Templat Borang Persetujuan Rakaman

Apakah persetujuan rakaman?

Borang persetujuan rakaman merekodkan bahawa seseorang bersetuju untuk dirakam, serta syarat persetujuan tersebut. Borang ini berguna apabila anda merakam orang yang bukan sekadar kakitangan anda sendiri dalam mesyuarat biasa: temu bual pelanggan dan pakar, panggilan bimbingan dan perundingan, kelas serta webinar yang dirakam, tetamu podcast atau lembaga penasihat. Peraturan rakaman berbeza mengikut tempat — di sesetengah tempat, semua orang dalam panggilan mesti bersetuju — jadi persetujuan bertulis ialah cara paling mudah untuk mendapatkan kepastian.

Templat ini menyatakan perkara yang akan dirakam (audio sahaja, audio dan video, atau juga apa-apa yang dikongsi pada skrin), sama ada kandungan itu akan ditranskripsikan atau diringkaskan dan sama ada alat automatik atau AI boleh digunakan, sebab rakaman dibuat, siapa yang boleh melihat atau mendengarnya — untuk dalaman sahaja, peserta lain atau orang awam — serta tempoh penyimpanannya. Peserta boleh meminta rakaman dijeda, mematikan kamera atau meninggalkan sesi, dan menarik balik persetujuan kemudian dengan menulis kepada kenalan yang anda namakan. Penganjur berjanji untuk memberitahu semua orang dalam sesi bahawa sesi itu sedang dirakam. Satu borang boleh meliputi satu sesi atau keseluruhan siri sesi.

Sesuai untuk: Temu bual, panggilan pelanggan, kelas dan webinar yang dirakam, tetamu podcast, lembaga penasihat
Ditandatangani oleh: Peserta dan penganjur
Meliputi: Satu sesi, atau setiap sesi dalam siri sehingga persetujuan ditarik balik
Panjang: 1–2 halaman

Bila hendak menggunakan persetujuan rakaman

Merakam temu bual pelanggan atau pakar untuk penyelidikan dan nota
Menggunakan pencatat nota AI dalam panggilan dengan pelanggan atau rakan kongsi
Merakam kelas, bengkel atau sesi bimbingan untuk dikongsi dengan kumpulan
Menerbitkan podcast atau temu bual video bersama tetamu
Merakam mesyuarat lembaga atau jawatankuasa yang melibatkan ahli luar

Perkara yang anda isi

12 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: peserta, penganjur.

1 Rakaman

Penganjur (orang atau organisasi)*
Nama penuh peserta*
Mesyuarat, panggilan, kelas atau temu bual*
Tarikh (atau tarikh pertama bagi satu siri)*
Persetujuan ini meliputi* sesi ini sahaja · setiap sesi dalam siri ini sehingga saya menarik balik persetujuan
Perkara yang dirakam* audio sahaja · audio dan video · audio, video dan apa-apa yang dikongsi pada skrin
Platform atau tempat
Transkrip dan ringkasan* boleh menyediakan transkrip, nota atau ringkasan Rakaman, termasuk dengan menggunakan transkripsi automatik atau alat AI · boleh meminta seseorang menyediakan transkrip, nota atau ringkasan Rakaman, tetapi tidak akan menggunakan alat automatik atau AI · tidak akan mentranskripsikan atau meringkaskan Rakaman, selain nota ringkas tentang keputusan dan tindakan

2 Cara ia digunakan

Sebab ia dirakam*
Pihak yang boleh melihat atau mendengarnya* orang dalam organisasi Penganjur yang memerlukannya untuk tujuan di atas · peserta lain dan orang dalam organisasi Penganjur · orang awam — ia mungkin diterbitkan, contohnya dalam talian, sebagai podcast atau di media sosial
Tempoh ia disimpan* 30 hari · 90 hari · 6 bulan · 12 bulan · 3 tahun · selama yang diperlukan untuk tujuan di atas
Pihak untuk dihubungi bagi pertanyaan atau untuk menarik balik persetujuan*

3 Siapa yang menandatangani

Peserta tandatangan dan tarikh · Orang yang dirakam.
Penganjur tandatangan dan tarikh, jawatan · Orang atau organisasi yang membuat rakaman.

