¿Qué es la plantilla del formulario de revisión de salida del alquiler de vehículos?
La mayoría de las disputas en los alquileres se reducen a una pregunta: ¿cómo estaba el vehículo cuando salió? Un registro claro del kilometraje, el nivel de combustible y cada arañazo existente —aceptado y firmado por el conductor al recogerlo— resuelve esas discusiones antes de que empiecen.
Esta plantilla de alquiler de vehículos registra los datos del conductor y su licencia, el vehículo y el periodo de alquiler, el estado al recogerlo con fotografías, los extras entregados, la cobertura de daños elegida y el depósito. Los datos del conductor adicional solo se solicitan cuando existe uno; una devolución en otra oficina pide indicar cuál, y marcar que hay daños existentes obliga a describir cada uno.
El conductor firma las condiciones del alquiler en pantalla y todo el registro se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con las fotos de la licencia y del vehículo adjuntas, listo por si surge alguna duda cuando devuelvan el vehículo.
- Ideal para
- Empresas de alquiler de coches, furgonetas, autocaravanas y motocicletas; concesionarios con vehículos de sustitución y mostradores de alquiler de hoteles
- Lo rellenan
- El personal del mostrador de alquiler junto con el conductor
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 8–10 minutos, incluido el recorrido de inspección
- Incluye
- Datos y foto de la licencia, cuentakilómetros, nivel de combustible, notas y fotos de daños, extras, cobertura elegida y firma del conductor
¿Quién usa un formulario de revisión de salida del alquiler de vehículos?
- Un mostrador independiente de alquiler de coches sustituye su hoja de entrega en papel
- Una empresa de alquiler de furgonetas registra los daños y el kilometraje de cada alquiler
- Una empresa de autocaravanas documenta extras como portabicicletas y sillas
- Un concesionario registra los préstamos de vehículos de cortesía a clientes del servicio
- Un mostrador de hotel alquila coches a sus huéspedes en nombre de un colaborador local
- Un propietario que alquila su coche entre particulares registra las entregas con los arrendatarios
Preguntas de este formulario de revisión de salida del alquiler de vehículos
37 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Conductor
- Conductor principal*
- Correo electrónico*
- Móvil*
- Domicilio*
- Fecha de nacimiento*
- Número del permiso de conducir*
- País emisor del permiso*
- Fecha de vencimiento del permiso*
- Foto del permiso (anverso y reverso)
- ¿Conductor adicional?
- Nombre del conductor adicional* solo se pregunta cuando corresponde
- Número del permiso del conductor adicional* solo se pregunta cuando corresponde
2 Vehículo y período de alquiler
- Número del contrato de alquiler*
- Clase de vehículo Económico · Compacto · Mediano · SUV · Premium · Furgoneta o minibús · Eléctrico
- Marca, modelo y color*
- Matrícula*
- Fecha de recogida*
- Hora de recogida*
- Fecha de devolución*
- Hora de devolución*
- Lugar de devolución* La misma sucursal · Otra sucursal (solo ida)
- Sucursal de devolución* solo se pregunta cuando corresponde
3 Estado al recogerlo
- Lectura del cuentakilómetros al recogerlo*
- Nivel de combustible o carga* Lleno · 3/4 · 1/2 · 1/4 · Reserva
- Política de combustible* De lleno a lleno · Devolver con el mismo nivel · Combustible prepagado
- ¿Hay daños previos?*
- Describe cada marca y dónde se encuentra* solo se pregunta cuando corresponde
- Fotos del vehículo
- Estado del interior Limpio · Marcas leves · Necesita limpieza
- Extras proporcionados Silla infantil · Asiento elevador · GPS · Cadenas para nieve · Portaequipajes · Punto de acceso móvil · Cable de carga
4 Cobertura y firmas
- Cobertura de daños elegida* Básica (franquicia estándar) · Reducción de franquicia · Cobertura total, sin franquicia · Seguro propio del cliente
- Aseguradora y número de póliza* solo se pregunta cuando corresponde
- Depósito de garantía cobrado
- Método de pago del depósito Retención en tarjeta de crédito · Tarjeta de débito · Efectivo
- Condiciones de alquiler*
- Firma del conductor*
- Salida gestionada por (personal)*
El formulario revisión de salida del alquiler de vehículos, página por página
1 Conductor
El personal registra el nombre, correo electrónico, móvil, domicilio y fecha de nacimiento del conductor principal; después, el número de licencia, el país emisor y la fecha de caducidad, junto con fotos de ambas caras de la licencia. Responder «Sí» a «¿Conductor adicional?» añade los campos obligatorios para su nombre y número de licencia.
