¿Qué es la plantilla del formulario de registro de entrada del servicio de aparcacoches?
La mayoría de las disputas con el servicio de aparcacoches se reducen a una pregunta: ¿ya estaba ese arañazo cuando llegó el vehículo? Un comprobante de ticket no responde a eso. Este formulario de registro de entrada permite al aparcacoches anotar el vehículo, las llaves y su estado delante del huésped, hacer fotos con el móvil y obtener una firma antes de llevárselo.
El formulario está diseñado para rellenarse rápidamente desde el móvil en la zona de entrega. El número de ticket, el aparcacoches, la hora y el huésped aparecen primero; el huésped de un hotel también tiene un campo para el número de habitación y la fecha de salida. La segunda página es la revisión exterior: nivel de combustible o carga, cuentakilómetros y una pregunta obligatoria sobre daños existentes que, al responder «sí», abre una lista de zonas y un cuadro de descripción. Las fotos pasan directamente de la cámara del móvil al formulario.
Al enviar el formulario, el registro de entrada se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt con las fotos adjuntas. Así, si un huésped plantea una duda días después, puedes consultar exactamente lo que se registró.
- Ideal para
- Servicios de aparcacoches de hoteles, restaurantes, hospitales y eventos
- Lo rellena
- El aparcacoches, mientras el huésped firma en su móvil
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 2 minutos por vehículo
- Incluye
- Lista de comprobación de daños, hasta 8 fotos, indicación de carga de vehículos eléctricos, consentimiento y firma del huésped
¿Quién usa un formulario de registro de entrada del servicio de aparcacoches?
- Recepción de aparcacoches de un hotel que registra los vehículos de huéspedes que pasan la noche, con sus números de habitación
- Servicio de aparcacoches de un restaurante durante las noches de mayor actividad del fin de semana
- Servicio de aparcacoches en una boda o gala, donde los vehículos llegan rápidamente
- Registro de un vehículo con daños existentes para que el huésped los confirme antes de aparcarlo
- Identificación de vehículos eléctricos que deben enchufarse durante la noche
Preguntas de este formulario de registro de entrada del servicio de aparcacoches
24 preguntas en 2 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Huésped y vehículo
- Número de ticket de valet*
- Aparcacoches*
- Fecha de entrega*
- Hora de entrega*
- Nombre del huésped*
- Número de móvil para el mensaje de coche listo*
- Aparcamiento para* Huésped del hotel · Huésped del restaurante o bar · Asistente a un evento · Visitante
- Número de habitación* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de salida solo se pregunta cuando corresponde
- Marca y modelo*
- Color
- Matrícula*
- Llaves entregadas* Mando a distancia · Llave metálica · Tarjeta o llave del móvil · Solo llave de valet
2 Estado al dejar el vehículo
- Nivel de combustible o carga Vacío · Un cuarto · Medio · Tres cuartos · Lleno
- Lectura del cuentakilómetros
- ¿Hay daños previos?*
- ¿Dónde está el daño?* solo se pregunta cuando corresponde Parachoques delantero · Parachoques trasero · Lado del conductor · Lado del pasajero · Capó · Techo · Parabrisas o cristales · Ruedas o neumáticos · Espejos
- Describe el daño solo se pregunta cuando corresponde
- Fotos del vehículo
- ¿Hay objetos de valor visibles dentro del coche?
- ¿Conectar para cargar (vehículos eléctricos)?
- Notas para el equipo
- Confirmación del huésped*
- Firma del huésped*
El formulario registro de entrada del servicio de aparcacoches, página por página
1 Huésped y vehículo
El aparcacoches introduce el «Número de ticket del servicio de aparcacoches», su propio nombre y la fecha y hora de entrega. Después registra el nombre del huésped y un «Móvil para el aviso de vehículo listo». «Aparcamiento para» incluye huéspedes del hotel, clientes del restaurante o bar, invitados a eventos y visitantes. El huésped del hotel también tiene un campo para el número de habitación y la fecha de salida. El vehículo se registra indicando marca y modelo, color y matrícula, y «Llaves entregadas» especifica si se trata de un mando, una llave metálica, una tarjeta llave o una llave del móvil, o solo una llave de aparcacoches.
