Quel est le modèle de formulaire enregistrement du service voiturier ?
La plupart des litiges liés au service voiturier se résument à une question : cette rayure était-elle déjà là à l'arrivée de la voiture ? Un simple ticket ne permet pas d'y répondre. Ce formulaire d'enregistrement pour service voiturier permet au voiturier de consigner le véhicule, les clés et son état en présence du client, de prendre des photos avec son téléphone et d'obtenir une signature avant de déplacer la voiture.
Le formulaire est conçu pour être rempli rapidement sur un téléphone, au point de dépôt. Le numéro du ticket, le voiturier, l'heure et le client sont saisis en premier ; un client de l'hôtel indique également son numéro de chambre et sa date de départ. La deuxième page concerne l'inspection : niveau de carburant ou de charge, compteur kilométrique et question obligatoire sur les dommages existants. Si la réponse est oui, une liste des zones concernées et un champ de description s'affichent. Les photos sont ajoutées directement au formulaire depuis l'appareil photo du téléphone.
Lorsque le voiturier envoie le formulaire, l'enregistrement est sauvegardé au format PDF dans votre coffre FileIt, avec les photos jointes. Ainsi, si un client vous contacte plusieurs jours plus tard, vous pouvez retrouver exactement ce qui a été consigné.
- Idéal pour
- Services voituriers d'hôtels, de restaurants, d'hôpitaux et d'événements
- Rempli par
- Le voiturier, avec signature du client sur le téléphone du voiturier
- Durée de remplissage
- Environ 2 minutes par voiture
- Comprend
- Liste de contrôle des dommages, jusqu'à 8 photos, indicateur de recharge d'un véhicule électrique, consentement et signature du client
Qui utilise un formulaire enregistrement du service voiturier ?
- Enregistrer les voitures des clients passant la nuit dans un hôtel, avec leur numéro de chambre
- Service voiturier d'un restaurant les soirs de week-end très fréquentés
- Service voiturier lors d'un mariage ou d'un gala, où les voitures arrivent en nombre
- Consigner les dommages existants d'une voiture afin que le client les confirme avant le stationnement
- Signaler les véhicules électriques qui doivent être branchés pendant la nuit
Questions de ce formulaire enregistrement du service voiturier
24 questions sur 2 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Client et véhicule
- Numéro du ticket de voiturier*
- Voiturier*
- Date de remise*
- Heure de remise*
- Nom du client*
- Téléphone portable pour le SMS de disponibilité de la voiture*
- Stationnement pour* Client de l’hôtel · Client du restaurant ou du bar · Participant à un événement · Visiteur
- Numéro de chambre* affichée uniquement si applicable
- Date de départ affichée uniquement si applicable
- Marque et modèle*
- Couleur
- Plaque d’immatriculation*
- Clés remises* Télécommande · Clé métallique · Carte-clé ou clé sur téléphone · Clé de voiturier uniquement
2 État lors de la remise
- Niveau de carburant ou de charge Vide · Un quart · Moitié · Trois quarts · Plein
- Relevé du compteur kilométrique
- Dommages préexistants ?*
- Où se trouvent les dommages ?* affichée uniquement si applicable Pare-chocs avant · Pare-chocs arrière · Côté conducteur · Côté passager · Capot · Toit · Pare-brise ou vitres · Jantes ou pneus · Rétroviseurs
- Décrivez les dommages affichée uniquement si applicable
- Photos du véhicule
- Objets de valeur visibles à l’intérieur de la voiture ?
- Brancher pour recharger (véhicules électriques) ?
- Notes pour l’équipe
- Confirmation du client*
- Signature du client*
Le formulaire enregistrement du service voiturier, page par page
1 Client et véhicule
Le voiturier saisit le « numéro du ticket voiturier », son propre nom, ainsi que la date et l'heure du dépôt. Il indique ensuite le nom du client et un « numéro de téléphone portable pour le SMS de mise à disposition de la voiture ». Le champ « Stationnement pour » concerne les clients de l'hôtel, du restaurant ou du bar, les invités à un événement et les visiteurs. Un client de l'hôtel indique également son numéro de chambre et sa date de départ. Le véhicule est décrit par sa marque et son modèle, sa couleur et sa plaque d'immatriculation. Le champ « Clés remises » précise s'il s'agit d'une télécommande, d'une clé métallique, d'une carte-clé, d'une clé sur téléphone ou uniquement d'une clé de voiturier.
