Qu’est-ce qu’un consentement à l’enregistrement ?
Un formulaire de consentement à l’enregistrement consigne qu’une personne a accepté d’être enregistrée, ainsi que les conditions applicables. Il est utile dès que vous enregistrez des personnes qui ne font pas simplement partie de votre propre personnel dans le cadre d’une réunion habituelle : entretiens avec des clients ou des experts, appels de coaching et de conseil, cours et webinaires enregistrés, invités de podcast ou conseils consultatifs. Les règles relatives aux enregistrements varient selon les lieux — dans certains cas, toutes les personnes participant à un appel doivent donner leur accord — le consentement écrit est donc le moyen le plus simple d’éviter tout doute.
Ce modèle précise ce qui sera capturé (audio uniquement, audio et vidéo, ou également tout ce qui est partagé à l’écran), si le contenu sera transcrit ou résumé et si des outils automatisés ou d’IA peuvent être utilisés, pourquoi l’enregistrement est réalisé, qui pourra le voir ou l’entendre — uniquement en interne, les autres participants ou le public — et combien de temps il sera conservé. Le participant peut demander une pause, éteindre sa caméra ou partir, puis retirer son consentement ultérieurement en écrivant au contact que vous indiquez. L’organisateur s’engage à informer toutes les personnes présentes que la session est enregistrée. Un seul formulaire peut couvrir une session ou toute une série.
- Idéal pour
- Entretiens, appels avec des clients, cours et webinaires enregistrés, invités de podcast, conseils consultatifs
- Signé par
- Le participant et l’organisateur
- Couvre
- Une session ou toutes les sessions d’une série jusqu’au retrait du consentement
- Longueur
- 1 à 2 pages
Quand utiliser un consentement à l’enregistrement
- Enregistrer des entretiens avec des clients ou des experts à des fins de recherche et de prise de notes
- Utiliser un outil de prise de notes par IA lors d’appels avec des clients ou des partenaires
- Enregistrer un cours, un atelier ou une session de coaching pour le partager avec le groupe
- Publier un podcast ou un entretien vidéo avec un invité
- Enregistrer une réunion de conseil d’administration ou de comité à laquelle participent des personnes extérieures
Ce que vous remplissez
12 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : participant, organisateur.
1 L’enregistrement
- Organisateur (personne ou organisation)*
- Nom complet du participant*
- Réunion, appel, cours ou entretien*
- Date (ou première date d’une série)*
- Le présent consentement couvre* cette session uniquement · toutes les sessions de cette série jusqu’à la révocation de mon consentement
- Éléments enregistrés* audio uniquement · audio et vidéo · audio, vidéo et tout élément partagé à l’écran
- Plateforme ou lieu
- Transcriptions et résumés* peut produire une transcription, des notes ou un résumé de l’Enregistrement, notamment au moyen d’outils de transcription automatisée ou d’IA · peut faire produire par une personne une transcription, des notes ou un résumé de l’Enregistrement, mais n’utilisera pas d’outils automatisés ou d’IA · ne transcrira pas et ne résumera pas l’Enregistrement, à l’exception de brèves notes concernant les décisions et les actions à mener
2 Utilisation de l’enregistrement
- Finalité de l’enregistrement*
- Personnes pouvant le voir ou l’entendre* les personnes au sein de l’organisation de l’Organisateur qui en ont besoin aux fins susmentionnées · les autres participants et les personnes au sein de l’organisation de l’Organisateur · le public — il peut être publié, par exemple en ligne, sous forme de podcast ou sur les réseaux sociaux
- Durée de conservation* 30 jours · 90 jours · 6 mois · 12 mois · 3 ans · aussi longtemps que nécessaire aux fins susmentionnées
- Contact pour toute question ou pour révoquer le consentement*
3 Qui signe
- Participant signature et date · La personne enregistrée.
- Organisateur signature et date, fonction · La personne ou l’organisation qui réalise l’enregistrement.
Ce que couvre le consentement à l’enregistrement
- Éléments qui seront enregistrés
- Utilisation de l’Enregistrement
- Stockage et durée de conservation
- Mes choix
- Autres participants
Utiliser le consentement à l’enregistrement, étape par étape
1 Décrivez la session
Indiquez le nom de la réunion, de l’appel, du cours ou de l’entretien ainsi que sa date, précisez si le consentement couvre une seule session ou toute la série, et indiquez où elle se déroule — Zoom, Teams, par téléphone ou à une adresse.
2 Précisez ce qui est capturé
Choisissez l’audio uniquement, l’audio et la vidéo, ou également l’écran partagé. Choisissez ensuite comment les transcriptions et les résumés sont produits : avec des outils automatisés ou d’IA, uniquement par une personne, ou pas du tout.
3 Définissez l’utilisation et la durée de conservation
Expliquez pourquoi vous enregistrez, choisissez qui peut voir ou entendre le contenu et combien de temps vous le conservez. Si vous choisissez une utilisation publique, le formulaire précise que vous pouvez le modifier (sans présenter le participant sous un faux jour) et afficher son nom.
4 Envoyez-le avant d’enregistrer
Indiquez un contact pour les questions et les retraits de consentement, puis envoyez le formulaire au participant afin qu’il le signe avant la session. Vous le contresignez, et la copie signée est classée dans votre coffre-fort.
Conseils avant l’envoi
- Dites tout de même « cette session est enregistrée » au début, même si tout le monde a signé : cela le rappelle aux participants et informe les personnes qui rejoignent la session en retard.
- Si vous utilisez un outil de transcription ou de résumé par IA, sélectionnez la première option de transcription afin que les participants le sachent.
- Choisissez la durée de conservation la plus courte qui vous convient et supprimez les enregistrements à temps.
- Pour les enfants, obtenez le consentement d’un parent ou d’un tuteur à l’aide d’un formulaire de consentement parental.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Consentement à l’enregistrement : questions fréquentes
Ai-je besoin d’un consentement pour enregistrer un appel ?
Cela dépend de l’endroit où se trouvent les participants. Certains lieux autorisent l’enregistrement si une seule personne participant à l’appel y consent ; d’autres exigent l’accord de tout le monde, et les lois sur la protection de la vie privée peuvent imposer d’autres obligations. Obtenir le consentement écrit de chacun évite toute incertitude.
Cela couvre-t-il les outils de prise de notes par IA et les transcriptions ?
Oui, si vous choisissez cette option. Les transcriptions, notes et résumés sont alors traités de la même manière que l’enregistrement lui-même.
Le participant peut-il changer d’avis ?
Oui. Il peut retirer son consentement à tout moment en écrivant à votre contact. Vous cessez de l’enregistrer et, dans la mesure du raisonnablement possible, vous supprimez les passages où il apparaît ou cessez de les utiliser. L’utilisation antérieure au retrait n’est pas affectée.
Une signature électronique est-elle valable pour ce consentement ?
En général, oui. Les signatures électroniques sont valables pour les documents courants de ce type aux États-Unis (loi américaine sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN Act) et loi uniforme sur les transactions électroniques (Uniform Electronic Transactions Act, UETA)), au Royaume-Uni, dans l’UE (règlement sur l’identification électronique et les services de confiance (eIDAS)) et au Canada, et la piste d’audit de FileIt consigne la date à laquelle le participant a signé.