2 Estado en el momento de la entrega
La revisión exterior registra el nivel de combustible o carga y la lectura del cuentakilómetros. La pregunta «¿Tiene daños existentes?» es obligatoria; responder «sí» abre «¿Dónde están los daños?», con opciones para los parachoques, ambos laterales, el capó, el techo, los cristales, las ruedas y los espejos, además de un cuadro para describirlos. «Fotos del vehículo» permite hacer hasta ocho imágenes, y el texto de ayuda pide una de cada lado y primeros planos.
El aparcacoches anota los objetos de valor visibles, indica si hay que enchufar un vehículo eléctrico y añade notas para el equipo. Después, el huésped marca la casilla de consentimiento para confirmar los datos y el estado del vehículo, y aceptar las condiciones del servicio indicadas en el ticket. El último paso es la firma del huésped.
Personaliza la plantilla
- Cambia las opciones de «Aparcamiento para» para adaptarlas a tu establecimiento, por ejemplo, pacientes de una clínica o visitantes de una oficina
- Edita el consentimiento para que haga referencia a tus propias condiciones del servicio de aparcacoches
- Añade un campo para indicar la plaza o el nivel donde se dejó el vehículo
- Configura el título del documento para que incluya el número de ticket y facilitar las búsquedas
- Guarda los registros en una carpeta por establecimiento o por mes
Consejos para mejorar tu formulario registro de entrada del servicio de aparcacoches
- Haz siempre las cuatro fotos laterales, incluso si el vehículo no presenta daños visibles
- Fotografía los daños de cerca y desde cierta distancia para que la ubicación quede clara
- Rellena el formulario antes de mover el vehículo, nunca después
- Guarda el enlace del formulario en la pantalla de inicio del móvil de cada aparcacoches para abrirlo con un toque
- Si un huésped discute un daño, busca primero en la tabla de respuestas por matrícula o número de ticket
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada registro de entrada se convierte en un PDF en tu bóveda con todas las fotos adjuntas al mismo documento, y el propietario recibe un aviso por email. De forma predeterminada, la plantilla no envía una copia al huésped; activa la copia para quien responde en Configuración si solicitas su email y quieres que reciba una.
La tabla de respuestas permite al supervisor buscar por número de ticket, huésped o matrícula y abrir el PDF y las fotos en cuestión de segundos. Exporta los datos a CSV para consultar cuántos vehículos se atendieron por día o por aparcacoches.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de entrada del servicio de aparcacoches: preguntas frecuentes
¿Este formulario de registro de aparcacoches es gratuito?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de la aplicación Forms, disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Los aparcacoches pueden usar sus propios móviles?
Sí. El formulario funciona en el navegador del móvil desde un enlace o código QR, sin necesidad de instalar ninguna aplicación, y las fotos se pueden hacer directamente con la cámara.
¿Cuántas fotos se pueden añadir?
Hasta ocho por vehículo en la plantilla, de un máximo de 10 MB cada una. Puedes cambiar el límite en el diseñador, hasta diez.
¿El huésped tiene que escribir algo?
Solo su firma, dibujada con el dedo en la pantalla del aparcacoches. El aparcacoches rellena todo lo demás.
¿Esto sustituye a nuestro ticket de aparcacoches?
No. Los aparcacoches siguen entregando vuestro ticket numerado; el formulario registra el número de ticket junto al estado del vehículo.
¿Puedo consultar el registro de un vehículo después de que se haya marchado?
Sí. Cada registro de entrada se guarda en tu bóveda y aparece en la pestaña Respuestas, donde puedes buscarlo por matrícula, nombre o número de ticket.