Kandungan persetujuan rakaman

Perkara yang akan dirakam
Cara ia akan digunakan
Penyimpanan dan tempoh ia disimpan
Pilihan saya
Peserta lain

Cara menggunakan persetujuan rakaman, langkah demi langkah

1 Terangkan sesi

Namakan mesyuarat, panggilan, kelas atau temu bual serta tarikhnya, pilih sama ada persetujuan meliputi satu sesi atau keseluruhan siri, dan nyatakan tempat sesi berlangsung — Zoom, Teams, telefon atau suatu alamat.

2 Nyatakan perkara yang dirakam

Pilih audio sahaja, audio dan video, atau juga skrin yang dikongsi. Kemudian pilih cara transkrip dan ringkasan dibuat: menggunakan alat automatik atau AI, oleh manusia sahaja atau langsung tidak dibuat.

3 Tetapkan penggunaan dan tempoh penyimpanan

Tulis sebab anda merakamnya, pilih siapa yang boleh melihat atau mendengarnya dan berapa lama anda menyimpannya. Jika anda memilih penggunaan awam, borang ini menambah bahawa anda boleh menyuntingnya (tanpa menggambarkan peserta secara tidak tepat) dan memaparkan nama mereka.

4 Hantar sebelum merakam

Namakan kenalan untuk pertanyaan dan penarikan balik persetujuan, kemudian hantar borang kepada peserta untuk ditandatangani sebelum sesi. Anda turut menandatanganinya, dan salinan yang telah ditandatangani difailkan dalam peti simpanan anda.

Petua sebelum menghantarnya

Anda tetap perlu menyatakan "sesi ini sedang dirakam" pada permulaan, walaupun semua orang telah menandatangani — ini mengingatkan mereka dan memaklumkan sesiapa yang menyertai lewat.
Jika anda menggunakan alat transkripsi atau ringkasan AI, pilih pilihan transkripsi pertama supaya peserta mengetahuinya.
Pilih tempoh penyimpanan paling singkat yang sesuai untuk anda dan padamkan rakaman tepat pada masanya.
Bagi kanak-kanak, dapatkan persetujuan daripada ibu bapa atau penjaga menggunakan borang persetujuan ibu bapa atau penjaga.

Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit

Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.

Gunakan templat persetujuan rakaman — percuma

Soalan lazim tentang Persetujuan rakaman

Adakah saya memerlukan persetujuan untuk merakam panggilan?

Ia bergantung pada lokasi peserta. Sesetengah tempat membenarkan rakaman jika seorang daripada peserta dalam panggilan bersetuju; tempat lain memerlukan semua orang bersetuju, dan undang-undang privasi mungkin mengenakan tanggungjawab tambahan. Mendapatkan persetujuan bertulis daripada semua orang mengelakkan persoalan ini.

Adakah ini meliputi pencatat nota AI dan transkrip?

Ya, jika anda memilih pilihan tersebut. Transkrip, nota dan ringkasan kemudiannya dikendalikan dengan cara yang sama seperti rakaman itu sendiri.

Bolehkah peserta mengubah fikiran?

Ya. Mereka boleh menarik balik persetujuan pada bila-bila masa dengan menulis kepada kenalan anda. Anda perlu berhenti merakam mereka dan, jika munasabah untuk dilakukan, memadamkan atau berhenti menggunakan bahagian yang memaparkan mereka. Penggunaan sebelum persetujuan ditarik balik tidak terjejas.

Adakah tandatangan elektronik sah untuk persetujuan ini?

Secara amnya, ya. Tandatangan elektronik sah untuk dokumen biasa seperti ini di AS (ESIGN Act and UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada, dan jejak audit FileIt merekodkan masa peserta menandatangani.