2 Vehículo y periodo de alquiler
El número del contrato de alquiler, la categoría del vehículo, la marca, el modelo, el color y la matrícula identifican el vehículo. Las fechas y horas de recogida y devolución establecen el periodo de alquiler, y elegir otra oficina de devolución pide indicar cuál.
3 Estado al recogerlo
El personal inspecciona el vehículo con el cliente y registra la lectura del cuentakilómetros, el nivel de combustible o carga y la política de combustible. Si hay daños existentes, se describe la ubicación de cada marca. Se pueden subir fotos de los cuatro lados, del salpicadero y de cualquier daño (hasta diez), junto con el estado del interior y los extras entregados, como sillas infantiles, cadenas para la nieve o un cable de carga.
4 Cobertura y firmas
Se registran la cobertura de daños elegida (si el cliente utiliza su propio seguro, se indican la aseguradora y el número de póliza), el depósito cobrado y cómo se cobró. El conductor acepta las condiciones del alquiler —incluidos el estado, el kilometraje y el nivel de combustible registrados, así como los cargos por devolución tardía, combustible, daños y multas— y firma. El personal añade su nombre para indicar quién realizó la revisión de salida.
Personaliza la plantilla
- Sustituye las categorías de vehículos por las de tu flota
- Cambia la moneda del depósito a la moneda local
- Añade un párrafo encima de las condiciones del alquiler con un enlace a tus condiciones y tarifas completas
- Añade una sección de entrada (devolución) o crea un formulario de devolución equivalente a partir de una copia de este
- Añade una pregunta sobre dispositivos de peaje o permisos de estacionamiento si los proporcionas
- Elimina el campo de domicilio si no lo necesitas para tus alquileres
Consejos para mejorar tu formulario revisión de salida del alquiler de vehículos
- Haz las fotos con buena luz e incluye una vista amplia de cada lado, no solo primeros planos
- Señala al cliente cada marca antes de que firme
- Fotografía el salpicadero para mostrar juntos el cuentakilómetros y el indicador de combustible
- Comprueba que la fecha de caducidad de la licencia cubra todo el periodo de alquiler
- Conserva el registro hasta resolver cualquier depósito, multa o reclamación por daños
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
El registro de entrega firmado se guarda como PDF en tu bóveda, junto con las fotos de la licencia y del vehículo, y el conductor recibe una copia por correo electrónico; resulta útil para ambas partes si surge alguna duda al devolverlo.
La tabla de respuestas muestra cada alquiler por conductor, matrícula y fechas, y se puede exportar a CSV para conciliarla con tu sistema de reservas.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Revisión de salida del alquiler de vehículos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de revisión de salida de vehículos de alquiler?
Sí. Está incluida en la app Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Puede el conductor firmar en una tableta?
Sí. El campo de firma funciona con el dedo o un lápiz táctil en teléfonos y tabletas.
¿Podemos subir fotos del vehículo?
Sí. Hasta diez fotos, incluidas fotos HEIC de iPhone, además de dos archivos para la licencia.
¿El formulario permite cobrar el depósito?
No. Registra el importe y el método del depósito. Cobra mediante tu terminal de tarjetas o sistema habitual.
¿Esto sustituye nuestro contrato de alquiler?
Registra la entrega y la aceptación de tus condiciones por parte del conductor. Tú decides cuáles son tus condiciones completas de alquiler y cualquier redacción legal.
¿Podemos cambiar los niveles de combustible por porcentajes de carga eléctrica?
Sí. Edita las opciones de la pregunta sobre el nivel de combustible o carga.
¿Podemos registrar la devolución en el mismo formulario?
La plantilla cubre la recogida. Muchas empresas la duplican y adaptan la copia para las devoluciones.