Apakah pelan penyesuaian tempat kerja?
Pelan penyesuaian tempat kerja (juga dipanggil perjanjian pelarasan munasabah (reasonable adjustments agreement) atau pasport) merekodkan perubahan yang dipersetujui oleh majikan dan pekerja untuk menyokong pekerja di tempat kerja kerana keadaan kesihatan, ketidakupayaan, kehamilan atau keperluan lain. Dengan mencatatkannya, semua orang tahu perkara yang telah dipersetujui, pengurus baharu boleh memahaminya tanpa pekerja perlu menerangkan semuanya sekali lagi, dan terdapat tarikh yang jelas untuk menyemak sama ada pelan itu masih berkesan.
Templat ini merekodkan latar belakang dan, jika pekerja mahu, bagaimana keperluan mereka mempengaruhi kerja — tanpa memerlukan diagnosis. Templat ini menyenaraikan penyesuaian yang dipersetujui, dengan bahagian pilihan untuk peralatan dan perubahan tempat kerja, waktu dan jadual, serta tugas. Ia menyatakan bila penyesuaian bermula, sama ada pelan itu berterusan atau sementara (untuk keperluan jangka pendek seperti pemulihan daripada kecederaan), dan bila ia akan disemak. Templat ini menetapkan tanggungjawab kedua-dua pihak, memastikan maklumat perubatan kekal sulit, menerangkan cara mengemukakan kebimbangan, dan menjelaskan bahawa pelan ini tidak mengehadkan hak undang-undang pekerja.
- Sesuai untuk
- Penyesuaian berkaitan ketidakupayaan atau kesihatan, penyesuaian sementara semasa pemulihan atau rawatan, perubahan berkaitan kehamilan
- Ditandatangani oleh
- Majikan (pengurus atau HR) dan pekerja
- Tempoh
- Berterusan dengan semakan, atau sementara sehingga tarikh tamat
- Panjang
- 2 halaman
Bila hendak menggunakan pelan penyesuaian tempat kerja
- Pekerja yang mengalami masalah belakang memerlukan meja duduk-berdiri dan rehat yang kerap
- Penyesuaian sementara ketika pekerja pulih daripada pembedahan atau menjalani rawatan
- Mengubah waktu mula kerja atau hari bekerja dari rumah agar sesuai dengan jadual rawatan
- Menyesuaikan tugas mengangkat barang atau memandu ketika pekerja pulih daripada kecederaan
- Merekodkan penyesuaian supaya ia dibawa bersama pekerja apabila bertukar pengurus atau pasukan
Perkara yang anda isi
16 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: majikan, pekerja.
1 Pihak-pihak
- Majikan (nama syarikat)*
- Nama penuh pekerja*
- Jawatan pekerja
- Pengurus langsung
- Tarikh pelan ini*
2 Latar belakang
- Tarikh pekerja meminta sokongan
- Kesan keperluan pekerja terhadap kerja mereka
3 Pelarasan yang dipersetujui
- Pelarasan yang dipersetujui*
- Peralatan atau perubahan di tempat kerja
- Perubahan pada waktu atau jadual kerja
- Perubahan pada tugas
4 Tempoh dan semakan
- Pelarasan bermula pada*
- Pelan ini adalah* berterusan · sementara
- Pelarasan sementara berakhir pada
- Tarikh semakan pertama
- Pihak untuk dihubungi berkenaan pelan
5 Siapa yang menandatangani
- Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan · Pengurus atau pegawai HR yang bertanggungjawab melaksanakan pelan ini.
- Pekerja tandatangan dan tarikh
Kandungan pelan penyesuaian tempat kerja
- Latar belakang
- Pelarasan yang dipersetujui
- Bila pelan bermula dan tempoh pelaksanaannya
- Tanggungjawab
- Kerahsiaan
- Perubahan dan kebimbangan
- Hak Pekerja
Cara menggunakan pelan penyesuaian tempat kerja, langkah demi langkah
1 Berbincang dahulu, kemudian catatkan
Pelan ini merekodkan hasil perbualan, jadi temui pekerja terlebih dahulu dan persetujui perkara yang akan membantu. Borang ini mencatatkan tarikh pekerja meminta sokongan dan bahawa pilihan-pilihan tersebut telah dibincangkan bersama.
