什么是 任职证明（Certificate of incumbency）？
任职证明（certificate of incumbency，也称高管证明或秘书证明）是公司就当前各职务担任人出具的正式声明。银行开立账户时会要求提供，贷款机构在发放贷款前会要求提供，交易对方和外国注册机构在接受某人的签名之前也可能要求提供。
在本模板中，出具证明的高管通常是公司秘书（company secretary），其确认公司真实存续，列出当前董事和高管，并可选择列出授权签字人及其权限范围，依据为公司的登记册和决议。随后，另一名董事或高管确认出具证明的高管确实担任该职务，这是避免本人为自己出具证明的常见做法。在收到变更通知前，接收方可以依据该证明行事。
- 适用场景
- 开立企业银行账户、贷款、KYC审核和跨境交易
- 签署人
- 出具证明的高管和另一名确认高管
- 列明内容
- 董事、高管、可选的授权签字人及权限
- 篇幅
- 1–2页
何时使用任职证明（Certificate of incumbency）
- 开立或更新企业银行账户
- 贷款机构在发放贷款前提出的条件
- 外国客户核实谁有权代表您的公司签字
- 在海外注册分支机构或子公司
- 高管变更后向交易对方更新信息
填写内容
11 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：证明人员, 确认人员。
1 公司
- 证明书日期*
- 公司*
- 公司的注册成立地*
- 公司编号或注册编号
- 注册办事处
2 证明人员
- 证明人员姓名*
- 证明人员职务*
3 担任的职务
- 现任董事*
- 现任高级职员*
- 获授权签署人及其授权范围
- 证明书接收方
4 签署人
- 证明人员 签名和日期、职务 · 通常为公司秘书。
- 确认人员 签名和日期、职务 · 由另一名确认证明人员担任该职务的董事或高级职员担任。
任职证明（Certificate of incumbency）的内容
- 董事
- 高级职员
- 获授权签署人
- 确认
逐步使用任职证明（Certificate of incumbency）
1 填写公司信息
填写公司名称、注册地、注册编号和注册地址。
2 填写出具证明的高管
通常是公司秘书。填写其姓名和职务。
3 列出董事、高管和签字人
根据公司的登记册填写。仅列明董事会决议或公司规则实际授予的签字权限。
4 签署并发送
添加出具证明的高管，以及另一名不同的董事或高管进行确认。通过您的 FileIt 保管库将签署后的 PDF 发送给银行或接收方。
发送前提示
- 出具证明前，请核对登记册和近期决议；接收方将依据该证明行事。
- 一些银行和外国主管机构要求对证明进行公证或加签；请在签署前确认。
- 董事、高管或签字人发生变更时，请重新出具证明。
- 如果接收方还需要交易已获批准的证明，请同时附上董事会决议（board resolution）。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名和日期框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
任职证明（Certificate of incumbency）：常见问题
谁应签署任职证明？
通常由公司秘书签署，并由另一名董事或高管确认秘书的职务。部分接收方有自己的要求。
是否需要公证？
不一定。许多银行接受签署后的证明；外国注册机构和部分贷款机构要求公证或加签，而电子签名无法提供这两项认证。
它的有效期有多长？
证明反映的是出具日期当日的情况。许多接收方要求证明日期在最近几个月内。
它与董事会决议相同吗？
不相同。董事会决议记录一项决定；任职证明记录各职务的担任人。