Quel est le modèle de formulaire état des lieux de départ pour location de véhicule ?
La plupart des litiges en matière de location se résument à une question : dans quel état était le véhicule au départ ? Un relevé clair du kilométrage, du niveau de carburant et de chaque rayure existante — validé et signé par le conducteur lors de la prise en charge — permet de régler ces désaccords avant même qu’ils ne commencent.
Ce modèle d’état des lieux de départ pour véhicule consigne les informations du conducteur et de son permis, le véhicule et la période de location, l’état du véhicule lors de la prise en charge avec des photos, les équipements fournis, la couverture dommages choisie et le dépôt de garantie. Le nom et le numéro de permis d’un conducteur supplémentaire ne sont demandés que s’il y en a un ; un retour dans une autre agence demande de préciser l’agence concernée, et la sélection de dommages existants rend obligatoire la description de chaque marque.
Le conducteur accepte les conditions de location à l’écran et l’intégralité du relevé est enregistrée au format PDF dans votre coffre FileIt, avec les photos du permis et du véhicule jointes, afin de pouvoir répondre à toute question lors du retour du véhicule.
- Idéal pour
- Entreprises de location de voitures, utilitaires, camping-cars et motos, concessionnaires proposant des véhicules de prêt et comptoirs de location d’hôtels
- Rempli par
- Le personnel du comptoir de location avec le conducteur
- Temps nécessaire
- Environ 8 à 10 minutes, inspection comprise
- Comprend
- Détails et photo du permis, compteur kilométrique, niveau de carburant, notes et photos des dommages, équipements supplémentaires, choix de la couverture, signature du conducteur
Qui utilise un formulaire état des lieux de départ pour location de véhicule ?
- Un comptoir indépendant de location de voitures remplace sa fiche papier de départ
- Une entreprise de location d’utilitaires consigne les dommages et le kilométrage de chaque location
- Une entreprise de location de camping-cars documente les équipements supplémentaires, comme les porte-vélos et les chaises
- Un concessionnaire consigne les prêts de véhicules de courtoisie à ses clients du service après-vente
- Un comptoir d’hôtel loue des voitures à ses clients pour le compte d’un partenaire local
- Un propriétaire louant sa voiture entre particuliers consigne la remise du véhicule aux locataires
Questions de ce formulaire état des lieux de départ pour location de véhicule
37 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Conducteur
- Conducteur principal*
- E-mail*
- Téléphone portable*
- Adresse personnelle*
- Date de naissance*
- Numéro du permis de conduire*
- Pays de délivrance du permis*
- Date d'expiration du permis*
- Photo du permis (recto verso)
- Conducteur supplémentaire ?
- Nom du conducteur supplémentaire* affichée uniquement si applicable
- Numéro du permis du conducteur supplémentaire* affichée uniquement si applicable
2 Véhicule et période de location
- Numéro du contrat de location*
- Catégorie de véhicule Économique · Compacte · Intermédiaire · SUV · Premium · Utilitaire ou minibus · Électrique
- Marque, modèle et couleur*
- Plaque d'immatriculation*
- Date de prise en charge*
- Heure de prise en charge*
- Date de restitution*
- Heure de restitution*
- Lieu de restitution* Même agence · Une autre agence (aller simple)
- Agence de restitution* affichée uniquement si applicable
3 État lors de la prise en charge
- Relevé du compteur kilométrique à la prise en charge*
- Niveau de carburant ou de charge* Plein · 3/4 · 1/2 · 1/4 · Réserve
- Politique carburant* Plein à plein · Restitution au même niveau · Carburant prépayé
- Dommages préexistants ?*
- Décrivez chaque marque et indiquez son emplacement* affichée uniquement si applicable
- Photos du véhicule
- État intérieur Propre · Traces légères · Nécessite un nettoyage
- Accessoires fournis Siège enfant · Rehausseur · GPS · Chaînes à neige · Galerie de toit · Hotspot mobile · Câble de recharge
4 Garanties et signatures
- Garantie dommages choisie* De base (franchise standard) · Réduction de franchise · Couverture complète, sans franchise · Assurance personnelle du client
- Assureur et numéro de police* affichée uniquement si applicable
- Dépôt de garantie prélevé
- Mode de dépôt Préautorisation sur carte de crédit · Carte de débit · Espèces
- Conditions de location*
- Signature du conducteur*
- Remise effectuée par (personnel)*
Le formulaire état des lieux de départ pour location de véhicule, page par page
1 Conducteur
Le personnel consigne le nom, l’adresse e-mail, le numéro de mobile, l’adresse personnelle et la date de naissance du conducteur principal, puis le numéro de permis, le pays de délivrance et la date d’expiration, avec des photos des deux faces du permis. Répondre oui à « Conducteur supplémentaire ? » ajoute les champs obligatoires pour son nom et son numéro de permis.
