ما هو قرار مجلس الإدارة؟
قرار مجلس الإدارة هو السجل المكتوب لقرار اتخذه مجلس إدارة الشركة. وكثيرًا ما تطلبه البنوك والمُلّاك والمستثمرون والمدققون والجهات الحكومية لإثبات أن الشركة وافقت على أمر ما: فتح حساب، أو توقيع عقد إيجار، أو اقتراض أموال، أو تعيين مسؤول، أو إصدار أسهم. ويمكن للعديد من الشركات أيضًا اعتماد قرار كتابةً من دون عقد اجتماع، إذا وقّعه جميع المديرين الذين تشترطهم قواعد الشركة. ويُسمّى ذلك غالبًا «الموافقة الخطية بالإجماع» (unanimous written consent).
يُوقّع هذا النموذج ثلاثة مديرين. وتُسجّل فيه بيانات الشركة، وموضوع القرار، وما إذا كان القرار قد اعتُمد كتابةً أو في اجتماع (مع ذكر مكانه). كما تُسجّل ما إذا كان الموقّعون هم جميع المديرين، أو المديرين الحاضرين الذين يشكّلون النصاب القانوني، أو أغلبية المديرين حيث تسمح قواعد الشركة بذلك. ويمكنك إضافة خلفية موجزة، وما يصل إلى ثلاثة قرارات بصياغتك الخاصة، وأي مصالح يعلنها المديرون. ويتضمن النموذج بندًا قياسيًا بصيغة «يُقرَّر أيضًا» يجيز لشخص محدد توقيع المستندات واتخاذ الخطوات اللازمة، ويعتمد ما سبق اتخاذه من إجراءات.
- الأفضل لـ
- الشركات التي يضم مجلس إدارتها ثلاثة مديرين وتوثّق قرارًا لبنك أو مالك أو مستثمر أو لدفتر محاضرها
- الموقّعون
- ثلاثة مديرين
- طريقة الاعتماد
- كتابةً من دون اجتماع، أو في اجتماع لمجلس الإدارة
- الطول
- نحو صفحتين
متى تستخدم قرار مجلس الإدارة
- فتح حساب مصرفي تجاري وتحديد الأشخاص المخوّلين بالتوقيع عليه
- الموافقة على عقد إيجار أو قرض أو عقد رئيسي مع عميل أو عملية استحواذ
- تعيين مسؤول أو عزله، مثل الرئيس التنفيذي أو أمين السر أو أمين الخزانة
- الموافقة على الحسابات السنوية أو الميزانية أو منح أسهم أو حصص ملكية
- تفويض مدير لتوقيع المستندات نيابةً عن الشركة
ما ستملؤه
14 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: المدير الأول, المدير الثاني, المدير الثالث.
1 الشركة
- اسم الشركة*
- مكان تأسيس الشركة
- رقم الشركة أو رقم التسجيل
2 كيفية اعتمادها
- تاريخ القرار*
- كيفية اعتماد القرارات* بموجب قرار كتابي دون عقد اجتماع، وفقًا لما تسمح به الوثائق الدستورية للشركة والقانون واجب التطبيق · في اجتماع منعقد حسب الأصول لمجلس الإدارة، اكتمل فيه النصاب طوال مدة الاجتماع
- المديرون الموقّعون هم* جميع مديري الشركة · المديرون الحاضرون في الاجتماع، والمشكّلون للنصاب · أغلبية مديري الشركة، وفقًا لما تسمح به قواعد الشركة
- مكان انعقاد الاجتماع (للاجتماع فقط)
3 القرارات
- موضوع القرار*
- الخلفية
- القرار الأول*
- القرار الثاني
- القرار الثالث
- من يجوز له توقيع المستندات لتنفيذ ذلك*
- المصالح المعلنة للمديرين
4 من يوقّع
- المدير الأول التوقيع والتاريخ
- المدير الثاني التوقيع والتاريخ
- المدير الثالث التوقيع والتاريخ
ما يغطيه قرار مجلس الإدارة
- إقرارات المصالح
- الخلفية
- القرارات
- التوقيع
استخدام قرار مجلس الإدارة خطوة بخطوة
1 حدّد الشركة
أدخل اسم الشركة، ومكان تأسيسها ورقم تسجيلها اختياريًا. وكثيرًا ما تطلب البنوك والسجلات هذه البيانات.
