Qu’est-ce qu’un demande de congé ?
Lorsqu’un salarié a besoin de s’absenter plus longtemps que ses congés habituels — pour s’occuper d’un proche, étudier, voyager ou se rétablir — les deux parties doivent avoir les mêmes réponses par écrit : la date exacte de début et de fin du congé, son caractère rémunéré ou non, le sort des avantages, la manière de rester en contact et le poste auquel le salarié reprendra le travail. Un formulaire de congé consigne tous ces éléments avant le départ.
La partie A correspond à la demande du salarié : type de congé, premier et dernier jour, date de reprise et motif facultatif (sans avoir à communiquer de détails médicaux). La partie B définit les conditions approuvées : rémunération (sans solde, partiellement rémunérée ou rémunérée), avantages (maintenus, suspendus ou maintenus avec paiement de la part du salarié), indication claire que l’accumulation des congés et de l’ancienneté dépend de la politique applicable et du droit local, comportement pendant le congé, maintien du contact, équipement et accès, ainsi que les modalités de reprise — au même poste ou à un poste comparable, avec un préavis pour reprendre plus tôt ou demander une prolongation. Elle précise également que tout droit légal à un congé s’applique en complément.
- Idéal pour
- Un congé sans solde ou prolongé que l’employeur accepte d’accorder
- Signé par
- Le salarié (demande) et l’employeur (approbation)
- Options de rémunération
- Sans solde, partiellement rémunéré ou rémunéré
- Longueur
- Environ 2 pages
Quand utiliser un demande de congé
- Plusieurs semaines de congé sans solde pour s’occuper d’un proche
- Voyage prolongé ou pause professionnelle plus courte qu’un congé sabbatique
- Temps libre pour préparer un examen ou terminer une formation
- Congé supplémentaire pour raisons de santé après épuisement des congés maladie rémunérés
- Congé combinant quelques jours de congés rémunérés et une période sans solde
Ce que vous remplissez
17 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : salarié, employeur.
1 La demande
- Nom de l'entreprise*
- Date de la demande*
- Nom complet du salarié*
- Intitulé du poste
- Type de congé* Congé personnel · Congé familial ou d'aidant · Congé pour études ou formation · Voyage prolongé · Congé pour raisons de santé · Autre congé
- Motif (facultatif)
2 Dates
- Premier jour de congé*
- Dernier jour de congé*
- Date de reprise du travail*
3 Rémunération et avantages sociaux
- Rémunération pendant le congé* Non rémunéré · Partiellement rémunéré · Rémunéré
- Modalités de rémunération du congé partiellement rémunéré
- Avantages sociaux pendant le congé* Les avantages sociaux se poursuivent normalement pendant le Congé · Les avantages sociaux sont suspendus pendant le Congé et reprennent lorsque le Salarié revient · Les avantages sociaux se poursuivent pendant le Congé, et le Salarié paie sa propre part du coût
- Détails des avantages sociaux
4 Retour
- Au retour, le Salarié reprend* son poste · son poste ou, si cela n'est pas raisonnablement possible, un poste similaire assorti de conditions non moins favorables
- Préavis pour reprendre plus tôt ou demander une prolongation (jours)*
- Maintien du contact
- Équipement et accès de l'entreprise
5 Qui signe
- Salarié signature et date · La personne qui demande un congé
- Employeur signature et date, fonction · Le responsable ou le membre des ressources humaines qui l'approuve
Ce que couvre le demande de congé
- Partie A — Demande
- Partie B — Conditions du congé approuvé
- Rémunération
- Avantages sociaux et ancienneté
- Pendant le Congé
- Retour au travail
- Droits légaux
Utiliser le demande de congé, étape par étape
1 Remplissez la demande
Ajoutez le salarié, le type de congé et les dates — premier jour, dernier jour et date de reprise. Le motif est facultatif ; limitez-le aux éléments nécessaires à l’examen de la demande.
2 Déterminez la rémunération et les avantages
Choisissez entre un congé sans solde, partiellement rémunéré ou rémunéré. Pour un congé partiellement rémunéré, précisez les modalités (par exemple, les 10 premiers jours comme congés rémunérés). Indiquez ensuite ce qu’il advient des avantages et ajoutez des précisions, notamment sur le paiement par le salarié de sa part de l’assurance.
3 Planifiez la reprise
Choisissez si le salarié reprend son même poste ou, si cela n’est raisonnablement pas possible, un poste similaire. Définissez le préavis nécessaire pour reprendre plus tôt ou demander une prolongation, puis indiquez comment vous resterez en contact et ce qu’il adviendra de son ordinateur portable et de ses accès aux systèmes.
4 Envoyez le document pour obtenir les deux signatures
Mettez d’abord les conditions au point avec le salarié, puis remplissez le formulaire et envoyez-le. Le salarié signe la demande et vous signez l’approbation en tant qu’employeur ; la copie signée est classée dans votre coffre-fort.
Conseils avant l’envoi
- Vérifiez si le congé constitue un droit légal — les congés familiaux, médicaux, parentaux, pour service de juré ou militaires le sont souvent. Le formulaire précise que les droits légaux s’appliquent également, mais vos obligations peuvent être plus spécifiques.
- Vérifiez les règles de chaque régime d’avantages avant de promettre le maintien de la couverture pendant un congé sans solde ; certains assureurs le limitent.
- Mettez-vous d’accord sur la manière et la fréquence du maintien du contact avant le début du congé. Des contacts trop fréquents peuvent donner l’impression que le salarié travaille.
- Fixez une date pour confirmer le plan de reprise quelques semaines avant le retour du salarié.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Demande de congé : questions fréquentes
Le congé sans solde est-il un droit ?
Certains types de congé sont des droits légaux dans de nombreux endroits — par exemple les congés familiaux, médicaux ou parentaux — tandis que d’autres relèvent de la décision de l’employeur. Ce formulaire consigne le congé que l’employeur accepte d’accorder et précise que tout droit légal s’applique également, sans être réduit.
Les congés et l’ancienneté continuent-ils de s’accumuler pendant un congé sans solde ?
Cela dépend de vos politiques, des règles du régime d’avantages et du droit local. Le formulaire le précise et engage l’entreprise à confirmer la situation sur demande, plutôt qu’à faire une promesse qui pourrait ne pas être valable là où vous vous trouvez.
Que se passe-t-il si le salarié ne revient pas à temps ?
Le formulaire précise que l’entreprise essaiera d’abord de le contacter et qu’une absence inexpliquée après cela pourra être traitée conformément aux procédures d’absence de l’entreprise. Il ne considère pas un retour tardif comme une démission automatique.
Ce formulaire peut-il être signé électroniquement ?
En général, oui. Les signatures électroniques sont largement acceptées pour les documents professionnels de ce type aux États-Unis (ESIGN Act and UETA), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada.