Apakah resolusi lembaga pengarah (Board resolution)?
Resolusi lembaga pengarah ialah rekod bertulis tentang keputusan yang dibuat oleh lembaga pengarah sesebuah syarikat. Bank, tuan tanah, pelabur, juruaudit dan pejabat kerajaan sering memintanya sebagai bukti bahawa syarikat telah meluluskan sesuatu: membuka akaun, menandatangani pajakan, meminjam wang, melantik pegawai atau menerbitkan saham. Banyak syarikat juga boleh meluluskan resolusi secara bertulis tanpa mengadakan mesyuarat, jika semua pengarah yang diperlukan mengikut peraturan syarikat menandatanganinya. Ini sering dipanggil persetujuan bertulis sebulat suara (unanimous written consent).
Templat ini ditandatangani oleh tiga orang pengarah. Anda merekodkan butiran syarikat, perkara yang dibincangkan, dan sama ada resolusi itu diluluskan secara bertulis atau telah diluluskan dalam mesyuarat (berserta tempat mesyuarat). Anda juga merekodkan sama ada penandatangan ialah semua pengarah, pengarah yang hadir dan membentuk korum, atau majoriti apabila peraturan syarikat membenarkannya. Anda boleh menambah latar belakang ringkas, sehingga tiga resolusi menggunakan kata-kata anda sendiri, serta apa-apa kepentingan pengarah yang diisytiharkan. Klausa standard "diputuskan selanjutnya" memberi kuasa kepada individu yang dinamakan untuk menandatangani dokumen dan mengambil langkah yang diperlukan, serta mengesahkan tindakan yang telah diambil.
- Sesuai untuk
- Syarikat dengan lembaga tiga pengarah yang merekodkan keputusan untuk bank, tuan tanah, pelabur atau buku minit
- Ditandatangani oleh
- Tiga orang pengarah
- Diluluskan
- Secara bertulis tanpa mesyuarat, atau dalam mesyuarat lembaga pengarah
- Panjang
- Kira-kira 2 halaman
Bila hendak menggunakan resolusi lembaga pengarah (Board resolution)
- Membuka akaun bank perniagaan dan menamakan pihak yang boleh menandatanganinya
- Meluluskan pajakan, pinjaman, kontrak pelanggan utama atau pengambilalihan
- Melantik atau memecat pegawai seperti CEO, setiausaha atau bendahari
- Meluluskan akaun tahunan, belanjawan atau pemberian ekuiti
- Memberi kuasa kepada pengarah untuk menandatangani dokumen bagi pihak syarikat
Perkara yang anda isi
14 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pengarah pertama, pengarah kedua, pengarah ketiga.
1 Syarikat
- Nama syarikat*
- Tempat syarikat diperbadankan
- Nombor syarikat atau pendaftaran
2 Cara ia diluluskan
- Tarikh resolusi*
- Cara resolusi diluluskan* melalui resolusi bertulis tanpa mesyuarat, sebagaimana yang dibenarkan oleh dokumen perlembagaan Syarikat dan undang-undang yang terpakai · dalam mesyuarat lembaga pengarah yang dipanggil dengan sewajarnya, yang mempunyai korum sepanjang mesyuarat tersebut
- Pengarah yang menandatangani ialah* semua pengarah Syarikat · pengarah yang hadir pada mesyuarat, yang membentuk korum · majoriti pengarah Syarikat, sebagaimana yang dibenarkan oleh peraturan Syarikat
- Tempat mesyuarat diadakan (mesyuarat sahaja)
3 Resolusi
- Perkara resolusi*
- Latar belakang
- Resolusi pertama*
- Resolusi kedua
- Resolusi ketiga
- Siapa yang boleh menandatangani dokumen untuk melaksanakannya*
- Kepentingan pengarah yang diisytiharkan
4 Siapa yang menandatangani
- Pengarah pertama tandatangan dan tarikh
- Pengarah kedua tandatangan dan tarikh
- Pengarah ketiga tandatangan dan tarikh
Kandungan resolusi lembaga pengarah (Board resolution)
- Pengisytiharan kepentingan
- Latar belakang
- Resolusi
- Penandatanganan
Cara menggunakan resolusi lembaga pengarah (Board resolution), langkah demi langkah
1 Kenal pasti syarikat
Masukkan nama syarikat dan, jika berkenaan, tempat syarikat diperbadankan serta nombor pendaftarannya. Bank dan pejabat pendaftaran sering meminta maklumat ini.
