Apakah sijil Penyandang Jawatan (Certificate of Incumbency)?
Sijil penyandang jawatan (certificate of incumbency), yang juga dipanggil sijil pegawai atau setiausaha, ialah pernyataan rasmi daripada syarikat tentang siapa yang memegang jawatan dalam syarikat pada masa ini. Bank memintanya ketika membuka akaun, pemberi pinjaman sebelum memberikan pinjaman, dan pihak berurusan serta daftar asing sebelum menerima pakai tandatangan seseorang.
Dalam templat ini, pegawai pengesah — biasanya setiausaha — mengesahkan kewujudan syarikat, menyenaraikan pengarah dan pegawai semasa, serta, secara pilihan, penandatangan diberi kuasa dan had kuasa mereka, berdasarkan daftar dan resolusi syarikat. Pengarah atau pegawai kedua kemudiannya mengesahkan bahawa pegawai pengesah memegang jawatan tersebut, iaitu cara biasa untuk mengelakkan seseorang mengesahkan dirinya sendiri. Penerima boleh bergantung pada sijil ini sehingga dimaklumkan tentang perubahan.
- Sesuai untuk
- Pembukaan akaun bank perniagaan, pinjaman, semakan KYC dan urus niaga rentas sempadan
- Ditandatangani oleh
- Seorang pegawai pengesah dan seorang pegawai kedua yang mengesahkan
- Menyenaraikan
- Pengarah, pegawai, penandatangan pilihan dan kuasa
- Panjang
- 1–2 halaman
Bila hendak menggunakan sijil Penyandang Jawatan (Certificate of Incumbency)
- Membuka atau mengemas kini akaun bank perniagaan
- Syarat pemberi pinjaman sebelum membuat pengeluaran pinjaman
- Pelanggan asing mengesahkan siapa yang boleh menandatangani bagi pihak syarikat anda
- Mendaftarkan cawangan atau anak syarikat di luar negara
- Mengemas kini pihak berurusan selepas perubahan pegawai
Perkara yang anda isi
11 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pegawai yang memperakui, pegawai yang mengesahkan.
1 Syarikat
- Tarikh sijil*
- Syarikat*
- Tempat syarikat diperbadankan*
- Nombor syarikat atau pendaftaran
- Pejabat berdaftar
2 Pegawai yang memperakui
- Nama pegawai yang memperakui*
- Jawatan pegawai yang memperakui*
3 Jawatan yang disandang
- Pengarah semasa*
- Pegawai semasa*
- Penandatangan yang diberi kuasa dan kuasa mereka
- Pihak yang menerima sijil ini
4 Siapa yang menandatangani
- Pegawai yang memperakui tandatangan dan tarikh, jawatan · Biasanya setiausaha syarikat.
- Pegawai yang mengesahkan tandatangan dan tarikh, jawatan · Pengarah atau pegawai lain yang mengesahkan bahawa pegawai yang memperakui memegang jawatan tersebut.
Kandungan sijil Penyandang Jawatan (Certificate of Incumbency)
- Pengarah
- Pegawai
- Penandatangan yang diberi kuasa
- Pengesahan
Cara menggunakan sijil Penyandang Jawatan (Certificate of Incumbency), langkah demi langkah
1 Masukkan maklumat syarikat
Nyatakan nama syarikat, tempat syarikat diperbadankan, nombor syarikat dan pejabat berdaftar.
2 Namakan pegawai pengesah
Biasanya setiausaha. Masukkan nama dan jawatannya.
3 Senaraikan pengarah, pegawai dan penandatangan
Salin daripada daftar syarikat. Nyatakan hanya kuasa menandatangani yang benar-benar diberikan oleh resolusi lembaga pengarah atau peraturan syarikat.
4 Tandatangani dan hantar
Tambahkan pegawai pengesah serta pengarah atau pegawai lain untuk membuat pengesahan. Hantar PDF yang ditandatangani daripada peti besi FileIt anda kepada bank atau penerima.
Petua sebelum menghantarnya
- Semak daftar dan resolusi terkini sebelum membuat pengesahan; penerima akan bergantung pada maklumat ini.
- Sesetengah bank dan pihak berkuasa asing memerlukan sijil ini dinotari atau diapostilkan; tanya sebelum anda menandatanganinya.
- Keluarkan sijil baharu setiap kali berlaku perubahan pada pengarah, pegawai atau penandatangan.
- Sertakan resolusi lembaga pengarah jika penerima juga memerlukan bukti bahawa sesuatu urus niaga telah diluluskan.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Sijil Penyandang Jawatan (Certificate of Incumbency)
Siapa yang patut menandatangani sijil penyandang jawatan (certificate of incumbency)?
Biasanya setiausaha syarikat, dengan pengarah atau pegawai lain mengesahkan jawatan setiausaha tersebut. Sesetengah penerima mempunyai keperluan sendiri.
Adakah sijil ini perlu dinotari?
Tidak semestinya. Banyak bank menerimanya selepas ditandatangani; daftar asing dan sesetengah pemberi pinjaman mahu sijil ini dinotari atau diapostilkan, dan tandatangan elektronik tidak menyediakan perkara tersebut.
Berapa lamakah sijil ini sah?
Sijil ini menggambarkan keadaan pada tarikh yang dinyatakan. Banyak penerima mahukan sijil yang bertarikh dalam beberapa bulan terakhir.
Adakah sijil penyandang jawatan (certificate of incumbency) sama dengan resolusi lembaga pengarah?
Tidak. Resolusi merekodkan sesuatu keputusan. Sijil penyandang jawatan merekodkan siapa yang memegang jawatan tertentu.