Qu’est-ce qu’un formulaire d’entretien de départ ?
Un formulaire d’entretien de départ consigne les commentaires d’un salarié quittant l’entreprise sur son poste, son responsable, sa rémunération, sa charge de travail et la culture de l’entreprise, ainsi que les véritables raisons de son départ. Recueillies de manière cohérente, ces réponses font apparaître des tendances — une équipe avec un fort turnover, une tranche de rémunération devenue insuffisante, un responsable qui a besoin d’accompagnement — que vous entendez rarement lorsque les personnes sont encore en poste.
Les RH remplissent ce formulaire à partir de l’entretien (ou d’un questionnaire écrit), puis le salarié le signe, confirmant qu’il retranscrit fidèlement les propos qu’il a choisi de tenir. Il couvre la raison principale du départ et l’explication du salarié, huit évaluations rapides, des commentaires libres, les éventuelles préoccupations qu’il vous a demandé d’examiner et les personnes qui verront ses réponses. Il précise également que la participation est volontaire, que les réponses n’ont aucune incidence sur le solde de tout compte ou les références professionnelles, et que la signature ne constitue pas une renonciation à quelque réclamation que ce soit.
- Idéal pour
- Démissions, départs à la retraite et fin de contrats à durée déterminée
- Signé par
- Le salarié quittant l’entreprise et le représentant des RH ayant mené l’entretien
- Évaluations
- Six domaines, de Très bon à Très mauvais, ainsi que les questions « recommanderiez-vous » et « reviendriez-vous »
- Longueur
- Environ 2 pages
Quand utiliser un formulaire d’entretien de départ
- Un salarié a démissionné et vous réalisez un entretien de départ durant sa dernière semaine
- Vous envoyez un questionnaire de départ écrit et souhaitez faire valider les réponses par une signature
- Un salarié présent depuis longtemps part à la retraite et vous souhaitez recueillir ce qui a bien fonctionné
- Un contrat à durée déterminée ou saisonnier arrive à son terme et vous souhaitez recueillir des commentaires avant le départ des personnes concernées
- Un salarié quittant l’entreprise soulève une préoccupation que vous devez consigner et examiner
Ce que vous remplissez
25 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : salarié, représentant rh.
1 L'entretien
- Employeur (nom de l'entreprise)*
- Nom complet du salarié*
- Intitulé du poste*
- Service ou équipe
- Dernier jour de travail*
- Date de l'entretien*
- Modalités de l'entretien* en personne · par visioconférence · par téléphone · par écrit (questionnaire)
2 Motifs du départ
- Motif principal du départ* Un nouvel emploi ailleurs · Changement de carrière · Rémunération ou avantages · Relation avec le responsable ou l'équipe · Charge de travail ou horaires · Absence de progression ou de développement · Déménagement · Raisons personnelles ou familiales
- Avec les propres mots du salarié : pourquoi part-il ?
- Quelque chose aurait-il pu modifier sa décision ?
3 Évaluations
- Évaluation : le poste lui-même* Très bon · Bon · Correct · Médiocre · Très médiocre · Non abordé
- Évaluation : soutien de son responsable* Très bon · Bon · Correct · Médiocre · Très médiocre · Non abordé
- Évaluation : rémunération et avantages* Très bon · Bon · Correct · Médiocre · Très médiocre · Non abordé
- Évaluation : formation et développement* Très bon · Bon · Correct · Médiocre · Très médiocre · Non abordé
- Évaluation : charge de travail et équilibre vie professionnelle-vie personnelle* Très bon · Bon · Correct · Médiocre · Très médiocre · Non abordé
- Évaluation : culture de l'équipe et de l'entreprise* Très bon · Bon · Correct · Médiocre · Très médiocre · Non abordé
- Recommanderait-il l'entreprise comme employeur ?* Oui · Peut-être · Non · Préfère ne pas répondre
- Envisagerait-il de revenir à l'avenir ?* Oui · Peut-être · Non · Préfère ne pas répondre
4 Retour d'expérience
- Qu'est-ce qu'il a le plus apprécié dans son travail ici ?
- Que devrait améliorer l'entreprise ?