2 وضّح كيفية اعتماد القرار
اختر قرارًا خطيًا من دون اجتماع، أو قرارًا اعتُمد في اجتماع لمجلس الإدارة، وحدّد المديرين الموقّعين. وبالنسبة إلى الاجتماع، أضف مكان انعقاده. والتاريخ الذي تدخله هو تاريخ اعتماد القرارات.
3 اكتب القرارات
يُكمل كل قرار الجملة «تَقَرَّر أن ...». كن دقيقًا: اذكر اسم البنك، والطرف المتعاقد، والمبلغ، والشخص المعيَّن، والتاريخ. وأضف الخلفية وأي مصالح مُعلَن عنها إذا كان ذلك مناسبًا.
4 حدّد من ينفّذ القرار ووقّع
اذكر اسم الشخص المخوّل بتنفيذ القرارات، مثل أي مدير أو الرئيس التنفيذي. وأضف المديرين الثلاثة جميعًا كموقّعين. وبعد التوقيع، احفظ ملف PDF مع محاضر اجتماعاتك؛ إذ يحتفظ به FileIt في خزنتك.
نصائح قبل الإرسال
- راجع النظام الأساسي للشركة أو اللوائح الداخلية أو عقد التأسيس: فكثير منها يشترط توقيع كل مدير يحق له التصويت على القرار الخطي حتى يكون ساريًا.
- تتطلب بعض القرارات موافقة المساهمين إلى جانب موافقة مجلس الإدارة، مثل التغييرات في النظام الأساسي للشركة. ولا يكفي قرار مجلس الإدارة وحده في هذه الحالات.
- إذا كانت لأحد المديرين مصلحة شخصية في القرار، فسجّلها. فقد تمنعه قواعدكم من التصويت أو من احتسابه ضمن النصاب القانوني.
- قد يصرّ البنك على استخدام نموذج قرار خاص به. استخدم نموذجه إذا طلب ذلك، واحتفظ بهذا النموذج كسجل داخلي.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن قرار مجلس الإدارة
ما الفرق بين القرار الخطي ومحضر اجتماع مجلس الإدارة؟
يوثّق محضر الاجتماع كل ما نوقش وقُرّر في الاجتماع. أما القرار الخطي فيوثّق قرارًا محددًا، سواء اتُّخذ من دون اجتماع أو اتُّخذ في اجتماع وأكّده المديرون بتوقيعاتهم. ويُحفظ كلاهما في سجلات الشركة.
ماذا أفعل إذا كان لدى مجلسي مديرين أو أكثر من ثلاثة مديرين؟
يتضمن هذا النموذج خانات توقيع لثلاثة مديرين بالضبط. وإذا كان العدد مختلفًا، فأعدّ القرار بنفسك وارفعه إلى FileIt eSignature لوضع خانات توقيع لكل مدير.
هل يمكن للمديرين توقيع قرار مجلس الإدارة إلكترونيًا؟
عادةً نعم. وتكون التوقيعات الإلكترونية صالحة عمومًا للمستندات التجارية العادية في الولايات المتحدة (قانون ESIGN وUETA)، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (eIDAS)، وكندا، كما تسمح قواعد كثير من الشركات بتوقيع القرارات الخطية إلكترونيًا. راجع النظام الأساسي للشركة أو اللوائح الداخلية أو عقد التأسيس، وتحقّق مما إذا كان الطرف الذي سيعتمد على القرار، مثل بنك أو سجل، يفرض متطلبات خاصة به.
هل يحتاج القرار إلى توثيق لدى كاتب العدل؟
عادةً لا، إذا كان للاستخدام الداخلي. لكن قد تطلب بعض البنوك أو السجلات الأجنبية أو الجهات الحكومية نسخة مصدّقة أو موثّقة لدى كاتب العدل. وإذا طلبت ذلك، فستخبرك بما تحتاج إليه.