Qu’est-ce qu’un lettre de référence du bailleur ?
Les agences immobilières et les bailleurs demandent souvent aux candidats une référence de leur bailleur actuel ou précédent. Une lettre de référence du bailleur confirme les faits relatifs à la location — la durée d’occupation du logement, le montant payé et le respect des échéances — et donne l’avis sincère du bailleur sur l’entretien du bien et les relations avec le voisinage.
Ce modèle produit une lettre d’une page émanant du bailleur, de l’agent immobilier ou du gestionnaire du bien, adressée à un destinataire nommé ou « à qui de droit ». Elle confirme le bien et les dates de location (ou précise que le locataire y réside toujours), indique éventuellement le loyer, puis propose quatre courtes affirmations à choisir parmi des options équilibrées : l’historique des paiements, l’entretien du bien, les relations avec les voisins et le comportement, ainsi que le sort du dépôt de garantie. Vous pouvez ajouter des commentaires factuels pour expliquer des impayés, des dommages ou des réclamations — ou mentionner un élément positif — et préciser si vous loueriez à nouveau au locataire ou préférez ne pas vous prononcer. Elle indique que la référence est fournie de bonne foi à la demande du locataire, qu’elle ne constitue pas une garantie et fournit un contact pour vérification. Seul le bailleur signe.
- Idéal pour
- Les locataires qui demandent une nouvelle location et ont besoin d’une référence de leur bailleur
- Signé par
- Le bailleur, l’agent immobilier ou le gestionnaire du bien
- Ton
- Des options factuelles pour des locations satisfaisantes, mitigées ou difficiles
- Longueur
- 1 page
Quand utiliser un lettre de référence du bailleur
- Un bon locataire déménage et son nouveau bailleur demande une référence
- La société chargée des vérifications par une agence immobilière demande une référence du bailleur
- Un locataire actuel demande un prêt immobilier ou une nouvelle location tout en vivant encore dans le logement
- Un locataire ayant eu des impayés, mais les ayant régularisés, a besoin d’une référence juste et factuelle
- Un gestionnaire immobilier fournit des références pour les locataires d’un immeuble qu’il gère
Ce que vous remplissez
18 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : bailleur.
1 Le bailleur
- Date de la lettre*
- Votre nom ou celui de votre entreprise*
- Vous êtes le/la* bailleur · agent de location · gestionnaire immobilier
- Votre téléphone ou adresse e-mail pour vérification*
- Destinataire
2 La location
- Nom(s) complet(s) du locataire*
- Adresse du bien loué*
- Date de début de la location*
- Date de fin de la location
- Devise*
- Loyer
- Le loyer était payé* par mois · toutes les quatre semaines · par semaine
3 La référence
- Historique des paiements du loyer* a toujours payé le loyer intégralement et à temps · a payé le loyer intégralement, avec occasionnellement quelques jours de retard · a parfois accusé du retard dans le paiement du loyer, mais a réglé tous les arriérés · a des arriérés de loyer impayés, comme expliqué ci-dessous
- Entretien du bien* a maintenu le bien propre et en bon état · a maintenu le bien dans un état raisonnable, compte tenu de l’usure normale · a causé certains dommages au bien, comme expliqué ci-dessous
- Voisinage et comportement* je n’ai reçu aucune plainte concernant le locataire de la part de voisins ou d’autres résidents · j’ai reçu un petit nombre de plaintes mineures, qui ont été résolues · j’ai reçu des plaintes concernant le locataire, comme expliqué ci-dessous
- Dépôt de garantie* le dépôt de garantie a été intégralement restitué · le dépôt de garantie a été restitué, après certaines retenues · il n’a pas encore été statué sur le dépôt de garantie, car la location n’a pas pris fin · aucun dépôt de garantie n’a été versé
- Reloueriez-vous le bien à cette personne ?* Je relouerais volontiers le bien au locataire. · Je relouerais le bien au locataire. · Je préfère ne pas me prononcer sur la question de savoir si je relouerais le bien au locataire.
- Commentaires supplémentaires (facultatif)
4 Qui signe
- Bailleur signature et date · Le bailleur, l’agent de location ou le gestionnaire immobilier qui gérait la location.
Utiliser le lettre de référence du bailleur, étape par étape
1 Attendez la demande du locataire
Fournissez une référence lorsque le locataire vous en demande une et demandez-lui à qui elle est destinée. La lettre précise qu’elle est fournie à la demande du locataire. Ajoutez le nom et l’adresse du destinataire si vous les connaissez, ou laissez ces champs vides pour « À qui de droit ».
2 Confirmez les faits relatifs à la location
Saisissez le nom du locataire, le bien, la date de début et, s’il a quitté les lieux, la date de fin. La formulation alterne entre « loue depuis » et « a loué du … au … ». Le loyer est facultatif.
3 Choisissez des affirmations justes
Sélectionnez les options qui correspondent à vos dossiers concernant les paiements du loyer, l’état du bien, les voisins et le comportement, ainsi que le dépôt de garantie. Utilisez la zone de commentaires pour expliquer factuellement tout élément négatif ou ajouter des éléments positifs.
4 Signez et envoyez
Ajoutez un numéro de téléphone ou une adresse e-mail pour la vérification et signez vous-même — personne d’autre n’a besoin de signer. Envoyez le PDF signé au locataire ou directement à son nouveau bailleur.
Conseils avant l’envoi
- N’indiquez que ce que vos dossiers permettent d’établir — dates, relevés de loyers et rapports d’inspection.
- Soyez honnête mais juste : une référence qui dissimule de graves problèmes peut induire le prochain bailleur en erreur, tandis qu’une référence qui les exagère peut être injuste envers le locataire.
- Si vous préférez ne pas donner votre avis sur le fait de lui louer à nouveau, choisissez « préfère ne pas se prononcer » plutôt que de laisser une remarque négative.
- Conservez une copie de la référence signée dans votre coffre-fort au cas où vous seriez interrogé à ce sujet ultérieurement.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Lettre de référence du bailleur : questions fréquentes
Suis-je obligé de fournir une référence à un locataire ?
En règle générale, non, même si certains baux ou règles locales prévoient le contraire. Si vous en fournissez une, elle doit être exacte et juste. Ce modèle s’en tient aux faits de vos dossiers et à votre opinion sincère.
Que faire si le locataire avait des impayés ou a causé des dommages ?
Choisissez l’option correspondante — par exemple des impayés régularisés ou certains dommages — et expliquez brièvement la situation dans les commentaires. Restez factuel et appuyez-vous sur vos dossiers.
Le locataire signe-t-il la référence ?
Non. Il s’agit d’une déclaration du bailleur, qui est donc le seul à signer. Le locataire reçoit le PDF signé pour le transmettre, ou vous l’envoyez directement au nouveau bailleur.
Un nouveau bailleur acceptera-t-il une référence signée électroniquement ?
La plupart l’acceptent. Les signatures électroniques sont généralement valides aux États-Unis (loi ESIGN — Electronic Signatures in Global and National Commerce Act — et UETA — Uniform Electronic Transactions Act), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (règlement eIDAS) et au Canada. La lettre comprend également un contact permettant au nouveau bailleur de la vérifier.