¿Qué es certificado de vigencia de cargos (Certificate of Incumbency)?
Un certificado de vigencia de cargos (Certificate of Incumbency), también llamado certificado de directivo o de secretario, es una declaración oficial de la empresa sobre quién ocupa sus cargos en ese momento. Los bancos lo solicitan al abrir cuentas, los prestamistas antes de conceder un préstamo y las contrapartes y registros extranjeros antes de aceptar la firma de alguien.
En esta plantilla, el directivo certificante —normalmente el secretario— confirma que la empresa existe, enumera sus directores y directivos actuales y, opcionalmente, sus firmantes autorizados y los límites de sus facultades, basándose en los registros y acuerdos de la empresa. Después, un segundo director o directivo confirma que el directivo certificante ocupa ese cargo, que es la forma habitual de evitar que alguien se certifique a sí mismo. El destinatario puede basarse en el certificado hasta que se le notifique un cambio.
- Ideal para
- Abrir cuentas bancarias empresariales, préstamos, comprobaciones KYC y operaciones internacionales
- Lo firman
- Un directivo certificante y un segundo directivo confirmante
- Incluye
- Directores, directivos, firmantes opcionales y facultades
- Extensión
- 1–2 páginas
Cuándo usar un certificado de vigencia de cargos (Certificate of Incumbency)
- Abrir o actualizar una cuenta bancaria de la empresa
- Las condiciones de un prestamista antes de disponer de un préstamo
- Que un cliente extranjero verifique quién puede firmar en nombre de tu empresa
- Registrar una sucursal o filial en el extranjero
- Informar a una contraparte tras un cambio de directivo
Lo que debes completar
11 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: funcionario certificante, funcionario confirmante.
1 La sociedad
- Fecha del certificado*
- Sociedad*
- Lugar de constitución de la sociedad*
- Número de sociedad o de registro
- Domicilio social
2 El funcionario certificante
- Nombre del funcionario certificante*
- Cargo del funcionario certificante*
3 Cargos ocupados
- Directores actuales*
- Funcionarios actuales*
- Firmantes autorizados y sus facultades
- A quién va dirigido el certificado
4 Quién firma
- Funcionario certificante firma y fecha, cargo · Por lo general, el secretario de la sociedad.
- Funcionario confirmante firma y fecha, cargo · Un director o funcionario distinto que confirma que el funcionario certificante ocupa su cargo.
Qué incluye el certificado de vigencia de cargos (Certificate of Incumbency)
- Directores
- Funcionarios
- Firmantes autorizados
- Confirmación
Cómo usar el certificado de vigencia de cargos (Certificate of Incumbency), paso a paso
1 Introduce la empresa
Indica el nombre de la empresa, dónde está constituida, su número y su domicilio social.
2 Indica el directivo certificante
Normalmente es el secretario. Introduce su nombre y cargo.
3 Enumera directores, directivos y firmantes
Copia los datos de los registros de la empresa. Indica únicamente las facultades de firma que un acuerdo del consejo o las normas de la empresa otorguen realmente.
4 Firma y envía
Añade al directivo certificante y a un director o directivo diferente para que confirme el cargo. Envía el PDF firmado desde tu bóveda de FileIt al banco o destinatario.
Consejos antes de enviarlo
- Comprueba los registros y los acuerdos recientes antes de certificar; el destinatario se basará en este documento.
- Algunos bancos y autoridades extranjeras necesitan que el certificado se firme ante notario o se apostille; consúltalo antes de firmar.
- Emite un certificado nuevo cada vez que cambie un director, directivo o firmante.
- Acompáñalo de un acuerdo del consejo si el destinatario también necesita pruebas de que se aprobó una operación.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Certificado de vigencia de cargos (Certificate of Incumbency)
¿Quién debe firmar un certificado de vigencia de cargos (Certificate of Incumbency)?
Normalmente, el secretario de la empresa, con la confirmación de otro director o directivo sobre el cargo del secretario. Algunos destinatarios tienen sus propios requisitos.
¿Es necesario firmarlo ante notario?
No siempre. Muchos bancos lo aceptan firmado; los registros extranjeros y algunos prestamistas quieren que se firme ante notario o se apostille, algo que la firma electrónica no proporciona.
¿Durante cuánto tiempo es válido?
Refleja la situación en la fecha en que se emite. Muchos destinatarios quieren uno fechado en los últimos meses.
¿Es lo mismo que un acuerdo del consejo?
No. Un acuerdo registra una decisión. Un certificado de vigencia de cargos registra quién ocupa cada cargo.