2 Huraikan keperluan, bukan diagnosis
Kotak "bagaimana keperluan mempengaruhi kerja" adalah pilihan. Huraikan kesannya terhadap kerja — "duduk terlalu lama menyebabkan kesakitan" — dan masukkan butiran perubatan hanya jika pekerja mahu maklumat itu dimasukkan dalam pelan.
3 Senaraikan penyesuaian
Letakkan setiap penyesuaian yang dipersetujui pada barisnya sendiri, kemudian gunakan kotak pilihan untuk peralatan, waktu dan jadual, serta tugas. Kotak yang kosong tidak akan dimasukkan ke dalam dokumen.
4 Tetapkan masa dan semakan
Pilih berterusan atau sementara (dengan tarikh tamat), masukkan tarikh mula dan tarikh semakan pertama, serta namakan orang yang patut dihubungi oleh pekerja. Kedua-dua pihak menandatangani; pelan ini difailkan dalam peti besi anda supaya mudah ditemui apabila tiba masa semakan.
Petua sebelum menghantarnya
- Semak pelan apabila keperluan, peranan, pengurus atau tempat kerja pekerja berubah — bukan hanya pada tarikh semakan.
- Kongsikan penyesuaian sahaja dengan rakan sekerja yang perlu mengetahuinya, bukan sebab-sebabnya.
- Jika anda tidak dapat bersetuju dengan permintaan tertentu, rekodkan perkara yang dipersetujui dan teruskan perbincangan; pelan ini menyatakan bahawa hal itu tidak bermakna tiada penyesuaian lain yang boleh dianggap munasabah.
- Nasihat kesihatan pekerjaan atau doktor boleh membantu menentukan perkara yang sesuai, tetapi pelan ini adalah milik majikan dan pekerja.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Pelan penyesuaian tempat kerja
Adakah majikan diwajibkan di sisi undang-undang untuk membuat penyesuaian?
Di banyak negara, termasuk AS, UK, negara anggota EU dan Kanada, undang-undang ketidakupayaan dan kesamarataan mewajibkan majikan menyediakan penyesuaian munasabah (reasonable accommodations) atau pelarasan (adjustments) untuk pekerja kurang upaya, dan sesetengahnya turut meliputi kehamilan atau agama. Perkara yang dianggap "munasabah" bergantung pada keadaan dan undang-undang di tempat anda. Pelan ini merekodkan perkara yang anda persetujui; ia tidak menentukan perkara yang diwajibkan oleh undang-undang.
Adakah pekerja perlu mendedahkan diagnosis mereka?
Templat ini tidak memintanya. Templat ini merekodkan bagaimana keperluan pekerja mempengaruhi kerja mereka dan penyesuaian yang dipersetujui. Sebarang maklumat perubatan yang dipilih untuk dikongsi oleh pekerja akan dirahsiakan dan disimpan dengan selamat.
Bolehkah pelan ini bersifat sementara?
Ya. Pilih "sementara" dan masukkan tarikh tamat — berguna untuk keperluan jangka pendek seperti pemulihan daripada kecederaan. Untuk kembali bekerja secara berperingkat dan tersusun selepas tidak bekerja untuk tempoh yang lama, perjanjian kembali bekerja lebih sesuai. Sebelum tarikh tamat, anda bertemu untuk memutuskan sama ada penyesuaian perlu diteruskan, diubah atau dijadikan kekal.
Adakah pelan penyesuaian yang ditandatangani secara elektronik sah?
Tandatangan elektronik secara amnya sah untuk dokumen pekerjaan biasa di AS (ESIGN Act dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyempurnaan (Certificate of Completion) bersama PDF yang telah ditandatangani.
Adakah templat ini percuma?
Ya. Templat ini boleh digunakan secara percuma dengan apl eSignature dalam FileIt, dan pekerja tidak memerlukan akaun FileIt untuk menandatangani.