ما هو محضر اجتماع مجلس الإدارة؟
يُطلب من الشركات عمومًا الاحتفاظ بمحاضر اجتماعات المديرين، وتحمي المحاضر الجيدة المديرين؛ فهي توضح ما نوقش، ومن حضر، والمصالح التي أُعلن عنها، وما تم اتخاذه من قرارات. وقد يطلب المدققون والمستثمرون والبنوك، وكذلك المحاكم عند حدوث نزاع، الاطلاع عليها.
يسجل هذا القالب التاريخ والمكان والوقت، ورئيس الاجتماع، والمديرين الحاضرين وغيرهم من المشاركين، والاعتذارات، واكتمال النصاب والإخطار، وإعلانات المصالح، واعتماد المحضر السابق، وما يصل إلى خمسة بنود من الأعمال مع المناقشات والقرارات، ونقاط الإجراءات مع المسؤولين والمواعيد النهائية، وموعد الاجتماع التالي ووقت الاختتام. يوقّع رئيس الاجتماع وأمين السر عليه باعتباره سجلًا صحيحًا، ويضع رئيس الاجتماع الأحرف الأولى من اسمه على كل صفحة.
- مناسب لـ
- اجتماعات مجالس الإدارة الدورية والمخصصة للشركات الخاصة والمنظمات غير الربحية
- يوقّعه
- رئيس الاجتماع وأمين السر
- يسجل
- الحضور، واكتمال النصاب، والمصالح، والقرارات، والإجراءات
- الطول
- صفحة إلى صفحتين
متى تستخدم محضر اجتماع مجلس الإدارة
- اجتماعات مجلس الإدارة الفصلية لمراجعة النشاط التجاري والميزانيات
- اجتماع يعتمد الحسابات أو عقدًا مهمًا
- الاجتماع الدوري لمجلس إدارة منظمة غير ربحية
- اجتماع مجلس إدارة شركة تابعة للامتثال لمتطلبات المجموعة
- تسجيل قرارات قد يطلب المدقق أو البنك الاطلاع عليها
ما ستملؤه
18 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: رئيس الاجتماع, أمين السر.
1 الاجتماع
- الشركة*
- تاريخ الاجتماع*
- وقت البدء
- المكان*
2 الحضور
- الرئيس*
- أعضاء مجلس الإدارة الحاضرون*
- الحاضرون أيضًا (من غير أعضاء مجلس الإدارة)
- الاعتذارات
- المصالح المُفصح عنها
3 الأعمال
- محضر الاجتماع السابق* اعتُمد محضر الاجتماع السابق باعتباره سجلًا صحيحًا. · اعتُمد محضر الاجتماع السابق مع التصحيحات المُشار إليها. · لم يكن هناك محضر اجتماع سابق لاعتماده.
- البند 1: المناقشة والقرار*
- البند 2
- البند 3
- البند 4
- البند 5
4 الاختتام
- بنود العمل
- الاجتماع التالي
- اختُتم الاجتماع في
5 من يوقّع
- رئيس الاجتماع التوقيع والتاريخ والأحرف الأولى على كل صفحة
- أمين السر التوقيع والتاريخ والأحرف الأولى على كل صفحة · أمين سر الشركة أو من تولى تدوين المحضر.
ما يغطيه محضر اجتماع مجلس الإدارة
- الحضور
- النصاب والإخطار
- الإفصاح عن المصالح
- محضر الاجتماع السابق
- أعمال الاجتماع
- بنود العمل
- الاختتام
استخدام محضر اجتماع مجلس الإدارة خطوة بخطوة
1 أدخل تفاصيل الاجتماع
الشركة والتاريخ والوقت والمكان، مع توضيح ما إذا كان أي شخص قد شارك عبر الفيديو.
2 سجّل الحضور
اذكر رئيس الاجتماع، والمديرين الحاضرين، وغيرهم من المشاركين، والاعتذارات. دوّن أي مصالح أُعلن عنها.
3 اكتب تفاصيل كل بند
لخّص المناقشة لكل بند وسجّل القرار بدقة. أضف نقاط الإجراءات مع تحديد المسؤول والتاريخ.
4 اعتمد ووقّع
وزّع المسودة، ثم أرسلها للتوقيع من رئيس الاجتماع وأمين السر. يُحتفظ بالمحضر الموقّع في خزنتك على FileIt.
نصائح قبل الإرسال
- اكتب المحضر بعد الاجتماع بوقت قصير، بينما لا تزال الذكريات حاضرة.
- سجّل القرارات والأسباب الرئيسية، وليس تفريغًا حرفيًا للمناقشة.
- تعتمد شركات كثيرة المحضر في الاجتماع التالي قبل أن يوقّعه رئيس الاجتماع.
- إذا اتخذ مجلس الإدارة قرارًا رسميًا يحتاج إليه بنك أو سجل، فأعدّ أيضًا قرارًا لمجلس الإدارة.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ والأحرف الأولى على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن محضر اجتماع مجلس الإدارة
من يوقّع محضر اجتماع مجلس الإدارة؟
عادةً يوقّعه رئيس الاجتماع، وغالبًا بعد اعتماد المجلس له في الاجتماع التالي. كما يوقّعه أمين السر أو كاتب المحضر عادةً.
ما المدة التي يجب الاحتفاظ فيها بالمحاضر؟
يعتمد ذلك على قانون الشركات المحلي، وغالبًا ما تكون المدة عدة سنوات. احتفظ بملف PDF الموقّع في خزنتك مع سجلات الشركة.
ما الفرق بين المحضر والقرار؟
يسجل المحضر الاجتماع بأكمله. أما القرار فيسجل قرارًا محددًا واحدًا، وغالبًا بصيغة يمكن لطرف ثالث الاعتماد عليها.
هل يمكن توقيع المحاضر إلكترونيًا؟
نعم، في معظم الأماكن. تحقّق من قواعد شركتك إذا كانت تنص على خلاف ذلك.