什么是 董事会会议记录？
公司通常必须保留董事会会议记录，而完善的会议记录可以保护董事：它们说明审议了哪些事项、谁出席了会议、申报了哪些利益以及作出了哪些决定。审计师、投资者、银行，以及发生争议时的法院，都可能要求查阅这些记录。
此模板记录会议日期、地点和时间、主席、出席董事及其他与会人员、缺席致歉、法定人数（quorum）和会议通知、利益申报、上次会议记录的批准、最多五项议题及其讨论和决定、列明负责人和截止日期的行动要点、下次会议日期和散会时间。主席和秘书签署该记录，以确认其准确性，主席还需在每页签姓名首字母。
- 适用于
- 私人公司和非营利组织的定期及临时董事会会议
- 签署人
- 主席和秘书
- 记录内容
- 出席情况、法定人数、利益、决定和行动事项
- 篇幅
- 1–2页
何时使用董事会会议记录
- 审查经营情况和预算的季度董事会会议
- 批准财务报表或重大合同的会议
- 非营利组织董事会的定期会议
- 为满足集团合规要求而召开的子公司董事会会议
- 记录审计师或银行会要求了解的决定
填写内容
18 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：会议主席, 秘书。
1 会议
- 公司*
- 会议日期*
- 开始时间
- 地点*
2 出席情况
- 主席*
- 出席董事*
- 其他出席人员（非董事）
- 缺席致歉
- 已申报的利益关系
3 议程事项
- 上次会议纪要* 上次会议纪要获批准为准确记录。 · 上次会议纪要经注明的更正后获批准。 · 没有需要批准的上次会议纪要。
- 第1项：讨论与决定*
- 第2项
- 第3项
- 第4项
- 第5项
4 结束
- 行动事项
- 下次会议
- 会议结束时间
5 签署人
- 会议主席 签名和日期、每页姓名首字母签名
- 秘书 签名和日期、每页姓名首字母签名 · 公司秘书，或负责记录会议纪要的人员。
董事会会议记录的内容
- 出席情况
- 法定人数及通知
- 利益申报
- 上次会议纪要
- 会议议程事项
- 行动事项
- 结束
逐步使用董事会会议记录
1 填写会议详情
填写公司、日期、时间和地点，并注明是否有人通过视频参加。
2 记录出席情况
列出主席、出席董事、其他与会人员和缺席致歉人员，并注明申报的任何利益。
3 整理每项议题
针对每项议题概述讨论内容，并准确记录决定。添加列明负责人和日期的行动要点。
4 批准并签署
传阅草稿，然后发送给主席和秘书签署。签署后的会议记录保存在您的 FileIt 保管库中。
发送前提示
- 趁记忆犹新，在会议结束后尽快撰写会议记录。
- 记录决定及主要理由，而不是逐字记录。
- 许多公司会在下一次会议上批准会议记录，然后由主席签署。
- 如果董事会作出了银行或登记机构需要的正式决定，还应另外准备一份董事会决议（board resolution）。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名、日期和姓名首字母框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
董事会会议记录：常见问题
谁来签署董事会会议记录？
通常由会议主席签署，且往往是在董事会于下一次会议上批准记录之后。秘书或记录员通常也会签署。
会议记录必须保留多久？
这取决于当地公司法，通常需要保留多年。请将签署后的 PDF 与公司的其他记录一起保存在您的保管库中。
会议记录和决议有什么区别？
会议记录记录整个会议的情况。决议记录一项具体决定，通常采用第三方可以据此认可的形式。
会议记录可以电子签署吗？
在大多数地方可以。如果您公司的规定另有要求，请遵守相关规定。