Apakah borang temu duga keluar?
Borang temu duga keluar merekodkan maklum balas pekerja yang akan meninggalkan organisasi tentang pekerjaan, pengurus, gaji, beban kerja dan budaya kerja mereka, serta sebab sebenar mereka berhenti. Apabila dikumpulkan secara konsisten, jawapan ini menunjukkan corak — pasukan dengan kadar keluar masuk yang tinggi, julat gaji yang ketinggalan, atau pengurus yang memerlukan sokongan — yang jarang anda dengar selagi mereka masih bekerja.
HR mengisi borang ini berdasarkan temu duga (atau soal selidik bertulis), kemudian pekerja menandatanganinya untuk mengesahkan bahawa borang itu merekodkan dengan adil perkara yang mereka pilih untuk katakan. Borang ini merangkumi sebab utama berhenti dan penjelasan mereka sendiri, lapan penilaian ringkas, maklum balas terbuka, sebarang kebimbangan yang mereka minta anda siasat, serta pihak yang akan melihat maklum balas tersebut. Borang ini juga menyatakan dengan jelas bahawa penyertaan adalah secara sukarela, jawapan tidak menjejaskan gaji akhir atau surat rujukan, dan tandatangan bukanlah pelepasan apa-apa tuntutan (release of any claim).
- Sesuai untuk
- Peletakan jawatan, persaraan dan tamat kontrak tempoh tetap
- Ditandatangani oleh
- Pekerja yang akan meninggalkan organisasi dan wakil HR yang menjalankan temu duga
- Penilaian
- Enam aspek daripada Sangat baik hingga Sangat lemah, serta kemungkinan mengesyorkan dan kembali
- Panjang
- Kira-kira 2 halaman
Bila hendak menggunakan borang temu duga keluar
- Seorang pekerja telah meletakkan jawatan dan anda menjalankan temu duga keluar pada minggu terakhir mereka
- Anda menghantar soal selidik keluar bertulis dan mahu jawapannya disahkan dengan tandatangan
- Seorang pekerja lama akan bersara dan anda mahu merekodkan perkara yang berjalan dengan baik
- Kontrak tempoh tetap atau bermusim akan tamat dan anda mahu mendapatkan maklum balas sebelum mereka pergi
- Seorang pekerja yang akan meninggalkan organisasi mengemukakan kebimbangan yang perlu anda rekodkan dan susuli
Perkara yang anda isi
25 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pekerja, wakil hr.
1 Temu duga
- Majikan (nama syarikat)*
- Nama penuh pekerja*
- Jawatan*
- Jabatan atau pasukan
- Hari terakhir bekerja*
- Tarikh temu duga*
- Cara temu duga dijalankan* secara bersemuka · melalui panggilan video · melalui telefon · secara bertulis (soal selidik)
2 Sebab meninggalkan pekerjaan
- Sebab utama meninggalkan pekerjaan* Pekerjaan baharu di tempat lain · Perubahan kerjaya · Gaji atau faedah · Hubungan dengan pengurus atau pasukan · Beban kerja atau waktu bekerja · Tiada peluang kenaikan atau pembangunan · Berpindah tempat tinggal · Sebab peribadi atau keluarga
- Dengan kata-kata pekerja: mengapa mereka meninggalkan pekerjaan?
- Adakah apa-apa yang boleh mengubah keputusan mereka?
3 Penilaian
- Penilaian: pekerjaan itu sendiri* Sangat baik · Baik · Sederhana · Lemah · Sangat lemah · Tidak dibincangkan
- Penilaian: sokongan daripada pengurus mereka* Sangat baik · Baik · Sederhana · Lemah · Sangat lemah · Tidak dibincangkan
- Penilaian: gaji dan faedah* Sangat baik · Baik · Sederhana · Lemah · Sangat lemah · Tidak dibincangkan
- Penilaian: latihan dan pembangunan* Sangat baik · Baik · Sederhana · Lemah · Sangat lemah · Tidak dibincangkan
- Penilaian: beban kerja dan keseimbangan kerja-kehidupan* Sangat baik · Baik · Sederhana · Lemah · Sangat lemah · Tidak dibincangkan
- Penilaian: budaya pasukan dan syarikat* Sangat baik · Baik · Sederhana · Lemah · Sangat lemah · Tidak dibincangkan
- Adakah mereka akan mengesyorkan syarikat ini sebagai tempat untuk bekerja?* Ya · Mungkin · Tidak · Tidak mahu menyatakan
- Adakah mereka akan mempertimbangkan untuk kembali pada masa hadapan?* Ya · Mungkin · Tidak · Tidak mahu menyatakan
4 Maklum balas
- Apakah perkara yang paling mereka hargai tentang bekerja di sini?
- Apakah yang patut diperbaiki oleh syarikat?
