ما هو الموافقة على التسجيل؟
يسجل نموذج الموافقة على التسجيل موافقة الشخص على تسجيله، والشروط التي تمت الموافقة بموجبها. ويفيد كلما سجلت أشخاصًا ليسوا مجرد موظفين لديك في اجتماع اعتيادي، مثل مقابلات العملاء والخبراء، ومكالمات التدريب والاستشارات، والدروس والندوات المسجلة، وضيوف البودكاست، أو المجالس الاستشارية. وتختلف قواعد التسجيل من مكان إلى آخر — ففي بعض الأماكن يجب أن يوافق كل من في المكالمة — لذلك تُعد الموافقة الخطية أبسط طريقة للتأكد.
يوضح هذا القالب ما سيتم التقاطه (الصوت فقط، أو الصوت والصورة، أو أيضًا أي شيء تتم مشاركته على الشاشة)، وما إذا كان سيتم تفريغه أو تلخيصه، وما إذا كان يجوز استخدام أدوات آلية أو أدوات ذكاء اصطناعي، وسبب التسجيل، ومن يجوز له رؤيته أو سماعه — داخليًا فقط، أو المشاركون الآخرون، أو عامة الناس — ومدة الاحتفاظ به. ويمكن للمشارك أن يطلب إيقاف التسجيل مؤقتًا، أو إيقاف تشغيل كاميرته، أو مغادرة الجلسة، كما يمكنه سحب موافقته لاحقًا عبر الكتابة إلى جهة الاتصال التي تحددها. ويتعهد المنظم بإبلاغ الجميع في الجلسة بأنها قيد التسجيل. ويمكن لنموذج واحد أن يغطي جلسة واحدة أو سلسلة كاملة.
- الأنسب لـ
- المقابلات، ومكالمات العملاء، والدروس والندوات المسجلة، وضيوف البودكاست، والمجالس الاستشارية
- يوقّعه
- المشارك والمنظم
- يغطي
- جلسة واحدة، أو كل جلسة في سلسلة حتى سحب الموافقة
- الطول
- صفحة إلى صفحتين
متى تستخدم الموافقة على التسجيل
- تسجيل مقابلات العملاء أو الخبراء لأغراض البحث وتدوين الملاحظات
- استخدام أداة ذكاء اصطناعي لتدوين الملاحظات في المكالمات مع العملاء أو الشركاء
- تسجيل درس أو ورشة عمل أو جلسة تدريب لمشاركتها مع المجموعة
- نشر بودكاست أو مقابلة فيديو مع ضيف
- تسجيل اجتماع مجلس إدارة أو لجنة يضم أعضاء من خارج المؤسسة
ما ستملؤه
12 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: المشارك, المنظِّم.
1 التسجيل
- المنظِّم (الشخص أو المنظمة)*
- الاسم الكامل للمشارك*
- الاجتماع أو المكالمة أو الصف أو المقابلة*
- التاريخ (أو تاريخ البدء لسلسلة)*
- تشمل هذه الموافقة* هذه الجلسة فقط · كل جلسة في هذه السلسلة إلى أن أسحب موافقتي
- ما سيُسجَّل* الصوت فقط · الصوت والصورة · الصوت والصورة وكل ما يُشارك على الشاشة
- المنصة أو المكان
- النصوص والملخصات* إجراء تفريغ أو تدوين ملاحظات أو إعداد ملخص للتسجيل، بما في ذلك باستخدام التفريغ الآلي أو أدوات الذكاء الاصطناعي · تكليف شخص بإجراء تفريغ أو تدوين ملاحظات أو إعداد ملخص للتسجيل، من دون استخدام أدوات آلية أو أدوات ذكاء اصطناعي · عدم تفريغ التسجيل أو تلخيصه، باستثناء تدوين ملاحظات موجزة عن القرارات والإجراءات
2 كيفية استخدامه
- سبب التسجيل*
- من يجوز له رؤيته أو سماعه* الأشخاص داخل منظمة المنظِّم الذين يحتاجون إليه للغرض المذكور أعلاه · المشاركون الآخرون والأشخاص داخل منظمة المنظِّم · الجمهور — يجوز نشره، على سبيل المثال عبر الإنترنت أو كبودكاست أو على وسائل التواصل الاجتماعي
- مدة الاحتفاظ به* 30 يومًا · 90 يومًا · 6 أشهر · 12 شهرًا · 3 سنوات · ما دام ذلك ضروريًا للغرض المذكور أعلاه
- جهة الاتصال للاستفسارات أو لسحب الموافقة*
3 من يوقّع
- المشارك التوقيع والتاريخ · الشخص الذي يجري تسجيله.