2 Nyatakan cara ia diluluskan
Pilih resolusi bertulis tanpa mesyuarat, atau resolusi yang diluluskan dalam mesyuarat lembaga pengarah, serta nyatakan pengarah yang menandatanganinya. Bagi mesyuarat, masukkan tempat mesyuarat diadakan. Tarikh yang anda masukkan ialah tarikh resolusi diluluskan.
3 Tulis resolusi
Setiap resolusi melengkapkan ayat "DIPUTUSKAN bahawa ...". Nyatakan dengan tepat: nama bank, pihak lawan kontrak, jumlah, individu yang dilantik dan tarikh. Tambahkan latar belakang serta apa-apa kepentingan yang diisytiharkan jika berkaitan.
4 Namakan pihak yang melaksanakannya dan tandatangan
Namakan individu yang diberi kuasa untuk melaksanakan resolusi, seperti mana-mana pengarah atau CEO. Tambahkan ketiga-tiga pengarah sebagai penandatangan. Setelah ditandatangani, simpan fail PDF bersama minit mesyuarat anda; FileIt menyimpannya dalam peti besi anda.
Petua sebelum menghantarnya
- Semak artikel persatuan, undang-undang kecil atau perlembagaan anda: banyak yang menghendaki setiap pengarah yang berhak mengundi menandatangani resolusi bertulis supaya resolusi itu sah.
- Sesetengah keputusan memerlukan kelulusan pemegang saham selain kelulusan lembaga pengarah, seperti perubahan pada perlembagaan syarikat. Resolusi lembaga sahaja tidak mencukupi untuk perkara tersebut.
- Jika seseorang pengarah mempunyai kepentingan peribadi dalam keputusan itu, rekodkannya. Peraturan anda mungkin menghalangnya daripada mengundi atau dikira untuk membentuk korum.
- Bank mungkin mewajibkan borang resolusinya sendiri. Gunakan borang tersebut jika diminta, dan simpan borang ini sebagai rekod dalaman anda.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Resolusi lembaga pengarah (Board resolution)
Apakah perbezaan antara resolusi bertulis dan minit mesyuarat lembaga pengarah?
Minit merekodkan segala perkara yang dibincangkan dan diputuskan dalam mesyuarat. Resolusi bertulis merekodkan keputusan tertentu, sama ada keputusan yang dibuat tanpa mesyuarat atau keputusan yang dibuat dalam mesyuarat dan disahkan melalui tandatangan pengarah. Kedua-duanya disimpan dalam rekod syarikat.
Bagaimana jika lembaga saya mempunyai dua atau lebih daripada tiga orang pengarah?
Templat ini mempunyai ruang tandatangan untuk tepat tiga orang pengarah. Jika bilangannya berbeza, drafkan resolusi itu sendiri dan muat naik ke FileIt eSignature untuk meletakkan kotak tandatangan bagi setiap pengarah.
Bolehkah pengarah menandatangani resolusi lembaga secara elektronik?
Biasanya boleh. Tandatangan elektronik secara amnya sah untuk dokumen perniagaan biasa di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada, dan peraturan banyak syarikat membenarkan resolusi bertulis ditandatangani secara elektronik. Semak artikel persatuan, undang-undang kecil atau perlembagaan anda, serta sama ada pihak yang akan bergantung pada resolusi itu, seperti bank atau pejabat pendaftaran, mempunyai keperluan tersendiri.
Adakah resolusi itu perlu dinotari?
Biasanya tidak untuk kegunaan dalaman. Sesetengah bank, pejabat pendaftaran asing atau pejabat kerajaan meminta salinan yang diperakui atau dinotari. Jika demikian, mereka akan memberitahu perkara yang diperlukan.