Qu’est-ce qu’un accord avec une agence de recrutement ?
Un accord avec une agence de recrutement (souvent appelé conditions commerciales) est le contrat entre un employeur et un recruteur qu’il mandate pour trouver des collaborateurs en CDI. Il répond aux questions à l’origine de la plupart des litiges entre recruteurs et clients : quand les honoraires sont dus, quel en est le montant, que se passe-t-il si la nouvelle recrue part après quelques semaines et le client peut-il embaucher un candidat présenté par le recruteur sans payer ?
Ce modèle couvre les postes et précise si la recherche est au succès ou avec mandat, exclusive ou non, les services du recruteur, des honoraires de placement correspondant à un pourcentage du salaire de base de la première année ou à un montant fixe, un acompte imputé sur les honoraires, le moment où un candidat est considéré comme présenté et la durée de cet effet, une garantie de remplacement (remplacement gratuit, remboursement partiel ou les deux), un recrutement équitable et licite ainsi que la gestion des données des candidats, un plafond de responsabilité et la fin de l’accord.
- Idéal pour
- Agences de recrutement, chasseurs de têtes et recruteurs indépendants plaçant des collaborateurs en CDI
- Signataires
- Le recruteur et le client, chacun avec son intitulé de poste
- Honoraires
- % du salaire de base de la première année ou montant fixe, au succès ou avec mandat
- Longueur
- 3 pages, paraphées sur chaque page
Quand utiliser un accord avec une agence de recrutement
- Un recruteur qui commence à travailler avec un nouveau client
- Un employeur qui mandate une agence pour un poste difficile à pourvoir
- Une recherche de cadres avec mandat et honoraires payés à l’avance
- Une recherche exclusive pendant une durée limitée
- Remplacer des conditions envoyées de manière incohérente par e-mail par un accord unique signé
Ce que vous remplissez
20 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : client, recruteur.
1 Les parties
- Date d’entrée en vigueur*
- Dénomination sociale du recruteur*
- Adresse du recruteur
- Dénomination sociale du client*
- Adresse du client
2 La recherche
- Poste(s) à pourvoir*
- Type de recherche* au succès (honoraires uniquement en cas d’embauche réussie) · exclusive avec honoraires de mandat (une partie des honoraires est payée à l’avance)
- Exclusivité* non exclusive · exclusive pendant la période ci-dessous
- Période d’exclusivité (jours)
3 Honoraires
- Devise*
- Honoraires de placement* un pourcentage du salaire de base de la première année · des honoraires fixes par recrutement
- Pourcentage des honoraires
- Honoraires fixes par recrutement
- Honoraires de mandat payés à l’avance
- Facture payable dans un délai de (jours à compter de la date de début)*
4 Garantie
- Période de garantie (jours à compter de la date de début)*
- Si une personne recrutée quitte son emploi pendant la période de garantie* une recherche de remplacement gratuite · un remboursement partiel des honoraires selon le barème ci-dessous · un remplacement gratuit ou, si aucun remplacement n’est trouvé dans les 60 jours, un remboursement partiel
- Barème de remboursement
5 Autres modalités
- Durée de prise en compte des présentations (mois)*
- Droit applicable*
6 Qui signe
- Client signature et date, fonction, initiales sur chaque page · L’employeur qui recrute par l’intermédiaire du recruteur.
- Recruteur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · L’agence de recrutement ou le recruteur indépendant.
Ce que couvre le accord avec une agence de recrutement
- La recherche
- Services du Recruteur
- Honoraires de placement
- Présentation des candidats
- Garantie de remplacement
- Recrutement équitable et conforme à la loi
- Durée et résiliation
- Dispositions générales
Utiliser le accord avec une agence de recrutement, étape par étape
1 Décrivez les postes et la recherche
Indiquez les postes, le nombre de recrutements, le lieu et la fourchette de salaire. Choisissez une recherche au succès (honoraires dus uniquement en cas d’embauche) ou avec mandat (une partie payée à l’avance), ainsi qu’un mandat non exclusif ou exclusif pendant un certain nombre de jours.
2 Fixez les honoraires
Choisissez un pourcentage du salaire de base de la première année ou un montant fixe par embauche, puis saisissez le montant. Pour une recherche avec mandat, ajoutez l’acompte, qui est imputé sur les honoraires du premier placement. Indiquez le nombre de jours suivant la date de début dans lequel la facture doit être réglée.
3 Choisissez la garantie
Définissez la durée de la garantie et ce que le client reçoit si une recrue part pendant cette période : un remplacement gratuit, un remboursement partiel ou un remplacement avec remboursement si aucun remplaçant n’est trouvé dans un délai de 60 jours. Décrivez le barème de remboursement lorsqu’il peut s’appliquer.
4 Définissez la durée de validité des présentations
Choisissez pendant combien de mois après une présentation une embauche vous donne encore droit à vos honoraires. Le client dispose de 5 jours ouvrés pour démontrer qu’il connaissait déjà le candidat.
5 Envoyez pour signature
Envoyez l’accord au responsable du recrutement ou au responsable RH. La copie signée est classée dans votre coffre-fort — mentionnez-la dans chaque e-mail accompagnant un CV.
Conseils avant l’envoi
- Certains pays réglementent les honoraires de recrutement, le consentement des candidats et les licences des agences. Vérifiez les règles applicables là où vous et votre client exercez.
- Obtenez toujours l’autorisation d’un candidat avant d’envoyer ses informations à un client — le modèle l’exige.
- Précisez clairement ce qui est inclus dans le « salaire de base ». Le modèle exclut les primes, commissions, avantages et participations au capital.
- Pour les recherches avec mandat, convenez par écrit des étapes déclenchant tout versement complémentaire.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accord avec une agence de recrutement : questions fréquentes
Quelle est la différence entre un recrutement au succès et un recrutement avec mandat ?
Dans une recherche au succès, le recruteur n’est payé que si le client embauche un candidat qu’il a présenté. Dans une recherche avec mandat, une partie des honoraires est payée à l’avance pour lancer la recherche, généralement pour des postes de direction ou spécialisés, et le solde est dû en cas d’embauche.
Que se passe-t-il si la nouvelle recrue part rapidement ?
Si elle part ou est licenciée pour des raisons de performance ou de comportement pendant la période de garantie, le client bénéficie du remplacement ou du remboursement que vous avez choisi, à condition d’avoir payé les honoraires à temps et d’en informer le recruteur dans un délai de 7 jours. La garantie ne s’applique pas aux suppressions de postes, aux restructurations ni aux changements apportés par le client au poste.
Le client peut-il embaucher plus tard un candidat présenté sans payer ?
Pas pendant la période que vous avez définie. Selon le modèle, si le client embauche un candidat présenté pour quelque poste que ce soit — notamment comme prestataire ou par l’intermédiaire d’une autre agence — dans les mois suivant la présentation, les honoraires de placement sont dus.
Un accord de recrutement signé en ligne est-il contraignant ?
Dans la plupart des pays, notamment aux États-Unis (loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN Act) et loi uniforme sur les transactions électroniques (Uniform Electronic Transactions Act, UETA)), au Royaume-Uni, dans l’UE (règlement eIDAS (eIDAS)) et au Canada, une signature électronique est généralement valable pour un contrat commercial ordinaire comme celui-ci. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement (Certificate of Completion) avec le PDF signé, afin de prouver qui a signé et à quel moment.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez utiliser gratuitement ce modèle avec l’application eSignature de FileIt, et les personnes auxquelles vous l’envoyez n’ont pas besoin d’un compte FileIt pour le signer.