Qu’est-ce qu’un consentement à exercer les fonctions d’administrateur ?
Dans de nombreux pays, une société doit obtenir le consentement d’une personne avant de la nommer administrateur et a besoin de ses informations pour son registre (register) et tout dépôt auprès du registre des sociétés (company registry). Les réunir dans un seul document signé permet également au nouvel administrateur de confirmer qu’il n’est pas frappé d’une interdiction et de déclarer tout intérêt susceptible d’entrer en conflit avec ceux de la société.
Ce modèle consigne la société, le nom de l’administrateur, ses anciens noms, son adresse de notification (service address), sa nationalité, sa profession et ses autres mandats d’administrateur, le type de mandat et sa date d’effet, une confirmation de son éligibilité, les intérêts déclarés et une reconnaissance des obligations des administrateurs. La société contresigne pour en accuser réception.
- Idéal pour
- Nommer des administrateurs exécutifs ou non exécutifs
- Signé par
- Le nouvel administrateur ; la société en accuse réception
- Informations consignées
- Détails du registre, éligibilité, intérêts
- Longueur
- 1 à 2 pages
Quand utiliser un consentement à exercer les fonctions d’administrateur
- Nommer un nouvel administrateur non exécutif ou un président du conseil
- Ajouter au conseil le représentant d’un investisseur
- Promouvoir un cadre dirigeant au conseil
- Nommer des administrateurs dans une nouvelle filiale
- Conserver le consentement au dossier pour un dépôt auprès du registre
Ce que vous remplissez
14 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : administrateur entrant, société.
1 La société
- Date du présent consentement*
- Société*
- Numéro d’entreprise ou d’immatriculation
- Juridiction de constitution de la société
2 L’administrateur
- Nom complet de l’administrateur*
- Anciens noms
- Adresse aux fins de signification*
- Nationalité
- Profession
- Adresse e-mail pour les documents du conseil d’administration
- Autres mandats d’administrateur en cours
3 La nomination
- La nomination prend effet le*
- Type de mandat d’administrateur* administrateur non exécutif · administrateur exécutif · administrateur
- Intérêts à déclarer
4 Qui signe
- Administrateur entrant signature et date
- Société signature et date, fonction · Un administrateur existant ou le secrétaire de la société signe au nom de la société.
Ce que couvre le consentement à exercer les fonctions d’administrateur
- Consentement
- Conditions d’éligibilité
- Mes informations
- Intérêts
- Accusé de réception par la Société
Utiliser le consentement à exercer les fonctions d’administrateur, étape par étape
1 Indiquez la société
Indiquez le nom de la société et ajoutez son numéro ainsi que son lieu de constitution si cela est utile.
2 Indiquez les informations de l’administrateur
Nom complet, anciens noms éventuels, adresse de notification et autres informations demandées par votre registre.
3 Définissez la nomination
Choisissez le type de mandat et la date d’effet, puis consignez les intérêts déclarés par l’administrateur.
4 Signez, puis procédez à la nomination
L’administrateur signe d’abord, puis la société en accuse réception. Procédez à la nomination par résolution du conseil d’administration ou des actionnaires (board or shareholder resolution), conformément à vos règles, et déposez-la auprès du registre.
Conseils avant l’envoi
- Vérifiez les exigences de votre registre des sociétés ; certains demandent une vérification de l’identité des administrateurs.
- Utilisez une adresse de notification plutôt qu’une adresse personnelle lorsque le registre est public.
- Faites approuver la nomination elle-même par résolution ; le consentement seul ne nomme personne.
- Envisagez un accord d’indemnisation de l’administrateur et une assurance responsabilité des dirigeants (D&O insurance) pour les nouveaux membres du conseil.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Consentement à exercer les fonctions d’administrateur : questions fréquentes
Cela nomme-t-il l’administrateur ?
Non. Ce document consigne le consentement. La nomination est effectuée par le conseil d’administration ou les actionnaires conformément aux règles de la société, généralement par résolution.
Peut-on être administrateur de n’importe quelle société ?
La plupart des pays fixent des règles concernant l’âge minimum, les interdictions et la faillite (bankruptcy). L’administrateur confirme son éligibilité dans ce document.
Quels intérêts faut-il déclarer ?
Tout intérêt direct ou indirect dans une transaction ou un accord avec la société, par exemple la détention d’un fournisseur ou le mandat d’administrateur d’un concurrent.
Peut-il être signé électroniquement ?
Dans de nombreux pays, oui. Vérifiez si votre registre accepte le consentement électronique si vous devez le déposer.