consentement) et le bailleur (réception)
- Vérifications
- Vous les indiquez : solvabilité, références, identité ou droit de louer, dans les limites prévues par la législation locale
- Longueur
- 3 pages, paraphées par le candidat
Quand utiliser un demande de location
- Un bailleur particulier qui choisit entre plusieurs candidats pour un appartement ou une maison
- Un agent de location qui recueille des demandes pour plusieurs biens
- Chaque candidat adulte à une location conjointe qui remplit sa propre demande
- Consigner le consentement avant d’effectuer une vérification de solvabilité ou de références
- Conserver une trace signée et datée de ce qu’un candidat vous a déclaré
Ce que vous remplissez
33 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : candidat, bailleur.
1 Le logement
- Bailleur ou agent de location*
- Coordonnées du bailleur pour la demande
- Adresse du logement faisant l’objet de la demande*
- Devise*
- Loyer annoncé*
- Le loyer est payé* par mois · toutes les quatre semaines · par semaine
- Date d’emménagement souhaitée*
- Durée de location souhaitée
2 Le candidat
- Nom légal complet du candidat*
- Adresse e-mail du candidat*
- Téléphone du candidat*
3 Historique locatif
- Adresse actuelle*
- Durée à l’adresse actuelle*
- À l’adresse actuelle, le candidat* est locataire · est propriétaire du logement · vit avec sa famille · vit dans un logement étudiant · autre
- Nom et coordonnées du bailleur actuel
- Loyer actuel
- Motif du déménagement
- Adresses précédentes (3 dernières années)
4 Emploi et revenus
- Situation professionnelle* salarié à temps plein · salarié à temps partiel · travailleur indépendant · étudiant · retraité · sans emploi actuellement · autre
- Employeur et intitulé du poste
- Coordonnées de l’employeur pour vérification
- Ancienneté chez cet employeur
- Revenu mensuel brut
- Autres revenus
5 Ménage
- Toutes les autres personnes qui vivront dans le logement
- Animaux de compagnie
- Véhicules qui seront garés
6 Références
- Références
- Personne à contacter en cas d’urgence
7 Vérifications et frais
- Vérifications que le bailleur effectuera*
- Société chargée des vérifications ou de la prise de références
- Frais de dossier ou de vérification
- Conserver les données de la demande pendant*
8 Qui signe
- Candidat signature et date, initiales sur chaque page · La personne qui demande à louer le logement. Chaque adulte qui figurera généralement sur le bail remplit sa propre demande.
- Bailleur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Le bailleur, l’agent de location ou le gestionnaire immobilier qui reçoit la demande. Sa signature confirme la réception, et non l’approbation.
Ce que couvre le demande de location
- La location demandée
- Le Candidat
- Historique locatif
- Emploi et revenus
- Ménage
- Références
- Vérifications et consentement
- Frais
- Traitement de la demande
- Déclaration du Candidat
Utiliser le demande de location, étape par étape
1 Commencez par recueillir les informations du candidat
Demandez ses informations — par téléphone, par e-mail ou lors d’une inscription pour une visite — puis saisissez-les. Il voit tout avant de signer et confirme leur exactitude. N’inscrivez pas de pièce d’identité, de numéro de sécurité sociale ou de numéro de compte bancaire dans le formulaire ; recueillez séparément et de manière sécurisée les informations nécessaires aux vérifications.
2 Décrivez la location
Saisissez le bien, le loyer annoncé et sa fréquence de paiement, la date d’emménagement souhaitée et la durée de location demandée.
3 Définissez les vérifications, les frais et la conservation des données
Indiquez uniquement les vérifications que vous effectuerez réellement et nommez toute société de vérification. Laissez les frais vides si vous n’en facturez pas : de nombreux endroits plafonnent ou interdisent les frais de dossier. Définissez la durée de conservation des données d’un candidat non retenu.
4 Envoyez le document à signer
Cochez « C’est moi » pour le bailleur, puis ajoutez le nom et l’adresse e-mail du candidat. Le candidat signe et paraphe ; vous signez pour confirmer la réception. La demande signée est classée dans votre coffre-fort.
Conseils avant l’envoi
- Appliquez les mêmes critères à chaque candidat et consignez-les avant de publier votre annonce.
- Prenez en compte tous les revenus légaux. Certains endroits interdisent de refuser des candidats en raison de la source de leurs revenus, comme des allocations ou des bons de logement.
- De nombreux endroits réglementent la sélection des locataires, notamment les vérifications de solvabilité et d’antécédents judiciaires, ainsi que les informations à communiquer à un candidat refusé. Vérifiez d’abord les règles locales.
- Supprimez de manière sécurisée les demandes des candidats non retenus à la fin de la période de conservation.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Demande de location : questions fréquentes
La signature de la demande signifie-t-elle que le candidat obtient le bien ?
Non. La demande précise qu’elle ne crée pas de location et ne réserve pas le bien ; une location n’existe qu’une fois le bail signé par les deux parties. La signature du bailleur confirme la réception, et non l’acceptation.
Puis-je facturer des frais de dossier ?
Cela dépend de l’emplacement du bien. Certains endroits interdisent les frais de dossier, d’autres les plafonnent ou exigent un reçu et le remboursement des sommes inutilisées. Les frais sont facultatifs dans le modèle et ne peuvent être facturés que dans les limites prévues par la législation.
Quelles informations ne devrais-je pas demander ?
Évitez les questions qui pourraient servir à discriminer sur des motifs protégés par la législation sur le logement équitable (fair housing) ou l’égalité, comme la race, la religion, le handicap ou la situation familiale. Le modèle demande le nom des occupants, et non leurs caractéristiques personnelles, et précise que la demande sera examinée conformément à ces législations.
Un consentement électronique aux vérifications est-il valable ?
Les signatures électroniques sont généralement valables aux États-Unis (loi ESIGN — ESIGN Act — et UETA — Uniform Electronic Transactions Act), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada. Certains prestataires de vérification ont leurs propres formulaires de consentement ; vérifiez donc ce dont le vôtre a besoin.