¿Qué es formulario de entrevista de salida?
Un formulario de entrevista de salida registra los comentarios de un empleado que se marcha sobre su trabajo, su responsable, su salario, su carga de trabajo y la cultura de la empresa, así como los verdaderos motivos de su salida. Si recopilas estas respuestas de forma sistemática, podrás detectar patrones —un equipo con mucha rotación, una banda salarial que se ha quedado atrás o un responsable que necesita apoyo— que rara vez salen a la luz mientras las personas siguen trabajando en la empresa.
RR. HH. completa este formulario a partir de la entrevista (o de un cuestionario escrito) y después el empleado lo firma, confirmando que refleja fielmente lo que decidió decir. Incluye el motivo principal de la salida y su propia explicación, ocho valoraciones rápidas, comentarios abiertos, cualquier preocupación que te haya pedido revisar y quién verá los comentarios. También indica claramente que participar era voluntario, que las respuestas no afectan al pago final ni a las referencias y que firmar no supone renunciar a ninguna reclamación.
- Ideal para
- Dimisiones, jubilaciones y finalización de contratos de duración determinada
- Firman
- El empleado que se marcha y el representante de RR. HH. que realizó la entrevista
- Valoraciones
- Seis aspectos, de Muy bueno a Muy malo, además de si recomendaría la empresa y volvería a ella
- Extensión
- Unas 2 páginas
Cuándo usar un formulario de entrevista de salida
- Un empleado ha dimitido y haces una entrevista de salida durante su última semana
- Envías un cuestionario de salida escrito y quieres que las respuestas queden firmadas
- Un empleado con muchos años en la empresa se jubila y quieres recoger qué funcionó bien
- Un contrato de duración determinada o de temporada llega a su fin y quieres obtener comentarios antes de que la persona se marche
- Un empleado que se marcha plantea una preocupación que necesitas registrar y abordar
Lo que debes completar
25 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleado, representante de rr. hh..
1 La entrevista
- Empresa empleadora (nombre de la empresa)*
- Nombre completo del empleado*
- Puesto*
- Departamento o equipo
- Último día de empleo*
- Fecha de la entrevista*
- Cómo se realizó la entrevista* en persona · por videollamada · por teléfono · por escrito (cuestionario)
2 Motivos de la salida
- Motivo principal de la salida* Un nuevo trabajo en otra empresa · Cambio profesional · Salario o beneficios · Relación con el responsable o el equipo · Carga de trabajo u horario laboral · Falta de progresión o desarrollo · Traslado · Motivos personales o familiares
- Con las palabras del empleado: ¿por qué se marcha?
- ¿Podría haber cambiado algo su decisión?
3 Valoraciones
- Valoración: el puesto en sí* Muy bueno · Bueno · Aceptable · Malo · Muy malo · No se trató
- Valoración: apoyo de su responsable* Muy bueno · Bueno · Aceptable · Malo · Muy malo · No se trató
- Valoración: salario y beneficios* Muy buenos · Buenos · Aceptables · Malos · Muy malos · No se trató
- Valoración: formación y desarrollo* Muy buenos · Buenos · Aceptables · Malos · Muy malos · No se trató
- Valoración: carga de trabajo y conciliación* Muy buenas · Buenas · Aceptables · Malas · Muy malas · No se trató
- Valoración: cultura del equipo y de la empresa* Muy buena · Buena · Aceptable · Mala · Muy mala · No se trató
- ¿Recomendaría la empresa como lugar de trabajo?* Sí · Tal vez · No · Prefiero no decirlo
- ¿Consideraría volver en el futuro?* Sí · Tal vez · No · Prefiero no decirlo
4 Comentarios
- ¿Qué valoró más de trabajar aquí?
- ¿Qué debería mejorar la empresa?
- Comentarios sobre su responsable o equipo
- Cualquier otro aspecto que el empleado quisiera añadir
- Asuntos que el empleado pidió a la empresa que investigara
5 Gestión del registro
- Quién verá estos comentarios* RR. HH.; los temas se compartirán con la dirección sin indicar el nombre del empleado · RR. HH. y el responsable del empleado · Solo RR. HH.
