ما هو شهادة شاغلي المناصب (Certificate of incumbency)؟
شهادة شاغلي المناصب (certificate of incumbency)، وتُسمّى أيضًا شهادة المسؤول أو أمين سر الشركة (officer's or secretary's certificate)، هي بيان رسمي تصدره الشركة يوضح من يشغل مناصبها حاليًا. تطلبها البنوك عند فتح الحسابات، وجهات الإقراض قبل منح القروض، كما يطلبها المتعاملون والسجلات الأجنبية قبل الاعتماد على توقيع شخص ما.
في هذا النموذج، يؤكد المسؤول المُصدِر للشهادة — وعادةً ما يكون أمين سر الشركة — وجود الشركة، ويسرد أسماء مديريها ومسؤوليها الحاليين، ويذكر اختياريًا الموقّعين المخوّلين وحدود صلاحياتهم، استنادًا إلى سجلات الشركة وقراراتها. ثم يؤكد مدير أو مسؤول ثانٍ أن المسؤول المُصدِر للشهادة يشغل منصبه، وهي الطريقة المعتادة لتجنب أن يشهد الشخص بصحة منصبه بنفسه. ويجوز للجهة المستلمة الاعتماد على الشهادة إلى أن تُبلّغ بأي تغيير.
- مناسب لـ
- فتح حساب مصرفي تجاري، والقروض، وفحوصات اعرف عميلك (KYC)، والصفقات العابرة للحدود
- يوقّعه
- مسؤول مُصدِر للشهادة ومسؤول ثانٍ يؤكدها
- يتضمن
- المديرين، والمسؤولين، والموقّعين اختياريًا، والصلاحيات
- الطول
- صفحة إلى صفحتين
متى تستخدم شهادة شاغلي المناصب (Certificate of incumbency)
- فتح حساب مصرفي تجاري أو تحديث بياناته
- استيفاء شروط جهة الإقراض قبل سحب القرض
- تحقق عميل أجنبي ممن يحق لهم التوقيع نيابةً عن شركتك
- تسجيل فرع أو شركة تابعة في الخارج
- إبلاغ متعامل بتغيير أحد المسؤولين
ما ستملؤه
11 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: المسؤول المُصدِّق, المسؤول المُؤكِّد.
1 الشركة
- تاريخ الشهادة*
- الشركة*
- مكان تأسيس الشركة*
- رقم الشركة أو التسجيل
- المكتب المسجل
2 المسؤول المُصدِّق
- اسم المسؤول المُصدِّق*
- منصب المسؤول المُصدِّق*
3 المناصب المشغولة
- المديرون الحاليون*
- المسؤولون الحاليون*
- الموقّعون المفوضون وصلاحياتهم
- الجهة الموجّهة إليها الشهادة
4 من يوقّع
- المسؤول المُصدِّق التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · عادةً ما يكون أمين سر الشركة.
- المسؤول المُؤكِّد التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · مدير أو مسؤول آخر يؤكد أن المسؤول المُصدِّق يشغل منصبه.
ما يغطيه شهادة شاغلي المناصب (Certificate of incumbency)
- المديرون
- المسؤولون
- الموقّعون المفوضون
- التأكيد
استخدام شهادة شاغلي المناصب (Certificate of incumbency) خطوة بخطوة
1 أدخل بيانات الشركة
اذكر اسم الشركة، ومكان تأسيسها، ورقمها، ومكتبها المسجّل.
2 حدّد المسؤول المُصدِر للشهادة
يكون عادةً أمين سر الشركة. أدخل اسمه ومنصبه.
3 أدرج المديرين والمسؤولين والموقّعين
انقل البيانات من سجلات الشركة. لا تذكر إلا صلاحيات التوقيع التي يمنحها فعليًا قرار من مجلس الإدارة أو قواعد الشركة.
4 وقّع وأرسل
أضف المسؤول المُصدِر للشهادة ومديرًا أو مسؤولًا آخر للتأكيد. أرسل ملف PDF الموقّع من خزنة FileIt إلى البنك أو الجهة المستلمة.
نصائح قبل الإرسال
- تحقق من السجلات والقرارات الحديثة قبل إصدار الشهادة؛ فالجهة المستلمة ستعتمد عليها.
- تحتاج بعض البنوك والجهات الأجنبية إلى توثيق الشهادة لدى كاتب العدل (notarised) أو تصديقها بالتصديق الدولي (apostilled)؛ استفسر قبل التوقيع.
- أصدر شهادة جديدة كلما تغيّر مدير أو مسؤول أو موقّع.
- أرفقها بقرار من مجلس الإدارة إذا كانت الجهة المستلمة تحتاج أيضًا إلى إثبات اعتماد معاملة ما.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن شهادة شاغلي المناصب (Certificate of incumbency)
من الذي ينبغي أن يوقّع شهادة شاغلي المناصب؟
عادةً أمين سر الشركة، مع تأكيد مدير أو مسؤول آخر لمنصب أمين السر. وقد تكون لبعض الجهات المستلمة متطلبات خاصة بها.
هل تحتاج إلى توثيق؟
ليس دائمًا. تقبلها كثير من البنوك موقّعة، بينما تشترط السجلات الأجنبية وبعض جهات الإقراض توثيقها لدى كاتب العدل (notarised) أو تصديقها بالتصديق الدولي (apostilled)، وهو ما لا يوفره التوقيع الإلكتروني.
ما مدة سريانها؟
تعبّر عن الوضع القائم في تاريخ إصدارها. وتطلب جهات مستلمة كثيرة أن يكون تاريخها خلال الأشهر القليلة الماضية.
هل هي نفسها قرار مجلس الإدارة؟
لا. يسجل القرار ما تم اعتماده من قرارات، بينما تسجل شهادة شاغلي المناصب من يشغل كل منصب.