Apakah minit mesyuarat lembaga?
Syarikat biasanya diwajibkan menyimpan minit mesyuarat para pengarah, dan minit yang baik melindungi para pengarah: minit tersebut menunjukkan perkara yang dipertimbangkan, siapa yang hadir, kepentingan yang diisytiharkan dan perkara yang diputuskan. Juruaudit, pelabur, bank dan, sekiranya berlaku pertikaian, mahkamah mungkin meminta untuk melihatnya.
Templat ini merekodkan tarikh, tempat dan masa, pengerusi, para pengarah yang hadir serta peserta lain, ketidakhadiran yang dimaklumkan, kuorum dan notis, pengisytiharan kepentingan, kelulusan minit terdahulu, sehingga lima perkara urusan berserta perbincangan dan keputusan, tindakan susulan dengan pihak yang bertanggungjawab dan tarikh akhir, tarikh mesyuarat seterusnya serta masa mesyuarat ditangguhkan. Pengerusi dan setiausaha menandatanganinya sebagai rekod yang tepat, dengan pengerusi memaraf setiap halaman.
- Sesuai untuk
- Mesyuarat lembaga berkala dan ad hoc bagi syarikat persendirian serta organisasi bukan untung
- Ditandatangani oleh
- Pengerusi dan setiausaha
- Merekodkan
- Kehadiran, kuorum, kepentingan, keputusan, tindakan
- Panjang
- 1–2 halaman
Bila hendak menggunakan minit mesyuarat lembaga
- Mesyuarat lembaga suku tahunan yang menilai prestasi perniagaan dan belanjawan
- Mesyuarat yang meluluskan akaun atau kontrak utama
- Mesyuarat berkala lembaga organisasi bukan untung
- Mesyuarat lembaga anak syarikat bagi pematuhan kumpulan
- Merekodkan keputusan yang akan ditanya oleh juruaudit atau bank
Perkara yang anda isi
18 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pengerusi mesyuarat, setiausaha.
1 Mesyuarat
- Syarikat*
- Tarikh mesyuarat*
- Masa mula
- Tempat*
2 Kehadiran
- Pengerusi*
- Pengarah yang hadir*
- Turut hadir (bukan pengarah)
- Ketidakhadiran bersebab
- Kepentingan yang diisytiharkan
3 Urusan
- Minit mesyuarat terdahulu* Minit mesyuarat terdahulu telah diluluskan sebagai rekod yang betul. · Minit mesyuarat terdahulu telah diluluskan dengan pembetulan yang dinyatakan. · Tiada minit mesyuarat terdahulu untuk diluluskan.
- Perkara 1: perbincangan dan keputusan*
- Perkara 2
- Perkara 3
- Perkara 4
- Perkara 5
4 Penutupan
- Perkara tindakan
- Mesyuarat seterusnya
- Mesyuarat ditutup pada
5 Siapa yang menandatangani
- Pengerusi mesyuarat tandatangan dan tarikh, parap pada setiap halaman
- Setiausaha tandatangan dan tarikh, parap pada setiap halaman · Setiausaha syarikat, atau sesiapa yang mencatat minit mesyuarat.
Kandungan minit mesyuarat lembaga
- Kehadiran
- Kuorum dan notis
- Pengisytiharan kepentingan
- Minit mesyuarat terdahulu
- Urusan mesyuarat
- Perkara tindakan
- Penutupan
Cara menggunakan minit mesyuarat lembaga, langkah demi langkah
1 Masukkan butiran mesyuarat
Syarikat, tarikh, masa dan tempat, termasuk sama ada sesiapa menyertai melalui video.
2 Rekodkan kehadiran
Senaraikan pengerusi, para pengarah yang hadir, peserta lain dan ketidakhadiran yang dimaklumkan. Catat sebarang kepentingan yang diisytiharkan.
3 Catat setiap perkara
Bagi setiap perkara, ringkaskan perbincangan dan rekodkan keputusan dengan tepat. Tambahkan tindakan susulan bersama pihak yang bertanggungjawab dan tarikhnya.
4 Luluskan dan tandatangani
Edarkan draf, kemudian hantar untuk ditandatangani oleh pengerusi dan setiausaha. Minit yang telah ditandatangani disimpan dalam peti besi FileIt anda.
Petua sebelum menghantarnya
- Tulis minit sejurus selepas mesyuarat ketika ingatan masih segar.
- Rekodkan keputusan dan alasan utama, bukan transkrip kata demi kata.
- Banyak syarikat meluluskan minit pada mesyuarat seterusnya sebelum pengerusi menandatanganinya.
- Jika lembaga membuat keputusan rasmi yang diperlukan oleh bank atau pendaftar, sediakan juga resolusi lembaga.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan, tarikh dan parap pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Minit mesyuarat lembaga
Siapa yang menandatangani minit mesyuarat lembaga?
Biasanya pengerusi mesyuarat, selalunya selepas lembaga meluluskannya pada mesyuarat seterusnya. Setiausaha atau pencatat minit juga lazimnya menandatanganinya.
Berapa lama minit perlu disimpan?
Hal ini bergantung pada undang-undang syarikat tempatan, dan selalunya untuk tempoh bertahun-tahun. Simpan PDF yang telah ditandatangani dalam peti besi anda bersama rekod syarikat.
Apakah perbezaan antara minit dan resolusi?
Minit merekodkan keseluruhan mesyuarat. Resolusi merekodkan satu keputusan khusus, lazimnya dalam bentuk yang boleh dijadikan sandaran oleh pihak ketiga.
Bolehkah minit ditandatangani secara elektronik?
Di kebanyakan tempat, ya. Semak peraturan syarikat anda sekiranya terdapat ketetapan sebaliknya.