Checklist de départ d’un salarié

Qu’est-ce qu’un checklist de départ d’un salarié ?

Lorsqu’une personne quitte l’entreprise, les risques sont souvent discrets : un ordinateur qui ne revient jamais, un compte encore actif des mois plus tard, un client qui ne sait pas qui contacter ou des fichiers de l’entreprise dans une boîte de réception personnelle. Une checklist de départ signée transforme la dernière semaine en un dossier fiable.

Cette checklist propose des listes modifiables pour le matériel de l’entreprise restitué, les accès supprimés, la passation ainsi que les éléments de paie et d’avantages, chacune préremplie avec des valeurs pertinentes. Tout élément encore en attente reçoit une échéance. Le salarié atteste avoir restitué ou supprimé les informations de l’entreprise et transmis les informations d’accès, et se voit rappeler les obligations auxquelles il a déjà souscrit, comme la confidentialité. Le document ne crée aucune nouvelle restriction et ne renonce aux droits de personne ; il précise également que le salarié partant peut toujours signaler un comportement illégal aux autorités.

Quand utiliser un checklist de départ d’un salarié

• Vérifier que les ordinateurs portables, téléphones, cartes et clés sont restitués avant le dernier jour
• Consigner que les accès aux systèmes et aux locaux ont été supprimés à temps
• Confirmer qu’un salarié en contact avec les clients a transmis les comptes et les coordonnées
• Obtenir une attestation écrite confirmant que les fichiers confidentiels ont été restitués ou supprimés
• Conserver un dossier cohérent pour chaque départ, à des fins d’audit et de contrôle de sécurité

Ce que vous remplissez

13 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : salarié, responsable.

Ce que couvre le checklist de départ d’un salarié

1. Biens de la Société restitués
2. Accès supprimés
3. Passation
4. Rémunération et avantages
5. Éléments restant à traiter
6. Attestation du salarié
7. Obligations qui se poursuivent

Utiliser le checklist de départ d’un salarié, étape par étape

1 Saisissez les informations du salarié partant

Ajoutez le nom du salarié, son intitulé de poste, son dernier jour et la date à laquelle la checklist est remplie.

2 Modifiez chaque liste

Adaptez les listes par défaut à ce qui s’est réellement passé — un élément par ligne, avec les numéros de série si vous les suivez. Effacez une liste pour exclure cette section.

3 Notez les éléments en attente

Indiquez tout ce qui doit encore être restitué ou effectué, avec une date. Ajoutez les obligations qui continuent de s’appliquer et auxquelles le salarié a déjà souscrit, ainsi qu’une adresse de réexpédition pour les bulletins de paie.

4 Signez le dernier jour ou à proximité

Envoyez le document au salarié, puis signez-le en tant que responsable. La checklist remplie est classée dans votre coffre avec sa piste d’audit.

Conseils avant l’envoi

• Commencez la checklist dès l’annonce du départ, et non le dernier après-midi.
• Désactivez les accès à la fin du dernier jour et modifiez les mots de passe de tous les comptes partagés.
• Ne retenez pas la paie finale pour forcer la restitution du matériel, sauf si la loi et le contrat l’autorisent clairement.
• Associez cette checklist à un formulaire d’entretien de départ si vous souhaitez recueillir les raisons des départs.

Checklist de départ d’un salarié : questions fréquentes

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