- Retour d'expérience concernant son responsable ou son équipe
- Tout autre élément que le salarié souhaitait ajouter
- Préoccupations dont le salarié a demandé l'examen par l'entreprise
5 Traitement du compte rendu
- Personnes qui verront ce retour d'expérience* RH, avec les thèmes communiqués à la direction sans le nom du salarié · RH et le responsable du salarié · RH uniquement
- Biens de l'entreprise restant à restituer
6 Qui signe
- Salarié signature et date · La personne qui quitte l'entreprise — elle confirme que le compte rendu reflète ce qu'elle a déclaré.
- Représentant RH signature et date, fonction · La personne qui a mené l'entretien et consigné les réponses.
Ce que couvre le formulaire d’entretien de départ
- À propos du salarié
- Motifs du départ
- Évaluations
- Retour d'expérience
- Préoccupations soulevées nécessitant un suivi
- Utilisation du présent compte rendu
Utiliser le formulaire d’entretien de départ, étape par étape
1 Menez d’abord l’entretien
Rencontrez le salarié en personne, en visioconférence ou par téléphone, ou envoyez-lui les questions par écrit. Précisez-lui avant de commencer que sa participation est volontaire et qui lira ses commentaires — le choix « Qui verra ces commentaires ? » du formulaire est imprimé dans le document.
2 Consignez ses réponses
Choisissez la raison principale du départ et saisissez son explication avec ses propres mots. Sélectionnez chaque évaluation et répondez aux questions ouvertes. Laissez une question vide si le salarié a choisi de ne pas répondre : le formulaire imprime « sans réponse » plutôt qu’un blanc gênant.
3 Notez les préoccupations éventuelles
Si le salarié a soulevé un sujet nécessitant un suivi — comportement, sécurité, rémunération — inscrivez-le dans la case réservée aux préoccupations. Une section distincte apparaît alors pour préciser que vous l’examinerez selon vos procédures habituelles.
4 Envoyez le document pour signature
Ajoutez le nom et l’adresse e-mail du salarié ainsi que les vôtres en tant que représentant des RH. Le salarié relit le document et le signe pour confirmer qu’il est fidèle ; s’il constate une erreur, il peut vous demander de la corriger avant de signer. La copie signée est classée dans votre coffre-fort.
Conseils avant l’envoi
- Menez l’entretien avec une personne autre que le responsable direct du salarié : les personnes s’expriment plus librement.
- Envoyez le formulaire dans les un ou deux jours suivant l’entretien, tant que celui-ci est encore récent pour vous deux.
- Ne faites pression sur personne pour obtenir une signature. Le formulaire reste utile même si certaines questions restent sans réponse.
- Traitez une préoccupation sérieuse soulevée lors d’un entretien de départ comme toute autre réclamation : examinez-la, ne vous contentez pas de la classer.
- Analysez chaque trimestre les évaluations de tous les salariés partis — les entretiens individuels sont des anecdotes, les tendances sont des éléments probants.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Formulaire d’entretien de départ : questions fréquentes
Le salarié doit-il participer à un entretien de départ ?
En général, non. Ce formulaire précise que la participation est volontaire et que toute question peut rester sans réponse. Les questions sans réponse sont signalées comme telles dans le document.
La signature du formulaire fait-elle renoncer le salarié à ses droits ?
Non. Le formulaire précise que sa signature ne constitue ni une lettre de démission, ni un accord transactionnel, ni une renonciation à quelque réclamation que ce soit, et qu’aucune de ses dispositions n’empêche le salarié de signaler une préoccupation à un organisme de réglementation ou à une autorité gouvernementale. Si vous convenez d’une indemnité de départ en échange d’une renonciation, utilisez plutôt un accord de séparation.
Qui devrait voir les commentaires de l’entretien de départ ?
C’est vous qui choisissez : les RH uniquement, les RH et le responsable du salarié, ou les RH, avec un partage des tendances avec la direction sans mentionner le nom du salarié. Ce choix est imprimé dans le document afin que le salarié le connaisse avant de signer.
Un salarié peut-il signer ce document électroniquement ?
Oui. Dans la plupart des pays, notamment aux États-Unis (loi sur les signatures électroniques (ESIGN Act) et loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA)), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (règlement eIDAS) et au Canada, une signature électronique est généralement valable pour un document professionnel courant de ce type. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement avec le PDF signé comme preuve de l’identité du signataire et de la date de signature.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez utiliser gratuitement ce modèle avec l’application eSignature de FileIt. Les signataires n’ont pas besoin d’un compte FileIt.