2 Véhicule et période de location
Le numéro du contrat de location, la catégorie, la marque, le modèle, la couleur et la plaque d’immatriculation permettent d’identifier le véhicule. Les dates et heures de prise en charge et de retour définissent la période de location ; le choix d’une autre agence de retour demande de préciser laquelle.
3 État lors de la prise en charge
Le personnel fait le tour du véhicule avec le client et consigne le relevé du compteur kilométrique, le niveau de carburant ou de charge et la politique de carburant. Si des dommages existent déjà, chaque marque est décrite avec son emplacement. Vous pouvez importer des photos des quatre côtés, du tableau de bord et de chaque dommage (jusqu’à dix), ainsi que renseigner l’état intérieur et les équipements fournis, comme des sièges enfant, des chaînes à neige ou un câble de recharge.
4 Couverture et signatures
La couverture dommages choisie est consignée ; si le client utilise sa propre assurance, son assureur et son numéro de police sont également indiqués. Le dépôt de garantie versé et son mode d’encaissement sont enregistrés. Le conducteur accepte les conditions de location — notamment l’état, le kilométrage et le niveau de carburant relevés, ainsi que les frais applicables en cas de retour tardif, de carburant, de dommages et d’amendes — puis signe. Le personnel ajoute son nom afin d’indiquer qui a effectué l’état des lieux de départ.
Personnalisez le modèle
- Remplacez les catégories de véhicules par celles de votre parc
- Modifiez la devise du dépôt de garantie pour utiliser votre devise locale
- Ajoutez au-dessus des conditions de location un paragraphe renvoyant vers l’intégralité de vos conditions et tarifs
- Ajoutez une section d’état des lieux d’arrivée (retour), ou créez un formulaire de retour correspondant en copiant celui-ci
- Ajoutez une question sur les badges de péage ou les permis de stationnement si vous en fournissez
- Supprimez le champ d’adresse si vous n’en avez pas besoin pour vos locations
Conseils pour un meilleur formulaire état des lieux de départ pour location de véhicule
- Prenez les photos dans de bonnes conditions de lumière et incluez une vue d’ensemble de chaque côté, pas seulement des gros plans
- Montrez chaque marque au client avant sa signature
- Photographiez le tableau de bord pour montrer ensemble le compteur kilométrique et la jauge de carburant
- Vérifiez que la date d’expiration du permis couvre toute la période de location
- Conservez le relevé jusqu’au règlement de tout dépôt, toute amende ou toute demande d’indemnisation pour dommages
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Le relevé de départ signé est enregistré au format PDF dans votre coffre, avec les photos du permis et du véhicule, et le conducteur en reçoit une copie par e-mail — un document utile aux deux parties en cas de question lors du retour.
Le tableau Réponses répertorie chaque location par conducteur, plaque d’immatriculation et dates, et peut être exporté au format CSV pour être rapproché de votre système de réservation.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire État des lieux de départ pour location de véhicule : questions fréquentes
Ce modèle d’état des lieux de départ pour véhicule est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite.
Le conducteur peut-il signer sur une tablette ?
Oui. Le champ de signature fonctionne avec le doigt ou un stylet sur les téléphones et les tablettes.
Pouvons-nous importer des photos du véhicule ?
Oui. Vous pouvez importer jusqu’à dix photos, y compris des photos iPhone au format HEIC, ainsi que deux fichiers pour le permis.
Le formulaire permet-il d’encaisser le dépôt de garantie ?
Non. Il consigne le montant et le mode de versement du dépôt. Effectuez le paiement avec votre terminal ou système habituel.
Ce formulaire remplace-t-il notre contrat de location ?
Il consigne l’état des lieux de départ et l’acceptation de vos conditions par le conducteur. Il vous appartient de définir l’intégralité de vos conditions de location et toute formulation juridique.
Pouvons-nous remplacer les niveaux de carburant par des pourcentages de charge électrique ?
Oui. Modifiez les options de la question sur le niveau de carburant ou de charge.
Pouvons-nous consigner le retour sur le même formulaire ?
Le modèle couvre la prise en charge. De nombreuses entreprises le dupliquent et adaptent la copie pour les retours.