¿Qué es acuerdo con agencia de selección?
Un acuerdo con una agencia de selección (a menudo llamado condiciones comerciales, “terms of business”) es el contrato entre una empresa y el reclutador que contrata para encontrar personal permanente. Responde a las preguntas que más conflictos generan entre reclutadores y clientes: cuándo se devenga un honorario, cuál es su importe, qué ocurre si la persona contratada se marcha al cabo de unas semanas y si el cliente puede contratar a un candidato presentado por el reclutador sin pagar.
Esta plantilla cubre los puestos y si la búsqueda es contingente o con honorarios anticipados, exclusiva o no exclusiva; los servicios del reclutador; unos honorarios de colocación como porcentaje del salario base del primer año o como importe fijo; un anticipo a cuenta de los honorarios; cuándo se considera presentado un candidato y durante cuánto tiempo; una garantía de sustitución (sustitución gratuita, reembolso parcial o ambas opciones); unas prácticas de selección y gestión de datos de candidatos justas y legales; un límite de responsabilidad y la finalización del acuerdo.
- Ideal para
- Agencias de selección, cazatalentos y reclutadores independientes que colocan personal permanente
- Lo firman
- El reclutador y el cliente, cada uno con su cargo
- Honorarios
- Porcentaje del salario base del primer año o importe fijo, contingentes o anticipados
- Extensión
- 3 páginas, con las iniciales en cada página
Cuándo usar un acuerdo con agencia de selección
- Un reclutador que empieza a trabajar con un cliente nuevo
- Una empresa que contrata a una agencia para un puesto difícil de cubrir
- Una búsqueda ejecutiva con honorarios anticipados y pago inicial
- Una búsqueda exclusiva durante un periodo limitado
- Sustituir unas condiciones enviadas por correo electrónico que no son coherentes por un único acuerdo firmado
Lo que debes completar
20 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: cliente, reclutador.
1 Las partes
- Fecha de entrada en vigor*
- Nombre legal del reclutador*
- Domicilio del reclutador
- Nombre legal del cliente*
- Domicilio del cliente
2 La búsqueda
- Puesto(s) que se deben cubrir*
- Tipo de búsqueda* contingente (honorarios únicamente si se realiza una contratación satisfactoria) · con anticipo (parte de los honorarios se paga por adelantado)
- Exclusividad* no exclusiva · exclusiva durante el período indicado a continuación
- Período de exclusividad (días)
3 Honorarios
- Moneda*
- Honorarios de colocación* un porcentaje del salario base del primer año · una cantidad fija por contratación
- Porcentaje de honorarios
- Honorarios fijos por contratación
- Anticipo pagado por adelantado
- Factura pagadera en un plazo de (días desde la fecha de inicio)*
4 Garantía
- Período de garantía (días posteriores a la fecha de inicio)*
- Si una persona contratada se va durante el período de garantía* una búsqueda de sustitución gratuita · un reembolso parcial de los honorarios conforme a la escala indicada a continuación · una sustitución gratuita o, si no se encuentra ninguna persona en un plazo de 60 días, un reembolso parcial
- Escala de reembolso
5 Otros términos
- Las presentaciones cuentan durante (meses)*
- Legislación aplicable*
6 Quién firma
- Cliente firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · El empleador que contrata a través del reclutador.
- Reclutador firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · La agencia de contratación o el reclutador independiente.
Qué incluye el acuerdo con agencia de selección
- La búsqueda
- Servicios del Reclutador
- Honorarios de colocación
- Presentaciones de personas candidatas
- Garantía de sustitución
- Contratación justa y conforme a la ley
- Duración y terminación
- Disposiciones generales
Cómo usar el acuerdo con agencia de selección, paso a paso
1 Describe los puestos y la búsqueda
Indica los puestos, el número de contrataciones, la ubicación y el rango salarial. Elige una búsqueda contingente (honorarios solo si se realiza una contratación) o con honorarios anticipados (una parte se paga por adelantado), y no exclusiva o exclusiva durante un número determinado de días.
2 Fija los honorarios
Elige un porcentaje del salario base del primer año o un importe fijo por contratación e indica la cifra. Para una búsqueda con honorarios anticipados, añade el anticipo, que se descuenta de los honorarios de la primera colocación. Indica cuántos días después de la fecha de inicio debe pagarse la factura.
3 Elige la garantía
Establece el periodo de garantía y lo que recibe el cliente si la persona contratada se marcha durante ese periodo: una sustitución gratuita, un reembolso parcial o una sustitución con reembolso si no se encuentra a nadie en un plazo de 60 días. Describe la escala de reembolso si puede aplicarse.
4 Establece durante cuánto tiempo cuentan las presentaciones
Elige cuántos meses después de una presentación una contratación sigue generando tus honorarios. El cliente tiene 5 días laborables para demostrar que ya conocía al candidato.
5 Envía para firmar
Envíalo a la persona responsable de contratación o de RR. HH. La copia firmada se archiva en tu bóveda; haz referencia a ella en cada correo electrónico con un CV.
Consejos antes de enviarlo
- Algunos lugares regulan los honorarios de selección, el consentimiento de los candidatos y las licencias de las agencias. Comprueba las normas aplicables allí donde tú y tu cliente operáis.
- Obtén siempre el permiso del candidato antes de enviar sus datos a un cliente; la plantilla lo exige.
- Aclara qué incluye el “salario base”. La plantilla excluye las bonificaciones, las comisiones, las prestaciones y las participaciones en el capital.
- En las búsquedas con honorarios anticipados, acuerda por escrito los hitos de cualquier pago adicional.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuerdo con agencia de selección
¿Cuál es la diferencia entre la selección contingente y la selección con honorarios anticipados?
En una búsqueda contingente, el reclutador solo cobra si el cliente contrata a un candidato que este haya presentado. En una búsqueda con honorarios anticipados, una parte se paga por adelantado para iniciar la búsqueda, normalmente para puestos directivos o especializados, y el resto cuando se realiza una contratación.
¿Qué ocurre si la persona recién contratada se marcha antes de tiempo?
Si se marcha o es despedida por rendimiento o conducta durante el periodo de garantía, el cliente recibe la sustitución o el reembolso que hayas elegido, siempre que haya pagado los honorarios a tiempo y se lo comunique al reclutador en un plazo de 7 días. La garantía no se aplica a despidos por causas económicas, reestructuraciones ni cambios que el cliente haga en el puesto.
¿Puede el cliente contratar más adelante a un candidato presentado sin pagar?
No durante el periodo que establezcas. Según la plantilla, si el cliente contrata a un candidato presentado para cualquier puesto —incluido como profesional independiente o a través de otra agencia— dentro de ese número de meses desde la presentación, deberá pagar los honorarios de colocación.
¿Es vinculante un acuerdo de selección firmado online?
En la mayoría de los países, incluidos EE. UU. (ESIGN Act y UETA), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá, una firma electrónica suele ser válida para un contrato comercial ordinario como este. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado como prueba de quién firmó y cuándo.
¿Es gratuita esta plantilla?
Sí. Puedes usar la plantilla gratis con la app de firma electrónica de FileIt, y las personas a quienes la envíes no necesitan una cuenta de FileIt para firmar.