Qu’est-ce qu’un accord de prime de cooptation ?
Les primes de cooptation comptent parmi les moyens les moins coûteux de recruter de bons profils, mais elles créent des tensions lorsque les conditions sont floues : deux salariés revendiquent le même candidat, la nouvelle recrue part après six semaines ou le salarié recommandant démissionne avant le jour du paiement. Un accord de prime de cooptation règle ces questions pour une recommandation précise, avant que quiconque ne soit lésé.
Ce modèle indique le salarié, le candidat et le poste, et fixe le montant de la prime, la période d’éligibilité pendant laquelle la nouvelle recrue doit rester, ainsi que les modalités de paiement : en une fois ou en deux moitiés. Il énumère les exclusions habituelles — candidats déjà présents dans votre vivier, présentations par une agence, responsables du recrutement recommandant quelqu’un dans leur propre équipe — et attribue la prime à la personne ayant recommandé le candidat en premier. Vous choisissez également si la prime reste due lorsque le salarié recommandant quitte l’entreprise, et confirmez que le candidat sera évalué comme n’importe quel autre candidat.
- Idéal pour
- Confirmer la prime pour un candidat ou une nouvelle recrue recommandée en particulier
- Signé par
- L’employeur (RH ou responsable du recrutement) et le salarié recommandant
- Paiement
- Un versement après la période d’éligibilité, ou la moitié à l’arrivée et l’autre moitié à la fin de cette période
- Longueur
- Environ 2 pages, paraphées sur chaque page
Quand utiliser un accord de prime de cooptation
- Un salarié recommande un ami pour un poste à pourvoir et vous souhaitez confirmer la prime
- Un candidat recommandé a accepté une offre et vous fixez la date de versement
- Vous gérez un programme de cooptation et souhaitez faire valider chaque versement séparément
- Une recommandation pour un poste difficile à pourvoir donne droit à une prime exceptionnelle plus élevée
- Vous souhaitez éviter les litiges lorsque plusieurs personnes recommandent le même candidat
Ce que vous remplissez
16 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : employeur, salarié.
1 Les parties
- Date de l’accord*
- Employeur (nom de l’entreprise)*
- Nom complet du salarié recommandant*
- Intitulé du poste du salarié recommandant
2 La recommandation
- Nom de la personne recommandée*
- Poste pour lequel cette personne a été recommandée*
- Date de soumission de la recommandation*
- Date de début du nouvel embauché
- Durée de validité de la recommandation (mois)
3 La prime
- Devise*
- Montant de la prime*
- Modalités de versement de la prime* En un seul versement après la période de qualification · En deux parts égales : la moitié après le début du nouvel embauché et l’autre moitié après la période de qualification
- Durée minimale d’emploi du nouvel embauché (mois)*
4 Conditions
- Si le salarié recommandant quitte l’entreprise en premier* Aucune prime n’est versée si le Salarié a quitté l’entreprise ou a donné son préavis · La prime est tout de même versée si le Salarié a quitté l’entreprise
- Politique de recommandation applicable
- Droit applicable*
5 Qui signe
- Employeur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Personne autorisée à approuver les primes, généralement un membre des ressources humaines ou le responsable du recrutement.
- Salarié signature et date, initiales sur chaque page · Le salarié qui a effectué la recommandation.
Ce que couvre le accord de prime de cooptation
- La recommandation
- La prime
- Conditions de versement
- Égalité de traitement dans le recrutement
- Dispositions générales
Utiliser le accord de prime de cooptation, étape par étape
1 Identifier la recommandation
Saisissez le salarié recommandant, le candidat, le poste et la date à laquelle vous avez reçu la recommandation : cette date détermine qui a recommandé le candidat en premier. Si le candidat a déjà été embauché, ajoutez sa date d’arrivée ; sinon, indiquez pendant combien de temps la recommandation reste valable.
2 Définir la prime et la période d’éligibilité
Indiquez le montant brut et le nombre de mois pendant lesquels la nouvelle recrue doit rester avant que la prime ne soit acquise. Choisissez un versement unique à la fin de cette période, ou la moitié après la date d’arrivée et l’autre moitié à la fin de la période.
3 Décider ce qui se passe si le salarié recommandant part
Choisissez si le salarié recommandant doit toujours être employé à la date du paiement. Les règles concernant les primes déjà acquises varient selon les pays ; vérifiez-les avant de vous appuyer sur l’option la plus stricte. Indiquez le nom de votre politique de cooptation, si vous en avez une.
4 Envoyer pour signature
Ajoutez l’adresse e-mail du salarié recommandant et signez au nom de l’entreprise. Vous paraphez tous deux chaque page, et l’accord signé est classé dans votre coffre-fort — une preuve utile lorsque la paie demande pourquoi la prime a été versée.
Conseils avant l’envoi
- Fixez la période d’éligibilité entre la fin de la période d’essai et le moment où la plupart des recrutements inadéquats prennent fin — trois à six mois est une durée courante.
- Enregistrez la date de la recommandation dès sa réception. C’est elle qui permet de trancher les litiges sur la personne ayant recommandé le candidat en premier.
- Informez la paie que la prime constitue une rémunération imposable afin que les retenues soient correctement effectuées.
- Écartez le salarié recommandant de la décision d’embauche concernant sa recommandation, comme l’exige l’accord, afin de préserver l’équité du processus.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accord de prime de cooptation : questions fréquentes
Une prime de cooptation est-elle imposable ?
En général, oui : elle est considérée comme une rémunération. L’accord précise que l’entreprise effectuera les retenues fiscales et autres retenues exigées par la loi, et que le montant indiqué est un montant brut.
Que se passe-t-il si la nouvelle recrue part plus tôt ?
Si elle part, donne ou reçoit son préavis avant la fin de la période d’éligibilité, aucune prime n’est due. Avec l’option en deux versements, la première moitié déjà payée n’est pas récupérée, mais la seconde moitié n’est pas versée.
Que se passe-t-il si deux salariés recommandent la même personne ?
La prime revient uniquement à la personne dont la recommandation a été reçue en premier par l’entreprise, et elle n’est versée qu’une seule fois par candidat, même si celui-ci est réembauché ultérieurement.
Un salarié peut-il signer ce document électroniquement ?
Oui. Dans la plupart des pays, notamment aux États-Unis (loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN Act) et loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA)), au Royaume-Uni, dans l’UE (règlement eIDAS) et au Canada, une signature électronique est généralement valable pour un document d’emploi courant comme celui-ci. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement (Certificate of Completion) avec le PDF signé, comme preuve de l’identité des signataires et de la date de signature.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez utiliser gratuitement ce modèle avec l’application de signature électronique de FileIt. Les signataires n’ont pas besoin d’un compte FileIt.