Apakah surat rujukan tuan rumah?
Ejen penyewaan dan tuan rumah sering meminta pemohon memberikan rujukan daripada tuan rumah semasa atau terdahulu. Surat rujukan tuan rumah mengesahkan fakta penyewaan — berapa lama penyewa tinggal di situ, jumlah yang dibayar dan sama ada bayaran dibuat tepat pada masanya — serta memberikan pandangan jujur tuan rumah tentang cara mereka menjaga hartanah dan bergaul dengan jiran.
Templat ini menghasilkan surat satu halaman daripada tuan rumah, ejen penyewaan atau pengurus hartanah, yang ditujukan kepada penerima bernama atau “kepada pihak yang berkenaan” (to whom it may concern). Surat ini mengesahkan hartanah dan tarikh penyewaan (atau bahawa penyewa masih tinggal di situ), jumlah sewa jika mahu, kemudian empat pernyataan ringkas yang dipilih daripada pilihan seimbang: rekod pembayaran, penjagaan hartanah, hubungan dengan jiran dan kelakuan, serta perkara yang berlaku kepada wang cagaran. Anda boleh menambah ulasan berdasarkan fakta untuk menjelaskan tunggakan, kerosakan atau aduan — atau menyatakan sesuatu yang positif — dan menyatakan sama ada anda akan menyewakan hartanah kepada penyewa itu lagi atau memilih untuk tidak memberikan komen. Surat ini menyatakan bahawa rujukan diberikan dengan niat baik atas permintaan penyewa, bukan suatu jaminan, serta memberikan maklumat hubungan untuk pengesahan. Hanya tuan rumah yang menandatangani.
- Sesuai untuk
- Penyewa yang memohon sewaan baharu dan memerlukan rujukan daripada tuan rumah mereka
- Ditandatangani oleh
- Tuan rumah, ejen penyewaan atau pengurus hartanah
- Nada
- Pilihan berdasarkan fakta untuk penyewaan yang baik, bercampur atau kurang baik
- Panjang
- 1 halaman
Bila hendak menggunakan surat rujukan tuan rumah
- Penyewa yang baik berpindah dan tuan rumah baharu mereka meminta rujukan
- Syarikat semakan rujukan ejen penyewaan meminta rujukan tuan rumah
- Penyewa semasa yang memohon gadai janji atau sewaan baharu ketika masih tinggal di situ
- Penyewa yang mempunyai tunggakan sewa tetapi telah menjelaskannya dan memerlukan rujukan yang adil serta berdasarkan fakta
- Pengurus hartanah yang memberikan rujukan untuk penyewa di bangunan yang mereka uruskan
Perkara yang anda isi
18 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: tuan tanah.
1 Tuan tanah
- Tarikh surat*
- Nama atau syarikat anda*
- Anda ialah* tuan tanah penyewa · ejen penyewaan · pengurus hartanah
- Telefon atau e-mel anda untuk pengesahan*
- Dialamatkan kepada
2 Penyewaan
- Nama penuh penyewa*
- Alamat hartanah yang disewa*
- Tarikh mula penyewaan*
- Tarikh tamat penyewaan
- Mata wang*
- Sewa
- Sewa dibayar* setiap bulan · setiap empat minggu · setiap minggu
3 Rujukan
- Rekod pembayaran sewa* sentiasa membayar sewa sepenuhnya dan tepat pada masanya · membayar sewa sepenuhnya, tetapi kadangkala lewat beberapa hari · kadangkala mempunyai tunggakan sewa, tetapi telah menjelaskan semua tunggakan · mempunyai tunggakan sewa yang masih belum dijelaskan, seperti yang diterangkan di bawah
- Penjagaan hartanah* menjaga hartanah supaya bersih dan dalam keadaan baik · menjaga hartanah dalam keadaan munasabah, dengan mengambil kira haus dan lusuh biasa · menyebabkan beberapa kerosakan pada hartanah, seperti yang diterangkan di bawah
- Jiran dan kelakuan* Saya tidak menerima sebarang aduan tentang penyewa daripada jiran atau penghuni lain · Saya menerima beberapa aduan kecil, yang telah diselesaikan · Saya menerima aduan tentang penyewa, seperti yang diterangkan di bawah
- Deposit* deposit telah dipulangkan sepenuhnya · deposit telah dipulangkan selepas beberapa potongan · deposit masih belum diuruskan kerana penyewaan belum tamat · tiada deposit dipegang
- Adakah anda akan menyewakan kepada penyewa ini lagi?* Saya berbesar hati untuk menyewakan kepada penyewa ini lagi. · Saya akan menyewakan kepada penyewa ini lagi. · Saya memilih untuk tidak mengulas sama ada saya akan menyewakan kepada penyewa ini lagi.
- Komen tambahan (pilihan)
4 Siapa yang menandatangani
- Tuan tanah tandatangan dan tarikh · Tuan tanah, atau ejen penyewaan atau pengurus hartanah yang menguruskan penyewaan.
Cara menggunakan surat rujukan tuan rumah, langkah demi langkah
1 Tunggu permintaan penyewa
Berikan rujukan apabila penyewa memintanya dan tanyakan rujukan itu adalah untuk siapa. Surat tersebut menyatakan bahawa ia diberikan atas permintaan penyewa. Tambahkan nama dan alamat penerima jika anda memilikinya, atau biarkan kosong untuk “Kepada pihak yang berkenaan” (To whom it may concern).
2 Sahkan fakta penyewaan
Masukkan nama penyewa, hartanah, tarikh mula dan — jika mereka telah berpindah — tarikh tamat. Ayat akan bertukar antara “telah menyewa sejak” dan “menyewa dari … hingga …”. Jumlah sewa adalah pilihan.
3 Pilih pernyataan yang adil
Pilih pilihan yang sepadan dengan rekod anda tentang pembayaran sewa, keadaan hartanah, jiran dan kelakuan, serta wang cagaran. Gunakan kotak komen untuk menerangkan perkara negatif secara berdasarkan fakta atau menambah perkara positif.
4 Tandatangani dan hantar
Tambahkan nombor telefon atau e-mel untuk pengesahan dan tandatangan sendiri — orang lain tidak perlu berbuat demikian. Hantar PDF yang telah ditandatangani kepada penyewa atau terus kepada tuan rumah baharu.
Petua sebelum menghantarnya
- Nyatakan hanya perkara yang disokong oleh rekod anda — tarikh, lejar sewa dan laporan pemeriksaan.
- Bersikap jujur tetapi adil: rujukan yang menyembunyikan masalah serius boleh mengelirukan tuan rumah seterusnya, manakala rujukan yang membesar-besarkan masalah boleh berlaku tidak adil kepada penyewa.
- Jika anda tidak mahu memberikan pandangan tentang menyewakan hartanah kepada mereka lagi, pilih “memilih untuk tidak memberikan komen” dan bukannya meninggalkan komen negatif.
- Simpan salinan rujukan yang telah ditandatangani dalam peti besi anda sekiranya anda ditanya mengenainya kemudian.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Surat rujukan tuan rumah
Adakah saya wajib memberikan rujukan kepada penyewa?
Secara umumnya tidak, walaupun sesetengah pajakan atau peraturan tempatan mungkin menetapkan sebaliknya. Jika anda memberikannya, rujukan itu hendaklah tepat dan adil. Templat ini hanya menggunakan fakta daripada rekod anda serta pendapat jujur anda.
Bagaimana jika penyewa mempunyai tunggakan sewa atau menyebabkan kerosakan?
Pilih pilihan yang sepadan — contohnya tunggakan yang telah dijelaskan atau kerosakan tertentu — dan jelaskan secara ringkas dalam komen. Pastikan semuanya berdasarkan fakta dan disokong oleh rekod.
Adakah penyewa perlu menandatangani rujukan itu?
Tidak. Ini ialah pernyataan tuan rumah, jadi hanya tuan rumah yang menandatanganinya. Penyewa menerima PDF yang telah ditandatangani untuk diserahkan, atau anda menghantarnya kepada tuan rumah baharu.
Adakah tuan rumah baharu akan menerima rujukan yang ditandatangani secara elektronik?
Kebanyakannya akan menerimanya. Tandatangan elektronik secara umumnya sah di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada, dan surat ini menyertakan maklumat hubungan supaya tuan rumah baharu boleh mengesahkannya.