- Maklum balas tentang pengurus atau pasukan mereka
- Apa-apa lagi yang ingin ditambah oleh pekerja
- Kebimbangan yang diminta oleh pekerja untuk disiasat oleh syarikat
5 Pengendalian rekod
- Siapa yang akan melihat maklum balas ini* HR, dengan tema dikongsi bersama pihak pengurusan tanpa nama pekerja · HR dan pengurus pekerja · HR sahaja
- Harta syarikat yang masih perlu dipulangkan
6 Siapa yang menandatangani
- Pekerja tandatangan dan tarikh · Orang yang akan meninggalkan pekerjaan — mereka mengesahkan bahawa rekod ini mencerminkan perkara yang telah mereka nyatakan.
- Wakil HR tandatangan dan tarikh, jawatan · Individu yang menjalankan temu duga dan merekodkan jawapan.
Kandungan borang temu duga keluar
- Tentang pekerja
- Sebab meninggalkan pekerjaan
- Penilaian
- Maklum balas
- Kebimbangan yang dibangkitkan untuk tindakan susulan
- Cara rekod ini digunakan
Cara menggunakan borang temu duga keluar, langkah demi langkah
1 Jalankan temu duga dahulu
Temui pekerja itu secara bersemuka, melalui video atau telefon, atau hantar soalan kepada mereka secara bertulis. Sebelum bermula, beritahu mereka bahawa penyertaan adalah secara sukarela dan siapa yang akan membaca maklum balas mereka — pilihan borang “Siapa yang akan melihat maklum balas ini” akan dicetak dalam rekod.
2 Rekodkan jawapan mereka
Pilih sebab utama mereka berhenti dan taipkan penjelasan mereka menggunakan kata-kata sendiri. Tetapkan setiap penilaian dan lengkapkan soalan terbuka. Biarkan soalan kosong jika mereka memilih untuk tidak menjawab: borang akan mencetak “tidak dijawab”, bukannya ruang kosong yang janggal.
3 Catatkan sebarang kebimbangan
Jika pekerja mengemukakan sesuatu yang memerlukan susulan — kelakuan, keselamatan atau gaji — masukkannya dalam kotak kebimbangan. Bahagian berasingan kemudiannya akan muncul, menyatakan bahawa anda akan menyemaknya mengikut prosedur biasa anda.
4 Hantar untuk ditandatangani
Masukkan nama dan e-mel pekerja serta nama dan e-mel anda sebagai wakil HR. Pekerja membaca rekod dan menandatanganinya untuk mengesahkan bahawa rekod itu adil; jika ada sesuatu yang tidak betul, mereka boleh meminta anda membetulkannya sebelum menandatangani. Salinan yang telah ditandatangani difailkan dalam peti besi anda.
Petua sebelum menghantarnya
- Jalankan temu duga dengan seseorang selain pengurus langsung pekerja — mereka lebih berterus terang.
- Hantar borang dalam tempoh satu atau dua hari selepas temu duga, sementara perkara itu masih segar dalam ingatan anda berdua.
- Jangan mendesak sesiapa untuk menandatangani. Borang ini tetap berguna walaupun sesetengah soalan tidak dijawab.
- Kendalikan kebimbangan serius yang dibangkitkan dalam temu duga keluar seperti aduan lain: siasat, bukan sekadar failkan.
- Lihat penilaian semua pekerja yang keluar setiap suku tahun — temu duga tunggal hanyalah anekdot, manakala trend ialah bukti.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Borang temu duga keluar
Adakah pekerja wajib menyertai temu duga keluar?
Biasanya tidak, dan borang ini menyatakan bahawa penyertaan adalah secara sukarela serta mana-mana soalan boleh ditolak. Soalan yang tidak dijawab akan ditandakan sedemikian dalam rekod.
Adakah tandatangan pada borang ini mengetepikan hak pekerja?
Tidak. Borang ini menyatakan bahawa menandatanganinya bukan surat peletakan jawatan (resignation letter), penyelesaian (settlement) atau pelepasan apa-apa tuntutan (release of any claim), dan tiada apa-apa dalam borang ini menghalang pekerja daripada melaporkan kebimbangan kepada pengawal selia atau pihak berkuasa kerajaan. Jika anda bersetuju memberikan faedah pemberhentian sebagai pertukaran untuk pelepasan tuntutan, gunakan perjanjian pemisahan (separation agreement).
Siapa yang patut melihat maklum balas temu duga keluar?
Anda yang memilih: HR sahaja, HR dan pengurus pekerja, atau HR dengan tema dikongsi bersama pihak pengurusan tanpa nama pekerja. Pilihan itu dicetak dalam rekod supaya pekerja mengetahuinya sebelum menandatangani.
Bolehkah pekerja menandatangani borang ini secara elektronik?
Ya. Di kebanyakan negara, termasuk AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada, tandatangan elektronik secara amnya sah untuk dokumen pekerjaan biasa seperti ini. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) bersama PDF yang ditandatangani sebagai bukti siapa yang menandatangani dan bila.
Adakah templat ini percuma?
Ya. Templat ini percuma untuk digunakan dengan aplikasi eSignature dalam FileIt. Penandatangan tidak memerlukan akaun FileIt.