¿Qué es plan de adaptación laboral?
Un plan de adaptación laboral (también llamado acuerdo de adaptaciones razonables (reasonable adjustments agreement) o pasaporte) registra los cambios que la empresa y la persona empleada han acordado para apoyarla en el trabajo debido a una condición de salud, discapacidad, embarazo u otra necesidad. Ponerlo por escrito significa que todo el mundo sabe lo acordado, que una nueva persona responsable puede consultarlo sin que la persona empleada tenga que explicarlo todo de nuevo y que hay una fecha clara para comprobar si sigue funcionando.
Esta plantilla registra los antecedentes y, si la persona empleada quiere, cómo afectan sus necesidades a su trabajo, sin exigir un diagnóstico. Enumera las adaptaciones acordadas, con secciones opcionales para cambios en el equipo y el lugar de trabajo, el horario y la jornada, y las tareas. Indica cuándo comienzan las adaptaciones, si el plan es indefinido o temporal (para una necesidad de corta duración, como recuperarse de una lesión) y cuándo se revisará. Establece las responsabilidades de ambas partes, mantiene la información médica confidencial, explica cómo plantear preocupaciones y deja claro que el plan no limita los derechos legales de la persona empleada.
- Ideal para
- Adaptaciones por discapacidad o motivos de salud, adaptaciones temporales durante una recuperación o tratamiento y cambios relacionados con el embarazo
- Lo firman
- La empresa (la persona responsable o Recursos Humanos) y la persona empleada
- Duración
- Indefinida, con revisiones, o temporal hasta una fecha de finalización
- Extensión
- 2 páginas
Cuándo usar un plan de adaptación laboral
- Una persona empleada con un problema de espalda necesita un escritorio para trabajar sentada o de pie y descansos periódicos
- Adaptaciones temporales mientras una persona empleada se recupera de una operación o recibe tratamiento
- Cambiar las horas de entrada o los días de teletrabajo para adaptarlos al tratamiento
- Adaptar las tareas de levantar peso o conducir mientras una persona trabajadora se recupera de una lesión
- Registrar las adaptaciones para que acompañen a la persona empleada cuando cambie de responsable o de equipo
Lo que debes completar
16 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleador, empleado.
1 Las personas
- Empleador (nombre de la empresa)*
- Nombre completo del empleado*
- Puesto del empleado
- Responsable directo
- Fecha de este plan*
2 Antecedentes
- Fecha en que el empleado solicitó apoyo
- Cómo afectan las necesidades del empleado a su trabajo
3 Adaptaciones acordadas
- Adaptaciones acordadas*
- Equipos o cambios en el lugar de trabajo
- Cambios en el horario o la jornada
- Cambios en las funciones
4 Calendario y revisión
- Las adaptaciones comienzan el*
- El plan es* indefinido · temporal
- Las adaptaciones temporales terminan el
- Fecha de la primera revisión
- Persona de contacto para este plan
5 Quién firma
- Empleador firma y fecha, cargo · La persona gerente o de Recursos Humanos responsable de poner en marcha el plan.
- Empleado firma y fecha
Qué incluye el plan de adaptación laboral
- Antecedentes
- Adaptaciones acordadas
- Inicio y duración del plan
- Responsabilidades
- Confidencialidad
- Cambios y preocupaciones
- Derechos del Empleado
Cómo usar el plan de adaptación laboral, paso a paso
1 Hablad primero y después ponedlo por escrito
El plan registra el resultado de una conversación, así que reuníos primero con la persona empleada y acordad qué puede ayudar. El formulario anota la fecha en que solicitó apoyo y que las opciones se hablaron conjuntamente.
2 Describe las necesidades, no los diagnósticos
El campo «cómo afectan las necesidades al trabajo» es opcional. Describe el efecto en el trabajo —«estar sentada durante mucho tiempo causa dolor»— e incluye detalles médicos solo si la persona empleada quiere que aparezcan en el plan.
3 Enumera las adaptaciones
Escribe cada adaptación acordada en su propia línea y utiliza después los campos opcionales para el equipo, el horario y la jornada, y las tareas. Los campos vacíos no aparecen en el documento.
4 Establece los plazos y la revisión
Elige si es indefinido o temporal (con una fecha de finalización), añade la fecha de inicio y una primera fecha de revisión, e indica con quién debe ponerse en contacto la persona empleada. Firmad los dos; el plan se guarda en tu bóveda para que sea fácil encontrarlo cuando llegue el momento de revisarlo.
Consejos antes de enviarlo
- Revisa el plan cuando cambien las necesidades, el puesto, la persona responsable o el lugar de trabajo de la persona empleada, no solo en la fecha de revisión.
- Comparte únicamente las adaptaciones con las personas compañeras que necesiten conocerlas, no los motivos.
- Si no podéis acordar una solicitud concreta, registra lo que sí hayáis acordado y seguid hablando; el plan indica que eso no significa que ninguna otra adaptación pueda ser razonable.
- La salud laboral o el consejo de un médico pueden ayudar a decidir qué funcionará, pero el plan pertenece a la empresa y a la persona empleada.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Plan de adaptación laboral
¿La empresa está legalmente obligada a realizar adaptaciones?
En muchos países, incluidos Estados Unidos, el Reino Unido, los Estados miembros de la UE y Canadá, las leyes sobre discapacidad e igualdad obligan a las empresas a realizar adaptaciones razonables (reasonable accommodations o adjustments) para las personas trabajadoras con discapacidad, y algunas también contemplan el embarazo o la religión. Lo que se considera «razonable» depende de las circunstancias y de la legislación aplicable en tu lugar. Este plan registra lo que habéis acordado; no determina lo que exige la ley.
¿La persona empleada tiene que revelar su diagnóstico?
La plantilla no lo solicita. Registra cómo afectan las necesidades de la persona empleada a su trabajo y las adaptaciones acordadas. Cualquier información médica que decida compartir se mantiene confidencial y se almacena de forma segura.
¿Puede el plan ser temporal?
Sí. Elige «temporal» y añade una fecha de finalización; es útil para una necesidad de corta duración, como recuperarse de una lesión. Para una reincorporación gradual estructurada después de una ausencia prolongada, el acuerdo de reincorporación al trabajo encaja mejor. Antes de la fecha de finalización, os reuniréis para decidir si alguna adaptación debe continuar, cambiar o hacerse permanente.
¿Es válido un plan de adaptación firmado electrónicamente?
Las firmas electrónicas suelen ser válidas para documentos laborales ordinarios en Estados Unidos (Ley ESIGN (ESIGN Act) y Ley de Transacciones Electrónicas Uniformes (Uniform Electronic Transactions Act, UETA)), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado.
¿Esta plantilla es gratuita?
Sí. Puedes usarla gratis con la aplicación de firma electrónica de FileIt, y la persona empleada no necesita una cuenta de FileIt para firmar.