2 État au dépôt
L'inspection permet d'enregistrer le niveau de carburant ou de charge ainsi que le kilométrage. La question « Dommages existants ? » est obligatoire ; une réponse affirmative ouvre le champ « Où se trouvent les dommages ? », avec les options pare-chocs, côtés gauche et droit, capot, toit, vitres, roues et rétroviseurs, ainsi qu'un champ de description. Le champ « Photos du véhicule » permet d'ajouter jusqu'à huit images, et le texte d'aide demande une photo de chaque côté ainsi que des gros plans.
Le voiturier indique les objets de valeur visibles, précise si une voiture électrique doit être branchée et ajoute des remarques pour l'équipe. Le client coche ensuite la case de consentement confirmant les informations et l'état du véhicule, et acceptant les conditions du service voiturier figurant sur le ticket. La dernière étape est la signature du client.
Personnalisez le modèle
- Modifiez les options de « Stationnement pour » pour les adapter à votre établissement, par exemple patients d'une clinique ou visiteurs de bureaux
- Modifiez le consentement pour qu'il fasse référence à vos propres conditions de service voiturier
- Ajoutez un champ pour l'emplacement ou le niveau où la voiture a été stationnée
- Définissez le titre du document afin d'y inclure le numéro du ticket pour accélérer les recherches
- Classez les enregistrements dans un dossier par établissement ou par mois
Conseils pour un meilleur formulaire enregistrement du service voiturier
- Prenez toujours les quatre photos latérales, même si la voiture ne présente aucun dommage visible
- Photographiez les dommages en gros plan et de plus loin afin que leur emplacement soit clairement identifiable
- Remplissez le formulaire avant de déplacer la voiture, jamais après
- Enregistrez le lien du formulaire sur l'écran d'accueil du téléphone de chaque voiturier pour l'ouvrir en un geste
- Lorsqu'un client conteste un dommage, recherchez d'abord dans le tableau des réponses par plaque d'immatriculation ou numéro de ticket
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque enregistrement devient un PDF dans votre coffre, avec toutes les photos jointes au même document, et le propriétaire reçoit une notification par e-mail. Par défaut, le modèle n'envoie pas de copie au client ; activez la copie destinée au répondant dans les paramètres si vous demandez l'adresse e-mail du client et souhaitez lui en envoyer une.
Le tableau des réponses permet à un responsable d'effectuer une recherche par numéro de ticket, client ou plaque d'immatriculation, puis d'ouvrir le PDF et les photos en quelques secondes. Exportez les données au format CSV pour connaître le nombre de voitures prises en charge par jour ou par voiturier.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Enregistrement du service voiturier : questions fréquentes
Ce formulaire d'enregistrement pour service voiturier est-il gratuit ?
Oui. Il s'agit de l'un des modèles prêts à l'emploi de l'application Forms, disponible dans tous les comptes FileIt, y compris l'offre gratuite.
Les voituriers peuvent-ils utiliser leur propre téléphone ?
Oui. Le formulaire s'ouvre dans le navigateur du téléphone depuis un lien ou un code QR, sans application à installer, et les photos peuvent être prises directement avec l'appareil photo.
Combien de photos peut-on ajouter ?
Jusqu'à huit par voiture dans le modèle, chacune pouvant atteindre 10 MB. Vous pouvez modifier cette limite dans le concepteur, jusqu'à dix photos.
Le client doit-il saisir quelque chose ?
Uniquement sa signature, dessinée avec le doigt sur l'écran du voiturier. Le voiturier remplit tous les autres champs.
Ce formulaire remplace-t-il notre ticket de voiturier ?
Non. Les voituriers continuent de remettre votre ticket numéroté ; le formulaire enregistre le numéro du ticket avec l'état du véhicule.
Puis-je consulter l'historique d'une voiture après son départ ?
Oui. Chaque enregistrement est classé dans votre coffre et répertorié dans l'onglet Réponses, avec une recherche par plaque, nom ou numéro de ticket.