- Bienes de la empresa aún pendientes de devolución
6 Quién firma
- Empleado firma y fecha · La persona que se marcha; confirma que el registro refleja lo que dijo.
- Representante de RR. HH. firma y fecha, cargo · La persona que realizó la entrevista y registró las respuestas.
Qué incluye el formulario de entrevista de salida
- Información sobre el empleado
- Motivos de la salida
- Valoraciones
- Comentarios
- Asuntos planteados para su seguimiento
- Uso de este registro
Cómo usar el formulario de entrevista de salida, paso a paso
1 Haz primero la entrevista
Reúnete con el empleado en persona, por videollamada o por teléfono, o envíale las preguntas por escrito. Antes de empezar, dile que participar es voluntario y quién leerá sus comentarios; la opción «Quién verá estos comentarios» del formulario queda impresa en el registro.
2 Registra sus respuestas
Elige el motivo principal de la salida y escribe su explicación con sus propias palabras. Establece cada valoración y responde a las preguntas abiertas. Deja una pregunta vacía si decidió no responder: el formulario imprime «sin respuesta» en lugar de dejar un espacio incómodo.
3 Anota cualquier preocupación
Si el empleado ha planteado algo que requiere seguimiento —conducta, seguridad o salario—, escríbelo en el cuadro de preocupaciones. Después aparece una sección independiente que indica que lo revisarás conforme a tus procedimientos habituales.
4 Envíalo para firmar
Añade el nombre y el correo electrónico del empleado y los tuyos como representante de RR. HH. El empleado lee el registro y firma para confirmar que es fiel; si algo no es correcto, puede pedirte que lo corrijas antes de firmar. La copia firmada se archiva en tu bóveda.
Consejos antes de enviarlo
- Haz la entrevista con alguien que no sea el responsable directo del empleado: las personas suelen hablar con más franqueza.
- Envía el formulario uno o dos días después de la entrevista, mientras ambos la tenéis reciente.
- No presiones a nadie para que firme. El formulario sigue siendo útil aunque algunas preguntas queden sin responder.
- Trata una preocupación seria planteada en una entrevista de salida como cualquier otra reclamación: investígala, no te limites a archivarla.
- Revisa cada trimestre las valoraciones de todas las personas que se han marchado: las entrevistas aisladas son anécdotas; las tendencias son datos.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Formulario de entrevista de salida
¿Tiene el empleado que participar en una entrevista de salida?
Normalmente no; este formulario indica que participar era voluntario y que se podía rechazar cualquier pregunta. Las preguntas sin respuesta aparecen marcadas como tales en el registro.
¿Firmar el formulario hace que el empleado renuncie a sus derechos?
No. El formulario indica que firmarlo no es una carta de dimisión (resignation letter), un acuerdo transaccional (settlement) ni una renuncia a ninguna reclamación (release of any claim), y que nada de lo que contiene impide al empleado informar de una preocupación a un organismo regulador o a una autoridad gubernamental. Si estás acordando una indemnización por despido a cambio de una renuncia de derechos, utiliza en su lugar un acuerdo de separación (separation agreement).
¿Quién debería ver los comentarios de la entrevista de salida?
Tú eliges: solo RR. HH.; RR. HH. y el responsable del empleado; o RR. HH., compartiendo las tendencias con la dirección sin mencionar el nombre del empleado. La opción queda impresa en el registro para que el empleado la conozca antes de firmar.
¿Puede un empleado firmar este documento electrónicamente?
Sí. En la mayoría de los países, incluidos EE. UU. (ESIGN Act y UETA), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá, una firma electrónica suele ser válida para un documento laboral ordinario como este. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado como prueba de quién firmó y cuándo.
¿Es gratuita esta plantilla?
Sí. Puedes usar la plantilla gratis con la aplicación eSignature de FileIt. Las personas firmantes no necesitan una cuenta de FileIt.