Qu’est-ce qu’un certificat de fonction ?
Un certificat de fonction (également appelé certificat du dirigeant ou du secrétaire) est une déclaration officielle de l’entreprise indiquant qui en occupe actuellement les fonctions. Les banques en demandent un lors de l’ouverture d’un compte, les prêteurs avant l’octroi d’un prêt, et les cocontractants ainsi que les registres étrangers avant de se fier à la signature d’une personne.
Dans ce modèle, le dirigeant signataire — généralement le secrétaire — confirme l’existence de l’entreprise, énumère ses administrateurs et dirigeants actuels et, éventuellement, ses signataires habilités ainsi que leurs limites de pouvoir, sur la base des registres et des résolutions de l’entreprise. Un second administrateur ou dirigeant confirme ensuite que le signataire occupe bien sa fonction, ce qui permet habituellement d’éviter qu’une personne ne se certifie elle-même. Le destinataire peut s’y fier jusqu’à notification d’un changement.
- Idéal pour
- Ouverture de comptes professionnels, prêts, contrôles KYC et opérations transfrontalières
- Signé par
- Un dirigeant signataire et un second dirigeant confirmant
- Énumère
- Les administrateurs, dirigeants, signataires facultatifs et pouvoirs
- Longueur
- 1 à 2 pages
Quand utiliser un certificat de fonction
- Ouvrir ou mettre à jour un compte bancaire professionnel
- Satisfaire aux conditions d’un prêteur avant le tirage d’un prêt
- Permettre à un client étranger de vérifier qui peut signer au nom de votre entreprise
- Immatriculer une succursale ou une filiale à l’étranger
- Informer un cocontractant après un changement de dirigeant
Ce que vous remplissez
11 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : responsable certificateur, responsable chargé de la confirmation.
1 La société
- Date du certificat*
- Société*
- Lieu de constitution de la société*
- Numéro de société ou d'immatriculation
- Siège social
2 Le responsable certificateur
- Nom du responsable certificateur*
- Fonction du responsable certificateur*
3 Fonctions exercées
- Administrateurs en fonction*
- Dirigeants en fonction*
- Signataires autorisés et étendue de leurs pouvoirs
- Destinataire du certificat
4 Qui signe
- Responsable certificateur signature et date, fonction · Il s'agit généralement du secrétaire de la société.
- Responsable chargé de la confirmation signature et date, fonction · Un autre administrateur ou dirigeant qui confirme que le responsable certificateur exerce bien ses fonctions.
Ce que couvre le certificat de fonction
- Administrateurs
- Dirigeants
- Signataires autorisés
- Confirmation
Utiliser le certificat de fonction, étape par étape
1 Renseignez l’entreprise
Indiquez la dénomination de l’entreprise, son lieu de constitution, son numéro et son siège social.
2 Indiquez le dirigeant signataire
Il s’agit généralement du secrétaire. Saisissez son nom et sa fonction.
3 Énumérez les administrateurs, dirigeants et signataires
Reprenez les informations des registres de l’entreprise. Indiquez uniquement les pouvoirs de signature effectivement conférés par une résolution du conseil d’administration ou par les règles de l’entreprise.
4 Signez et envoyez
Ajoutez le dirigeant signataire et un autre administrateur ou dirigeant pour confirmation. Envoyez le PDF signé depuis votre coffre FileIt à la banque ou au destinataire.
Conseils avant l’envoi
- Vérifiez les registres et les résolutions récentes avant de certifier ; le destinataire s’y fiera.
- Certaines banques et autorités étrangères exigent que le certificat soit notarié ou apostillé ; renseignez-vous avant de signer.
- Établissez un nouveau certificat chaque fois que la composition des administrateurs, dirigeants ou signataires change.
- Joignez-le à une résolution du conseil d’administration si le destinataire a également besoin de la preuve qu’une opération a été approuvée.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Certificat de fonction : questions fréquentes
Qui doit signer un certificat de fonction ?
Généralement, le secrétaire de l’entreprise, avec la confirmation de sa fonction par un autre administrateur ou dirigeant. Certains destinataires ont leurs propres exigences.
Doit-il être notarié ?
Pas toujours. De nombreuses banques l’acceptent signé ; les registres étrangers et certains prêteurs exigent qu’il soit notarié ou apostillé, ce qu’une signature électronique ne permet pas de fournir.
Quelle est sa durée de validité ?
Il atteste la situation à sa date. De nombreux destinataires en demandent un daté de moins de quelques mois.
Est-ce la même chose qu’une résolution du conseil d’administration ?
Non. Une résolution consigne une décision. Un certificat de fonction indique qui occupe quelles fonctions.