ما هو خطاب منح مكافأة؟
تكون للمكافأة قيمة أكبر عندما ترافقها رسالة واضحة تشرح سبب منحها. ومن المفيد أيضًا توضيح ما لا تعنيه: فالمكافأة التقديرية هذا العام لا تعد بمكافأة في العام المقبل. ويحقق خطاب منح قصير كلا الأمرين.
يغطي هذا الخطاب مكافأة تقديرية لمرة واحدة، أو مكافأة تقديرية سنوية، أو مكافأة فورية. تصف ما الذي تقدّره المكافأة والفترة التي تتعلق بها، وتذكر المبلغ الإجمالي وتاريخ صرفه عبر كشوف الرواتب، وتختار ما إذا كان يجب أن يظل الموظف على رأس العمل في تاريخ الدفع. وتؤكد الشروط أن المكافأة تقديرية، ولا تنشئ أي استحقاق لمكافآت مستقبلية، وليست جزءًا من الراتب الأساسي، ولا تغيّر أي شيء آخر. ويمكنك أن تطلب من الموظف الحفاظ على سرية المبلغ، مع احترام حقه القانوني في مناقشة أجره.
- مناسب لـ
- المكافآت السنوية التقديرية، والمكافآت لمرة واحدة، والمكافآت الفورية
- يوقّعه
- صاحب العمل والموظف، الذي يقرّ بالاستلام
- المكافآت المستقبلية
- غير موعود بها صراحةً
- الطول
- صفحة واحدة
متى تستخدم خطاب منح مكافأة
- مكافأة سنوية تقديرية بعد مراجعة نهاية العام
- مكافأة فورية لموظف تعامل مع أزمة بكفاءة
- تقدير إنجاز مشروع قبل الموعد أو بأقل من الميزانية
- مكافأة شكر للموظفين الذين تولوا نوبات عمل إضافية خلال فترة مزدحمة
- توثيق المكافآت التقديرية بصورة متسقة ضمن فريق
ما ستملؤه
11 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: صاحب العمل, الموظف.
1 الخطاب
- اسم الشركة*
- تاريخ الخطاب*
- الاسم الكامل للموظف*
2 المكافأة
- نوع المكافأة* مكافأة تقديرية لمرة واحدة · مكافأة تقديرية سنوية · مكافأة فورية
- الفترة أو الإنجاز الذي تغطيه
- ما الذي تقدّره المكافأة*
3 الدفع
- العملة*
- قيمة المكافأة (إجماليًا)*
- تُدفع مع كشف الرواتب في أو نحو*
- هل يجب أن يظل الموظف على رأس العمل في تاريخ الدفع؟* لا — ستُدفع سواء ظل الموظف على رأس العمل أم لا · نعم — وألا يكون قد تلقى إشعارًا بإنهاء خدمته، ما لم تكن الشركة قد وجّهت الإشعار لسبب غير سوء السلوك
4 أخرى
- اطلب من الموظف الحفاظ على سريتها* لا · نعم
5 من يوقّع
- صاحب العمل التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · المدير أو مسؤول الموارد البشرية الذي يمنح المكافأة.
- الموظف التوقيع والتاريخ · يوقّع إقرارًا باستلام المكافأة.
ما يغطيه خطاب منح مكافأة
- ما الذي تقدّره المكافأة
- الدفع
- شروط المكافأة
استخدام خطاب منح مكافأة خطوة بخطوة
1 اختر نوع المكافأة
اختر مكافأة تقديرية لمرة واحدة، أو مكافأة تقديرية سنوية، أو مكافأة فورية، وأضف الفترة التي تتعلق بها إذا كان ذلك مناسبًا.
2 اذكر سبب منحها
صِف ما أنجزه الموظف في جملة أو جملتين. فالإشادة المحددة يكون وقعها أفضل من الشكر العام.
3 حدّد المبلغ وموعد الدفع
أدخل المبلغ الإجمالي وتاريخ صرفه عبر كشوف الرواتب، واختر ما إذا كان يجب أن يظل الموظف على رأس العمل في ذلك التاريخ.
4 أرسل الخطاب
وقّع بصفتك صاحب العمل وأرسله إلى الموظف ليقرّ باستلامه. يُحفظ الخطاب الموقّع في خزنتك.
نصائح قبل الإرسال
- أبلغه بالخبر شخصيًا أولًا، ثم أرسل الخطاب.
- إذا كانت المكافآت مرتبطة بأهداف محددة مسبقًا، فسيكون اتفاق خطة عمولة أو مكافأة أنسب من خطاب منح مكافأة تقديرية.
- تذكّر ضرائب الرواتب المستحقة على صاحب العمل، إضافةً إلى المبلغ الإجمالي.
- تحقق من السماح، في مكان عمل الموظف، بالشروط المتعلقة بوجوب بقائه على رأس العمل في تاريخ الدفع.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن خطاب منح مكافأة
هل يعد هذا الخطاب بمكافأة في العام المقبل؟
لا. فهو ينص على أن المكافأة تقديرية، ولا ينشئ حقًا في الحصول على مكافأة بأي مبلغ في المستقبل.
ما الفرق بين هذا الخطاب واتفاق مكافأة الاحتفاظ بالموظف أو مكافأة التوقيع؟
يُتفق على تلك المكافآت مسبقًا، وتتضمن شروطًا تتعلق بالانضمام أو الاستمرار في العمل. أما هذا الخطاب فيكافئ على أمر أُنجز بالفعل.
هل يمكنني أن أطلب من الموظف الحفاظ على سرية المكافأة؟
يمكنك ذلك باختيار «نعم». ويحافظ الخطاب على حق الموظف القانوني في مناقشة أجره حيث يحميه القانون.
هل يتعين على الموظف التوقيع؟
التوقيع يقرّ بالاستلام فقط. وهو يمنحك سجلًا مؤرخًا يثبت أن الموظف أُبلغ بالمبلغ والشروط.