نموذج اتفاقية عضو مجلس الإدارة

ما هو اتفاقية عضو مجلس الإدارة؟

تحدد اتفاقية عضو مجلس الإدارة، التي تُسمى أحياناً خطاب تعيين مدير أو اتفاقية أمين، ما تتوقعه المنظمة من عضو مجلس الإدارة الجديد وما يمكن لعضو المجلس توقعه في المقابل. ولا تحل الاتفاقية محل الوثائق الحاكمة للمنظمة أو القانون. بل تجمع النقاط العملية في وثيقة واحدة موقعة يمكن للطرفين الرجوع إليها: عدد مرات انعقاد المجلس، وما يتضمنه الدور، وكيفية التعامل مع تعارض المصالح، وما إذا كان الدور مدفوع الأجر.

يصلح هذا النموذج لشركة أو منظمة غير ربحية أو جمعية خيرية. تحدد المنصب، وتاريخ البدء، ومدة من سنة إلى 4 سنوات، وأي لجان، والعدد المتوقع للاجتماعات والالتزام الزمني، إضافة إلى توقع اختياري للتبرع أو جمع التبرعات للمنظمات غير الربحية. ويسرد الواجبات الأساسية (حسن النية، والعناية والمهارة، واتباع الوثائق الحاكمة، وتحقيق الأغراض المشروعة)، ويغطي تعارض المصالح وعضويات مجالس الإدارة الأخرى، والسرية، والتحدث باسم المنظمة. كما يغطي أي أتعاب (أو أن الدور غير مدفوع الأجر)، والمصروفات، وتأمين المديرين والمسؤولين (directors' and officers' insurance)، والتزامات المنظمة نفسها مثل التهيئة وتوفير المستندات في الوقت المناسب، والاستقالة والعزل. ويوضح أن الدور ليس وظيفة.

متى تستخدم اتفاقية عضو مجلس الإدارة

• شركة ناشئة تضيف مديراً مستقلاً أو مديراً مستثمراً إلى مجلس إدارتها
• منظمة غير ربحية ترحّب بأمين جديد وتحدد توقعاً للتبرع
• شركة عائلية تعيّن أول مدير غير تنفيذي لها
• جمعية خيرية توثق أن الأمناء لا يتقاضون أجراً، لكن تُرد لهم المصروفات
• تجديد التوقعات عند إعادة تعيين عضو مجلس الإدارة لمدة جديدة

ما ستملؤه

18 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: المنظمة, عضو مجلس الإدارة.

ما يغطيه اتفاقية عضو مجلس الإدارة

1. التعيين والمدة
2. الواجبات
3. الاجتماعات والوقت
4. تعارض المصالح
5. السرية
6. التحدث نيابةً عن المنظمة
7. الأجر والمصروفات
8. التأمين والتعويض
9. التزامات المنظمة
10. إنهاء التعيين
11. أحكام عامة

استخدام اتفاقية عضو مجلس الإدارة خطوة بخطوة

1 التعريف بالمنظمة

أدخل اسمها ونوعها، واسم المجلس (مثل مجلس الأمناء (Board of Trustees))، ووثائقها الحاكمة، مثل اللوائح الداخلية (bylaws) أو النظام الأساسي (articles of association). وتنص الاتفاقية على أن هذه الوثائق والقانون يسودان عند وجود أي تعارض.

2 تحديد التعيين

أدخل اسم عضو مجلس الإدارة، ومنصبه، وتاريخ البدء والمدة، وأي لجان سينضم إليها.

3 الاتفاق على الالتزام

أدخل العدد المتوقع للاجتماعات سنوياً، واختيارياً، الالتزام الزمني الإجمالي وتوقع التبرع أو جمع التبرعات.

4 الأجر والتأمين والتوقيع

أدخل أتعاباً أو اترك الحقل فارغاً إذا كان الدور غير مدفوع الأجر، واذكر ما إذا كان لديك تأمين المديرين والمسؤولين (D&O insurance)، واختر القانون الحاكم. ويوقّع رئيس المجلس أو شخص آخر مخول نيابةً عن المنظمة.

نصائح قبل الإرسال

• تأكد من إجراء التعيين نفسه بصورة صحيحة بموجب وثائقك الحاكمة، على سبيل المثال من خلال قرار صادر عن المجلس أو الأعضاء. تسجل هذه الاتفاقية الشروط، لكنها لا تعيّن أي شخص.
• لا يجوز للعديد من الجمعيات الخيرية والمنظمات غير الربحية دفع أجر للأمناء أو المديرين إلا في ظروف محدودة. راجع قواعدك والقانون المحلي قبل إدراج أي أتعاب.
• سلّم الأعضاء الجدد سياسة تعارض المصالح مع هذه الاتفاقية، واطلب منهم إدراج عضوياتهم الأخرى في مجالس الإدارة قبل بدء مهامهم.
• إذا لم يكن لديك تأمين المديرين والمسؤولين (D&O insurance)، يوضح النموذج ذلك. وغالباً ما يسأل المديرون ذوو الخبرة عنه.

الأسئلة الشائعة عن اتفاقية عضو مجلس الإدارة

المزيد من قوالب الاتفاقيات

جميع قوالب الأعمال والعقود · كل قوالب التوقيع الإلكتروني

هذا القالب نقطة بداية عامة، وليس استشارة قانونية. تختلف القوانين بين الدول والولايات — اطلب من محامٍ مراجعة الاتفاقية وفقًا لحالتك قبل الاعتماد عليها. آخر مراجعة للصفحة: 2026-09-29.