- المنظِّم التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · الشخص أو المنظمة التي تجري التسجيل.
ما يغطيه الموافقة على التسجيل
- ما سيُسجَّل
- كيفية استخدامه
- التخزين ومدة الاحتفاظ به
- خياراتي
- المشاركون الآخرون
استخدام الموافقة على التسجيل خطوة بخطوة
1 صِف الجلسة
اذكر اسم الاجتماع أو المكالمة أو الدرس أو المقابلة وتاريخها، واختر ما إذا كانت الموافقة تغطي جلسة واحدة أو السلسلة بأكملها، واذكر مكان انعقادها — Zoom أو Teams أو الهاتف أو عنوانًا محددًا.
2 حدّد ما سيتم التقاطه
اختر الصوت فقط، أو الصوت والصورة، أو أيضًا الشاشة المشتركة. ثم اختر طريقة إعداد التفريغات والملخصات: باستخدام أدوات آلية أو أدوات ذكاء اصطناعي، أو بواسطة شخص فقط، أو عدم إعدادها إطلاقًا.
3 حدّد الاستخدام والاحتفاظ
اكتب سبب تسجيلها، واختر من يجوز له رؤيتها أو سماعها، ومدة احتفاظك بها. وإذا اخترت الاستخدام العام، يضيف النموذج أنك قد تعدّلها (من دون تحريف ما قاله المشارك أو فعله) وتعرض اسمه.
4 أرسله قبل التسجيل
حدّد جهة اتصال للاستفسارات وطلبات سحب الموافقة، ثم أرسله إلى المشارك ليوقّعه قبل الجلسة. وتوقّع عليه بدورك، ثم تُحفظ النسخة الموقّعة في خزنتك.
نصائح قبل الإرسال
- استمر في قول «هذه الجلسة قيد التسجيل» في البداية، حتى إذا وقّع الجميع — فهذا يذكّرهم ويشمل أي شخص ينضم متأخرًا.
- إذا كنت تستخدم أداة لتفريغ التسجيل أو تلخيصه بالذكاء الاصطناعي، فاختر خيار التفريغ الأول حتى يعرف المشاركون ذلك.
- اختر أقصر مدة احتفاظ تناسبك واحذف التسجيلات في موعدها.
- بالنسبة للأطفال، احصل على موافقة أحد الوالدين أو الوصي باستخدام نموذج موافقة الوالدين.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن الموافقة على التسجيل
هل أحتاج إلى موافقة لتسجيل مكالمة؟
يعتمد ذلك على أماكن وجود المشاركين. تسمح بعض الأماكن بالتسجيل إذا وافق شخص واحد في المكالمة؛ بينما تشترط أماكن أخرى موافقة الجميع، وقد تفرض قوانين الخصوصية التزامات إضافية. والحصول على موافقة خطية من الجميع يزيل هذا التساؤل.
هل يشمل ذلك أدوات تدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي والتفريغات؟
نعم، إذا اخترت هذا الخيار. وعندها تُعامل التفريغات والملاحظات والملخصات بالطريقة نفسها التي يُعامل بها التسجيل نفسه.
هل يمكن للمشارك تغيير رأيه؟
نعم. يمكنه سحب موافقته في أي وقت عبر الكتابة إلى جهة الاتصال الخاصة بك. وتتوقف عن تسجيله، وتحذف أو تتوقف عن استخدام الأجزاء التي يظهر فيها، متى كان ذلك ممكنًا بصورة معقولة. ولا يتأثر الاستخدام الذي تم قبل سحب الموافقة.
هل يكون التوقيع الإلكتروني صالحًا لهذه الموافقة؟
عمومًا، نعم. فالتوقيعات الإلكترونية صالحة للمستندات العادية مثل هذا المستند في الولايات المتحدة (قانون ESIGN (ESIGN Act) وقانون UETA (UETA))، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (لائحة eIDAS (eIDAS))، وكندا، كما يسجل سجل التدقيق في FileIt وقت توقيع المشارك.