¿Qué es consentimiento para grabar?
Un formulario de consentimiento para grabar deja constancia de que una persona aceptó ser grabada y bajo qué condiciones. Es útil siempre que grabes a personas que no sean simplemente parte de tu propio equipo en una reunión rutinaria: entrevistas con clientes y expertos, llamadas de coaching y consultoría, clases y seminarios web grabados, invitados de pódcasts o consejos asesores. Las normas sobre grabación varían según el lugar; en algunos, todas las personas que participan en una llamada deben dar su consentimiento. Por eso, el consentimiento por escrito es la forma más sencilla de asegurarte.
Esta plantilla indica qué se capturará (solo audio, audio y vídeo, o también todo lo que se comparta en pantalla), si se transcribirá o resumirá y si podrán utilizarse herramientas automatizadas o de IA, por qué se graba, quién puede verlo o escucharlo (solo personas internas, los demás participantes o el público) y cuánto tiempo se conservará. El participante puede pedir que se haga una pausa, apagar su cámara o abandonar la sesión, y retirar su consentimiento más adelante escribiendo al contacto que indiques. El organizador se compromete a informar a todas las personas de la sesión de que se está grabando. Un formulario puede cubrir una sola sesión o toda una serie.
- Ideal para
- Entrevistas, llamadas con clientes, clases y seminarios web grabados, invitados de pódcasts y consejos asesores
- Firmado por
- El participante y el organizador
- Cubre
- Una sesión o todas las sesiones de una serie hasta que se retire el consentimiento
- Extensión
- 1–2 páginas
Cuándo usar un consentimiento para grabar
- Grabar entrevistas con clientes o expertos para investigación y toma de notas
- Usar una herramienta de notas con IA en llamadas con clientes o socios
- Grabar una clase, taller o sesión de coaching para compartirla con el grupo
- Publicar un pódcast o una entrevista en vídeo con un invitado
- Grabar una reunión de consejo o comité en la que participen personas externas
Lo que debes completar
12 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: participante, organizador.
1 La grabación
- Organizador (persona u organización)*
- Nombre completo de la persona participante*
- Reunión, llamada, clase o entrevista*
- Fecha (o primera fecha de una serie)*
- Este consentimiento cubre* solo esta sesión · todas las sesiones de esta serie hasta que retire mi consentimiento
- Qué se graba* solo audio · audio y vídeo · audio, vídeo y todo lo que se comparta en pantalla
- Plataforma o lugar
- Transcripciones y resúmenes* puede realizar una transcripción, tomar notas o elaborar un resumen de la Grabación, incluso mediante transcripción automatizada o herramientas de IA · puede hacer que una persona realice una transcripción, tome notas o elabore un resumen de la Grabación, pero no utilizará herramientas automatizadas ni de IA · no transcribirá ni resumirá la Grabación, salvo para tomar breves notas sobre decisiones y acciones
2 Cómo se utiliza
- Por qué se graba*
- Quién puede verla o escucharla* las personas de la organización del Organizador que la necesiten para la finalidad indicada anteriormente · las demás personas participantes y las personas de la organización del Organizador · el público: puede publicarse, por ejemplo, en internet, como pódcast o en redes sociales
- Durante cuánto tiempo se conserva* 30 días · 90 días · 6 meses · 12 meses · 3 años · mientras sea necesaria para la finalidad indicada anteriormente
- Contacto para preguntas o para retirar el consentimiento*
3 Quién firma
- Participante firma y fecha · La persona que será grabada.
- Organizador firma y fecha, cargo · La persona u organización que realiza la grabación.
Qué incluye el consentimiento para grabar
- Qué se grabará
- Cómo se utilizará
- Almacenamiento y plazo de conservación
- Mis opciones
- Otras personas participantes
Cómo usar el consentimiento para grabar, paso a paso
1 Describe la sesión
Indica el nombre de la reunión, llamada, clase o entrevista y su fecha, elige si el consentimiento cubre una sola sesión o toda la serie e indica dónde tiene lugar: Zoom, Teams, teléfono o una dirección.
2 Indica qué se captura
Elige solo audio, audio y vídeo, o también la pantalla compartida. Después, elige cómo se crean las transcripciones y los resúmenes: con herramientas automatizadas o de IA, solo por una persona o de ninguna manera.
3 Establece el uso y la conservación
Explica por qué estás grabando, elige quién puede verlo o escucharlo y durante cuánto tiempo lo conservarás. Si eliges el uso público, el formulario añade que puedes editarlo (sin representar al participante de forma engañosa) y mostrar su nombre.
4 Envíalo antes de grabar
Indica un contacto para preguntas y retiradas del consentimiento y envíaselo al participante para que lo firme antes de la sesión. Tú lo contrafirmas y la copia firmada se archiva en tu bóveda.
Consejos antes de enviarlo
- Di igualmente «esta sesión se está grabando» al principio, aunque todo el mundo haya firmado: sirve de recordatorio y permite informar a quienes se incorporen tarde.
- Si utilizas una herramienta de transcripción o resumen con IA, elige la primera opción de transcripción para que los participantes lo sepan.
- Elige el periodo de conservación más corto que te funcione y elimina las grabaciones a tiempo.
- En el caso de menores, obtén el consentimiento de uno de sus progenitores o de su tutor mediante un formulario de consentimiento parental.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Consentimiento para grabar
¿Necesito consentimiento para grabar una llamada?
Depende del lugar en el que se encuentren los participantes. En algunos lugares se permite grabar si una persona de la llamada da su consentimiento; en otros, todas deben aceptarlo, y las leyes de privacidad pueden añadir obligaciones. Obtener el consentimiento por escrito de todas las personas evita la duda.
¿Esto incluye las herramientas de notas con IA y las transcripciones?
Sí, si eliges esa opción. Las transcripciones, notas y resúmenes se tratan entonces de la misma manera que la propia grabación.
¿Puede el participante cambiar de opinión?
Sí. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento escribiendo a tu contacto. Dejas de grabarle y, cuando sea razonablemente posible, eliminas o dejas de utilizar las partes en las que aparece. El uso realizado antes de la retirada no se ve afectado.
¿Es válida una firma electrónica para este consentimiento?
Por lo general, sí. Las firmas electrónicas son válidas para documentos ordinarios como este en EE. UU. (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional, ESIGN Act, y Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas, UETA), el Reino Unido, la UE (Reglamento eIDAS) y Canadá, y el registro de auditoría de FileIt deja constancia de cuándo firmó el participante.